10 tips for planlegging av et fantastisk firmaferiefest

De er ikke alltid alles favoritt, men feriefester er en stift for de fleste selskaper. De er også en flott mulighet hvis de er planlagt nøye. Hvis du har fått i oppgave å planlegge den årlige ansattes juleparti for selskapet ditt, bør målet ditt være å få mest mulig ut av ditt spesielle arrangement mens du holder kostnadene håndterbare. Ved å evaluere den beste måten å nærme seg og henrette denne høytidsfesten nøye, kan du skape en opplevelse som ikke bare øker selskapets moral, men også øker ansattes tilfredshet og oppbevaringsnivå over hele linjen.

Det er viktig å starte med det grunnleggende-hvilket tema skal festen ha, hvor skal det finne sted, hvor mange mennesker som kommer, når skal det skje, og hvilken mat og drikke som skal serveres under anledningen før å gå videre til spesialplanlegging og henrettelse av hendelser.

01 av 10

Spik deg ned det grunnleggende for ferieselskapet ditt

Vasyl Dolmatov / Getty Images

Som alle andre arrangementer eller prosjekt, må du selvfølgelig lage en prosjektplan som identifiserer hendelsesdetaljene for ansattes høytidsfest. Tema, sted, tid, dato, gjestetall, valg av mat og drikke, dekor og agenda for arrangementet må alle vurderes før du begynner å utføre arrangementet ditt.

Hver god fest trenger disse kjerneelementene for å lykkes, men ikke alt må settes i stein før du begynner å låse i detaljene (som å sikre et sted, bestille en catering eller planlegge en agenda).

Selv om det er mange måter å nærme seg disse beslutningene, og valgene om ideer på høyere nivå som tema og timing, faller ofte på ledere av selskapet i stedet for arrangementsprodusenten, er det best å jobbe med et team for å bestemme hvilke detaljer som passer for din spesifikke selskap.

02 av 10

Velg den mest effektive tiden for å holde arrangementet ditt

Aleksandarnakic / Getty Images

Den beste tiden å holde en ansattferiefest er sannsynligvis i lunsjtimen. Historiske høytidsfestdata fra Battalia Winston viser en økende trend i denne retningen, noe som gjenspeiler at nesten halvparten av bedriftsarrangementene i 2013 fant sted i lunsjtimen.

Dessverre er det ikke alle som har muligheten til å delta i arrangementet fordi noen må holde seg tilbake for å svare på kundesamtaler og holde virksomheten i bevegelse. Men en lunsjtime-arrangement demper kostnadene og reduserer forpliktelsene til de ansattes personlige tid og forpliktelser.

Hvis du bestemmer deg for å gå med et kveldsarrangement, må du vurdere hvilken natt som er best. Selv om noen kanskje tror at fredag ​​er det beste valget fordi de fleste ansatte vil være av i helgen, er det også den mest populære dagen i uken på restauranter og andre arenaer med andre ord, den dyreste tiden. Få organisasjoner vil ønske å vurdere søndag kveld, så det ser ut til at det neste beste alternativet kan være mandag kveld, da det vanligvis er den tregeste natten på restauranter.

03 av 10

Vurder å være vert for en fest i lavsesongen

Frederic Cirou / Getty Images

I stedet for å misligholde den årlige jule- eller høsttakkefesten, hvorfor ikke vurdere å være vertskap?

Tidlig oktober og slutten av januar er gode tider å holde en årlig takknemlighetsfest. Off-site arenaer er mer tilgjengelige, og du kan spare penger på cateringutgifter og festpakker under en off-season-arrangement.

En ulempe med å lage et årlig takknemlighet i stedet for et tradisjonelt julebord er at ansatte kanskje ikke husker denne tradisjonen like lett. Det kan være behov for litt ekstra hype for å sikre at folk markerer det på kalenderne sine.

04 av 10

Velg et team for å hjelpe deg med å utføre arrangementet

Richlegg / Getty Images

Kvaliteten på planleggingsteamet ditt vil direkte korrelere med kaliberet for arrangementet ditt. Det er viktig å finne teamet i riktig størrelse og velge medlemmer som er dyktige i å gjøre en minneverdig sammenkomst.

En mindre gruppe individer vil sannsynligvis gjøre planleggingen mer hensiktsmessig og kostnadseffektiv, men mange organisasjoner involverer et stort utvalg av enkeltpersoner, slik at flere ansattes stemmer er representert i planleggingen av arrangementet. Siden festplanlegging vil ta tid fra medlemmenes vanlige arbeidsansvar, er det sannsynligvis best å skape det minste mulige teamet som fremdeles er representativt for selskapet ditt generelt.

Uansett størrelse, bør du velge enkeltpersoner for deres evne til å påvirke andre ansatte positivt. En avtale til planleggingsteamet kan også brukes som belønning eller insentiv. Organisasjonens begivenhetsplanlegger skal samarbeide med en myndig leder innen menneskelige ressurser eller markedsføring-noen som er autorisert til å godkjenne planen for å hjelpe til med å drive disse beslutningene og velge de beste medlemmene i teamet.

05 av 10

Lag en kostnadseffektiv feriefestmeny

Emapoket / Getty Images

Når det gjelder å velge hva de skal mate dine ansatte under feriefesten din, kan en rekke triks spare penger mens du fremdeles gir et utmerket måltid. Platerte måltider er ofte mer kostnadseffektive enn buffeer, og de gir mulighet for en mer elegant presentasjon enn å få alle til å stå i kø og tjene seg selv.

Selvfølgelig må menyen din forsterke temaet for arrangementet ditt, og du bør prøve å velge varer som inneholder hendelsesfargene eller merkevaren din, men det betyr ikke at du trenger å leie dyre høytids sengetøy og annen dekor.

Å velge beskjedne varer eller fersk frukt for midtstykker, begrense alkoholforbruk og hosting på et sted som har standard feriepynt og matprisalternativer er alle gode måter å kutte kostnader mens de gir dine ansatte en god opplevelse.

06 av 10

Bestem deg for alkoholforbruksnivåer og grenser

Brauns / Getty Images

I mange år nå har organisasjoner begrenset alkoholen på feriefester av forskjellige årsaker denne hetten er en av de enklere måtene å kontrollere budsjettet på, og det begrenser distraksjon fra budskapet til arrangementet.

Likevel ønsker de fleste ansatte ikke å delta på en firma som ikke har noen form for alkoholholdig drikke. Av denne grunn vil du begrense spritvalget eller til og med lage billige signaturcocktails for å redusere kostnadene og holde rusnivået nede.

Du kan også vurdere å begrense menyen til bare vin, lukke baren tidlig eller tilby drinker bare under måltidet for å redusere kostnadene ytterligere og begrense risikoen for at ansatte blir for bølle på et selskapsarrangement. I alle fall bør du absolutt sjekke forsikringspolisen din for å forsikre deg om at du er dekket hvis det oppstår problemer fra alkoholforbruket.

07 av 10

Påminn ansatte om riktig etikette

Laflor / Getty Images

Det beste rådet for alle som deltar på en høytidsfest er å sørge for at du husker etikette for å ankomme og få andre til å føle seg komfortable. Men det er også en god idé å legge ut spesifikke grunnregler i et kontoromfattende notat på forhånd.

Etikettefeil å unngå på høytidsfesten inkluderer å unngå overdreven drikke, spise, klage, ankomme for tidlig eller forlate for sent, bruke feil antrekk og bringe overdreven gjester-som ikke bare kan påvirke andres opplevelser på arrangementet, men også selskap kostnader.

Selv om et årlig firmaferiefest er ment å bringe teamet sammen og senke hemninger rundt arbeidsplassen, må du minne gjestene dine om at de fremdeles representerer selskapet selv når de deltar på dette arrangementet etter arbeid, og forventes derfor å oppføre seg på en måte som er egnet for den arbeidsplass.

08 av 10

Vurder å sette opp en gaveutveksling

Lightfieldstudios / Getty Images

Generelt inkluderer mange organisasjoner en gaveutveksling mellom ansatte på feriefestene sine. Imidlertid, hvis organisasjonen er større, er dette kanskje best igjen på avdelingsnivå i stedet for på all-ansatte-arrangementet. Organisering i en slik skala kan vise seg å være vanskelig, spesielt hvis du ikke er kjent med visse avdelinger og deres ansatte.

Imidlertid, hvis det er en gaveutveksling, er det en god idé for verten eller arrangøren å sette en økonomisk hette på gavene-kanskje $ 10 for å unngå vanskelige problemer forbundet med gaveprising.

I tillegg kan det å sette opp en "hvit elefant" eller lignende type all-inclusive gaveutveksling der alle i selskapet blir invitert til å delta på et individuelt nivå bidra til å forhindre organisatoriske mareritt der en gjest ikke får en gave fordi en annen glemte å bringe en.

09 av 10

Tenk på om innsamling er riktig for arrangementet ditt

Catlane / Getty Images

Mat, klær og leketøy er en del av kulturen i mange organisasjoner, og noen oppmuntrer til og med kontantdonasjonsstasjoner. Tenk fortsatt på om din selskapsdekkende ansattes verdsettelse er riktig sted for en innsamlingsmulighet.

Selv om det er veldig nyttig å synliggjøre en spesiell årsak til julebordet, kan det være nyttig for organisasjonen å oppmuntre til bare ikke-kash-gaver og naturlige donasjoner som kan være til fordel for veldedigheten som støttes. På denne måten får alle muligheten til å tilby en gave til en verdi som passer til sine egne personlige budsjetter.

10 av 10

Evaluer leverandørsponsorater for ditt arrangement

Heltbilder / Getty Images

Noen mennesker tror kanskje å få leverandørsponsorer er en flott måte å oppveie kostnadene for deres årlige høytidsfest; Imidlertid kan hendelsesplanleggere og deres kunder være ønsket å holde fokus på partimålet å sette pris på ansatte i stedet for å outsourcere kostnader for sponsede leverandører.

Ansatte føler ofte at kostnadene for disse spesielle begivenhetene bør dekkes fra en arbeidsgivers driftsbudsjett. Hvis organisasjonen ikke har råd til å være vertskap.