3 vanlige hendelsesoperasjoner feil hendelsesplanleggere kan unngå

Utover ren erfaring er den beste måten for en begivenhetsplanlegger å bli en enda bedre begivenhetsplanlegger ved å delta på en annen funksjon som gjest. De fleste hendelsesplanleggere bruker varigheten av en hendelse på å koordinere bak kulissene, men å oppleve en begivenhet gjennom en gjestes øyne kan være, vel, øyeåpnende.

Å være gjest, snarere enn hendelsesplanleggeren, gir deg en mulighet til. Her er tre feil du sannsynligvis vil se på dårlig administrerte hendelser, sammen med tips for å unngå slike feil ved hendelsene dine.

Misforstyrt registreringstabell

Når gjestene går opp til et registreringsbord, bør arrangementets ansatte være imøtekommende og klare til å hjelpe gjester - uansett situasjon. 

Det er ikke tjenesteorientert eller til og med høflig å anta at noen som går opp til registreringstabellen ikke hører hjemme på arrangementet. Likevel er det nøyaktig hva som kan skje hvis personalet ikke er ordentlig forberedt eller orientert. Påminn hendelsespersonalet om at en registreringstabell representerer bildet av verten og organisasjonen bak arrangementet. Personalet skal hilse på alle gjester ved registreringsbordet og spørre om de er der for å logge på for arrangementet ved arrangementet eller vertens navn. Hvis det er gjort en feil, vil de fleste gjester selvkorrigere og unnskylde seg. Hvis ikke, bør personalet gis instruksjoner om hvordan de best kan nærme seg situasjonen. Vennlighet går langt i hendelsesoperasjoner.

Rotete begivenhetsoppsett

På de fleste arenaer renser rengjøring et arrangementsplass, og bankettoperasjonspersonalet fullfører deretter oppsettet. Hvis bankettoperasjoner slipper et glass og ikke klarer å rydde opp i skjærene, forblir skjærene på gulvet - med mindre hendelsespersonalet rydder opp. 

Skår av knust glass og annet rusk etterlater ikke bare et forferdelig bilde, men de kan også skape en sikkerhetsfare. Derfor vil de beste hendelsesplanleggerne alltid ankomme 1 til 2 timer før starttid for å observere oppsettet og utføre en serie gjennomganger i området og se etter glass og andre ting 30 minutter og igjen 15 minutter før arrangementet. Skulle noe være malplassert, kan hendelsesplanleggeren bringe det til bankettpersonalets oppmerksomhet.

Dårlig tidsbestemt opprydding

Med alle arrangementer vil det være to tidsplaner: Arrangørens agenda og arbeidsplanen for arenaoperasjonspersonalet. Det er hendelsesplanleggerens ansvar å sørge for at begge er passende synkroniser.

Programmets presentasjon eller hovednotat vil vanligvis skje rett etter en slags ankomstmottak som kan omfatte registreringstabeller, mat og drikke. Tidspunktet for å rydde opp og rive ned aktiviteter må derfor planlegges nøye for ikke å forstyrre eller avbryte programagendaen. Når rent og rives ikke blir diskutert med ansatte i hendelsesoperasjoner på forhånd, kan en hendelsesplanlegger finne at tabeller og andre gjenstander kan fjernes rett foran verter eller gjesteforelesere, og distraherer alle i rommet.

Bunnlinjen

Mens velstyrte arenaer med flittige arrangementer og ansatte bør gjøre en hendelsesplanleggerjobb enklere, er en slik perfekt henrettelse. Flotte arrangementplanleggere gjør alle detaljer i en begivenhetsutførelse sin virksomhet. De tar seg tid til å diskutere alle aspekter av oppsett, begivenhetstjeneste og rive ned med bankettsjefer før selve arrangementet og føre tilsyn med hendelsesoperasjoner før, under og etter å sikre best mulig begivenhet for klienten.