3 Prøvde og ordentlige måter å få organisert småbedrifter i år

Å få organisert virksomheten din innebærer mye mer enn bare neate stabler med papirer og støv av rotet du har på skrivebordet ditt. Organisasjon innebærer å lage systemer og prosedyrer for alle forskjellige deler av virksomheten din, noe som har potensial til å hjelpe deg med å bli mer produktiv og lønnsom.

Ideene nedenfor inkluderer noen av de beste måtene du kan bli mer organisert i din lille bedrift. Prøv bare en for langsom og vedvarende forbedring eller lag en plan for å innlemme en ny organisasjonsprosess hver måned i virksomheten din i år.

01 av 03

Ta kontroll over papirer og dokumenter

Papir er den største kilden til uorden på mange kontorer. Hvis du ikke har et arkiveringssystem eller et digitalt arkiveringssystem på plass, er det nå på tide å bygge et. Begynn med å ta en titt på papirene du har liggende. Lag en haug og en kasshauge, makuler deretter eller resirkulerer alle papirene, magasinene, nyhetsbrevene, kortene, notatene osv., som kom til den andre haugen. Hvis du ikke er sikker på hvor du skal begynne, kan du gjennomgå hvilke typer dokumenter du bør beholde. Resten er rettferdig spill for makuleringen.

Når du har fått papirene dine, kan du vurdere å lage et dokumentstyringssystem som kan hjelpe deg med å lage eller finjustere papirprosessen og holde det organisert.

Hvis du bestemmer deg for at det er på tide å begynne å bevege seg mot et papirløst kontor, kan du starte med å skanne inn og digitalisere kvitteringene dine, bruke online fakturering og betalingstjenester som FreshBooks, flytte til et digitalt signaturprogram som Docusign, og bruke skyen for data om data og Arkivering. Hvis du samler inn visittkort på arrangementer i løpet av året, kan det også være en god idé å investere i en visittkortskanner, slik at du kan digitalisere kontaktinfo umiddelbart og grøft papirkortene.

02 av 03

Bruk de riktige produktivitetsverktøyene

Vi har alle våre favorittapper og verktøy vi bruker hver dag, selv om noen sannsynligvis er mer nyttige enn andre. Dette er grunnen til at det er så viktig å-minst en gang i å ta opp appene og verktøyene du bruker i din lille bedrift og bestemme om de fortsatt oppfyller dine behov. Dette er også et flott tidspunkt å vurdere om noen nye verktøy kan forbedre virksomhetens organisasjon.

Nedenfor er noen av de beste områdene der mange småbedriftseiere synes produktivitetsverktøy er nyttige. Disse skal gi deg et solid utgangspunkt for å optimalisere produktivitetsverktøyene dine i år:

• Kontaktstyring: Fra å holde oversikt over kundene dine til å huske folk du møter mens du nettverk, trenger hver eneste bedriftseier et system for å håndtere kontaktinformasjon. Du kan velge et CRM-system for Custom Relationship Customer Relationship Management (Customs Relationship (Customer Relationship (.
• Møter og kommunikasjon: Enten du gjennomfører møter ansikt til ansikt, på telefonen, eller via video-chat-tjenester, er det en måte å gjøre prosessen mer organisert. Du kan bruke en tjeneste som å gjøre for å få møtene dine mer organisert før og etter.
• Regnskap og bokføring: Organiser og strømlinjeformer måten du fakturerer, tar betalinger og administrerer kontantstrøm med verktøy som QuickBooks Online, Xero og Wave.
• Reise- og kostnadssporing: Du kan bruke apper som Expedia og TripAdvisor for å gjøre planleggingsreiser enklere. En gang på veien, apper som Expensify hjelper deg med å spore utgifter, slik at rapportering når du kommer hjem er mye lettere å organisere.
• Management med sosial-media: Vi vet alle hvor mye tid som kan kastes bort på sosiale medier hvis du ikke nærmer deg det på en systematisk og organisert måte. Dette er grunnen til at verktøy som Hootsuite og buffer kan være uvurderlig for eiere av små bedrifter.
• E -postadministrasjon: Hvis du bruker Gmail i din lille bedrift, har du tilgang til ganske mange Google -utvidelser som raskt kan organisere innboksen din. Hvis du bruker en annen e -postapp, kan du prøve SaneBox for automatisk filtrering, påminnelser og mer.
• Prosjektledelse: En god prosjektstyringsapp vil hjelpe deg med å spore oppgaver, dele filer og samarbeide med lagkamerater alt på ett sted, og det kan være et av de beste verktøyene for å få organisert arbeidet ditt. Prøv basecamp eller asana for en alt-i-ett prosjektstyringsløsning.

Produktivitet er en veldig personlig prosess, og appene du trenger vil være spesifikke for arbeidet du gjør og måten du har en tendens til å jobbe. Ta deg tid til å utforske hva dine behov er før du inkluderer et nytt verktøy i prosessen din. Du trenger kanskje ikke så mange som du tror.

03 av 03

Få datamaskinen din organisert

Dette er en stor for enhver eier av småbedrifter som gjør mesteparten av arbeidet sitt på datamaskinen. Du vet sikkert at det ikke tar veldig lang tid før skrivebordet ditt blir rotet med ikoner, nedlastingsmappen din for å bli så full av merkelig navngitte dokumenter at det er umulig å finne noe, eller e -postboksen din for å bli så ut av kontroll du starter å tro at det virkelig kan eksplodere. Ikke bare er dette fryktelig for produktiviteten din, men det kan også redusere datamaskinens ytelse betydelig.

Her er noen ting du kan gjøre akkurat nå for å få datamaskinen din organisert og tilbake i arbeidsform:

• Rydd opp skrivebordet ditt: Det er et par måter å sette opp skrivebordet ditt på, og det avhenger av arbeidsstilen din og hvordan du bruker datamaskinen din. Du kan bli kvitt alt fra skrivebordet ditt bortsett fra søppelkassen din (husk at appikonene på skrivebordet ditt bare er snarveier-alle dine faktiske apper som vanligvis lever i applikasjonsmappen). Eller du kan legge til noen snarveier til de mest brukte appene og filene dine.
• Sett opp et digitalt arkiveringssystem: For å gjøre alt lettere å navigere, må du lage et arkiveringssystem som gir deg fullstendig mening. På den måten kan du raskt finne dokumentene du trenger, når du nee dem.
• Oppdater programvare: Hvis datamaskinen din er satt til automatisk å installere applikasjons- og operativsystemoppdateringer, er du angitt. Hvis det er en manuell prosess for deg, bør du se etter oppdateringer minst to-månedlig siden mange inkluderer sikkerhetsoppdateringer. Deretter, en gang i året, kan du gjennomgå de gjeldende versjonene av programvaren du bruker og bestem om det er på tide å oppgradere.
• Skann etter virus og ytelsesproblemer: Uansett hvilken type datamaskin du har, kan alle få virus eller skadelig programvare (ja, til og med Mac -er!). Hvis du har en Windows-basert datamaskin, er det smart å kjøre regelmessig vedlikehold på den for å holde den virusfri og kjører jevnt.
• Kontroller integriteten til sikkerhetskopieringen av dataene dine: Du sikkerhetskopierer dataene dine, ikke sant? Hvis ikke, hopp over alt annet for tiden og gjør dette først. Du kan enten bruke en skybasert data-backup-tjeneste som karbonitt, backblaze eller crashplan, eller du kan bruke en ekstern harddisk som du kobler til datamaskinen din. Med begge alternativene, konfigurer tjenesten eller stasjonen for å gjennomføre kontinuerlige automatiske sikkerhetskopier, slik at du ikke trenger å gjøre noe manuelt. Deretter, en eller to ganger i året, gå inn i sikkerhetskopitjenesten din eller kjør og pirke rundt for å sikre at alt er der og tilgjengelig hvis du trenger å trekke kopier til din lokale datamaskin.
• Krangle innboksen din: Mange småbedriftseiere har et kjærlighetshat-forhold til e-postinnboksen. De elsker det fordi det er et svært produktivt og effektivt kommunikasjonsverktøy, men de hater det fordi det raskt kan komme ut av kontroll og forårsake unødvendig stress. Det er ting du kan gjøre for å holde innboksen i kø, for eksempel å bruke automatisering, effektivisere hva du mottar på daglig basis og begrense hvor ofte du sjekker e -post i løpet av dagen.

Tipsene ovenfor vil hjelpe deg å få din lille bedrift mer organisert umiddelbart. Men ikke glem hvor fort ting kan komme ut av kontroll. Par disse aktivitetene med en oppløsning for å gjennomføre en rask og enkel gjennomgang av papirene dine, produktivitetsverktøyene og datastatus noen ganger i måneden, slik at du kan holde deg organisert og forhindre at ting når overveldende nivåer av uorganisering.