5 viktige elementer i et vellykket prosjekt

Regjeringsorganisasjoner foretar prosjekter når noen aspekter ved å utføre folks arbeid må endres. I følge Project Management Institute er et prosjekt "en midlertidig gruppeaktivitet designet for å produsere et unikt produkt, service eller resultat.”Når et prosjekt endrer hvordan en organisasjon driver virksomhet, blir prosjektets sluttprodukter integrert i daglig arbeid og forbedrer derfor organisasjonens arbeid i evighet.

Det kan høres enkelt ut, men det er det ikke. Endring er vanskelig, og prosjekter kan løpe veldig enkelt av skinnene. Hver dag gir utfordringer som truer prosjektets fremgang og eventuell suksess.  For å bekjempe denne faren, trenger prosjekter visse viktige elementer. Med følgende elementer på plass har et prosjekt en stor sjanse for suksess.

01 av 05

En engasjert prosjektsponsor

Prosjektsponsoren er personen på høyt nivå i organisasjonen som har eierskap til prosjektet. En engasjert prosjektsponsor forventer at prosjektet skal lykkes og gjør hva han eller hun kan gjøre for å sikre at suksess blir utført.

En prosjektsponsor har fire primære ansvarsområder relatert til prosjektet. Først mester sponsoren prosjektet. Han eller hun jubler på prosjektgruppen offentlig og privat. For det andre støtter sponsoren prosjektlederen. Når en prosjektleder trenger hindringer fjernet, ber han eller hun sponsoren for å få hjelp fordi sponsoren har organisatorisk anstrengelse for å få ting til å skje. For det tredje justerer sponsoren ressurser ved å tilby dem direkte eller samarbeide med andre mennesker på høyt nivå for å få ressurser. Når sponsoren er en sterk mester for et prosjekt, er det mer sannsynlig at sponsorens jevnaldrende bidrar med betydelige ressurser. For det fjerde letter sponsoren beslutninger. Når prosjektgruppen bogger ned, kan sponsoren megle avgjørelsen eller flate ut ta avgjørelsen.

Sponsoren holder seg informert gjennom konstant kommunikasjon med prosjektlederen. De to jobber sammen for å avgjøre når sponsoren trenger å trå til og kraftig utøve sponsorens ansvar til støtte for prosjektlederen. For eksempel kan en prosjektleder ha problemer med å skaffe informasjon fra organisasjonens finansavdeling. Prosjektets sponsor kan henvende seg til økonomisjefen om situasjonen og be om at oppgaven med å få informasjonen prioritert ovenfor konkurrerende oppgaver.

02 av 05

Klare mål og omfang

Før arbeidet med et prosjekt er ferdig eller til og med planlagt, må prosjektsponsoren formulere målene og omfanget av prosjektet. Målene er de store tingene prosjektet skal oppnå. Ta for eksempel et programvareforbedringsprosjekt. En menneskelig ressursavdeling bruker en kjent tilpassbar forretningsprogramvare for å administrere lønn. Organisasjonen ønsker å legge til en modul for læringsledelse. Målene med prosjektet er å tilpasse læringsstyringsprogramvaren til organisasjonens forretningsbehov og å integrere det med det eksisterende lønnssystemet.

Omfanget definerer parametrene til prosjektet. Fortsetter med programvareprosjekteksemplet; Dette prosjektets omfang er begrenset til å få til læringsstyringssystemet og integrere det med lønnssystemet. Mange ganger er det nyttig å identifisere ting som er utenfor omfanget for å forstå hva som er i omfang. For dette prosjektet er det å legge til andre moduler utenfor omfang. Regnskapsavdelingen kan ikke komme til prosjektlederen og be om fakturering, kundefordringer eller kontoer som skal betales.

Å legge til en modul når prosjektet er definert, tillater omfang kryp. Gode ​​prosjektsponsorer og prosjektledere vokter mot omfang kryp og er veldig motvillige til å legge omfang midtprosjekt. Å øke prosjektets omfang øker prosjektets behov for ressurser som tid og penger. I tillegg setter det å jobbe med det ekstra omfanget kvaliteten på arbeidsprodukter i fare.

03 av 05

En god prosjektleder

En prosjektleder planlegger å jobbe og organisere ressurser for å få et prosjekt gjort. Denne personen er koblingen mellom prosjektsponsoren som setter visjonen og prosjektgruppen som oppnår det. Etter behov og på tide, bringer prosjektleder inn interessenter for å tilby innspill.

Prosjektledere har vanligvis følgende egenskaper som hjelper dem å flytte prosjektet med:

• Prosjektledere er planleggere. De tenker på arbeidssekvensen og vet hva som må skje etter at teamet er fullført oppgaven for hånden. De lager gode planer, men vet også når de skal være fleksible og å avlede fra en plan.
• Prosjektledere er pålitelige. Med suksessen avhengig av andres arbeid, trenger prosjektledere at folk stoler på deres gode intensjon og kompetanse. Tillit er spesielt viktig i forholdet mellom prosjektleder og prosjektsponsor.
• Prosjektledere har en tendens til å bli utadvendt fordi det store flertallet av arbeidet deres innebærer å kommunisere.

De holder folk ansvarlige for sine forpliktelser. Her er et eksempel. Veileder for et prosjektgruppemedlem fortalte prosjektlederen at teammedlemmet kunne dedikere fire timer i uken til prosjektet. Dette teammedlemmet har gått glipp av to ukentlige møter på rad og har ikke gjort noen fremskritt med sine tildelte oppgaver i arbeidsfordelingsstrukturen. Etter det første tapte møtet møtte prosjektlederen teammedlemmet for å diskutere fraværet og savnet frister. Teammedlemmet sa at han hadde mer presserende prioriteringer. Prosjektlederen mistenkte at dette ikke var sant, så etter det andre tapte møtet møtte prosjektlederen teammedlemmets veileder. Veilederen fortalte prosjektlederen at hun ville sørge for at teammedlemmets oppførsel ville snu.

04 av 05

Engasjerte interessenter

Interessenter på et prosjekt er mennesker som har en interesse av prosjektets suksess, men ikke er medlemmer av prosjektgruppen. De tenker ikke på prosjektet på daglig basis som prosjektlederen eller prosjektgruppemedlemmene gjør, men de vil være i løkken på kritiske beslutninger og generelle fremskritt mot prosjektets mål.

Interessenter har sine motivasjoner for å holde seg oppdatert på prosjektaktiviteter, men det er prosjektlederens ansvar å bringe dem inn i brettet på måter som fremmer arbeid mot prosjektets mål. I mange tilfeller innebærer det å gjøre dette en delikat balanse mellom å få for mye innspill og få for lite innspill. Interessenter kan ikke veie inn på enhver beslutning. Det ville mumle prosjektet og gjøre enhver beslutning til en kamp. Motsatt kan ikke interessenter stenges ute fordi et betydelig aspekt av nesten hvert prosjekt tilfredsstiller interessenter.

05 av 05

Dedikerte prosjektgruppemedlemmer

Prosjektteammedlemmer utfører arbeidet med prosjektet. Mange ganger blir prosjektgruppemedlemmer tildelt et prosjekt på toppen av sine vanlige plikter, noe som betyr at det ikke er noen reduksjon i annet arbeid for å kompensere for tilleggsarbeidet som prosjektet har brakt. Prosjektledere kan hjelpe teammedlemmer med å forhandle med sine veiledere om denne saken, men prosjektlederen har ingen kontroll over ansvaret Prosjekt -teammedlemmer har utenfor prosjektet.

Teammedlemmers dedikasjon til prosjektet er veldig verdifullt. Uten dedikasjon er ikke tidsfrister og arbeidsprodukter av god kvalitet. Dedikerte teammedlemmer er motiverte for å oppnå prosjektets mål i tide, innen budsjett og opp til kvalitetsforventninger.