6 Grunnleggende om en god kontrakt for eiendomsadministrasjon

Når du ansetter en eiendomssjef, må du gjennomgå styringskontrakten nøye. Du må sørge for at du forstår eiendomssjefens ansvar, utleierens ansvar og sørg for at du er beskyttet hvis lederen ikke oppfyller sine forpliktelser.

Tjenester og gebyrer

Den første grunnleggende delen av styringskontrakten du må forstå er hvilke tjenester eiendomssjefen har sagt ja til å utføre og hvor mye de vil ta betalt for disse tjenestene. Du må forstå hvilke tjenester som er inkludert i forvaltningsgebyret, hvilke tjenester som kan utføres for en ekstra avgift og hvilke tjenester som ikke vil bli utført under noen omstendigheter.

Forvaltningsgebyret er den vanligste gebyret som en eiendomssjef vil belaste. Vær nøye med hvordan dette gebyret brytes sammen.

Ikke utelukker en eiendomssjef umiddelbart fordi det ser ut til at de belaster et høyere gebyr. Eiendomsforvaltere som krever et lavere startgebyr, kan belaste mer for "ekstra plikter" som å fylle ledige stillinger, betale regninger, vedlikeholdsproblemer og utkastelsesprosedyrer. Du må lese administrasjonsavtalen veldig nøye for å bestemme hvilke tjenester som faktisk er inkludert i styringsgebyret og hvilke tjenester som anses som ekstra og krever ekstra betaling.

For tjenester som anses som ekstra, bør avtalen tydelig uttale hvordan du vil bli belastet for disse pliktene. Er det en fast avgift, en prosentavgift eller vil avgiften bestemmes fra sak til sak før tjenesten utføres?

Vær også oppmerksom på tjenestene eiendomssjefen ikke vil utføre under noen omstendigheter. Dette vil variere fra selskap til selskap, men vanlige eksklusjoner inkluderer refinansiering av en eiendom eller omfattende ombygging. Forsikre deg om at manageren ikke ekskluderer noe du anser som en absolutt nødvendighet, for eksempel å finne leietakere, samle leie eller håndtere nødhjelp.

Ansvaret til eiendomseieren

Den andre delen av kontrakten du må forstå er ditt ansvar som utleier. Denne delen av kontrakten vil definere hva du er forpliktet til å gjøre ved å signere avtalen og hva du blir forhindret i å gjøre.

To eksempler på forpliktelser fra eiendomseieren er:

1. Sett opp og vedlikeholde et reservefond-Utleier er ansvarlig for å legge et spesifikt beløp i et reservefond som eiendomssjefen kan bruke til daglige forpliktelser, vedlikeholdsproblemer og nødsituasjoner. Du er også ansvarlig for å sørge for at fondet aldri faller under et bestemt beløp.
2. Skaffe og vedlikeholde riktig forsikring-Forvaltningsavtalen skal spesifisere hvilke forsikringstyper og dekningsmengden du må innhente. Det bør også merke seg om eiendomsforvaltningsselskapet må inkluderes under dekningen din.

To eksempler på begrensninger på eiendomseieren er:

1. Finne leietakere-De fleste avtaler vil forhindre at huseieren plasserer en leietaker i eiendommen selv. Dette er ment å beskytte eiendomssjefen mot å måtte administrere en leietaker som ikke er valgt i henhold til deres retningslinjer.
2. Inngang-Eiendomseieren kan ikke komme inn i eiendommen med mindre de varsler leietaker på forhånd eller får godkjenning fra eiendomssjefen.

Like mulighetsboliger

Du vil sørge for at styringsavtalen har en seksjon som sier at de støtter like muligheter. Det skal si at de vil følge både statlige og føderale messelover.

Byrde

Dette er den delen av kontrakten som begrenser eiendomssjefens ansvar. Det er kjent som den ufarlige klausulen. Generelt vil denne klausulen beskytte eiendomssjefen, bortsett fra i tilfeller der de har vært uaktsomme.

Eiendomssjefen er imidlertid ikke ansvarlig for uaktsomhet fra tredjeparter de ansetter. For eksempel er en eiendomssjef ikke ansvarlig hvis de ansetter en entreprenør, og entreprenøren forårsaker skade på eiendommen.

For å beskytte deg selv, bør du sørge for at det er en "rimelig omsorg" -klausul i avtalen. For eksempel vil manageren ikke bli holdt ansvarlig hvis "rimelig omsorg" er blitt tatt når man ansetter en tredjepart-A.k.A De skal gjøre sin forskning og ikke ansette en entreprenør med en historie med klager mot dem.

Kontraktsvarighet

Du vil prøve å unngå å signere en lang avtale til du har bevist resultatene fra og tilliten til styringsselskapet. Dessverre vil de fleste styringsselskaper ikke signere en kontrakt på mindre enn ett år. I dette tilfellet vil du nøye gjennomgå avslutningsklausulen og sørge for at du kan avslutte kontrakten hvis du ikke er fornøyd med tjenesten.

Oppsigelsesbestemmelse

Forsikre deg om at administrasjonsavtalen har en klar oppsigelses- eller avbestillingsbestemmelse. Det skal oppgi hvorfor og når eiendomssjefen/styringsselskapet har rett til å avslutte kontrakten, og når du, utleier, har rett til å avslutte kontrakten.

Varsel om å avslutte:

Du må vanligvis gi mellom 30 og 90 dagers varsel for å avslutte kontrakten. Forsikre deg om at avtalen også sier at eiendomsforvaltningsselskapet må gi deg minst 30 dagers varsel hvis de bestemmer seg for å avslutte kontrakten. 

Gebyr for tidlig oppsigelse:

Du må ofte betale et gebyr for å avslutte kontrakten tidlig. Denne avgiften vil variere fra noen hundre dollar til å måtte betale alle gebyrer styringsselskapet ville ha samlet seg over den gjenværende lengden på kontrakten. 

Grunn til å avslutte:

Du vil se etter en kontrakt som ikke krever årsak til å avslutte avtalen. Du vil også ønske en klausul som lar deg avslutte kontrakten uten straff hvis forvaltningsselskapet ikke klarer å finne en leietaker innen et spesifikt tidsrom.

Forpliktelser ved oppsigelse:

Det bør også være en liste over plikter som må finne sted ved oppsigelse og tidsvinduet de må fullføres innenfor. For eksempel må eiendomsforvaltningsselskapet gi eiendomseieren kopier av alle leietakers leieavtaler innen 14 dager etter kontraktsoppsigelse; eller at alle pengene som skyldes en av partene, må betales innen 30 dager etter oppsigelse av kontrakten.