6 tips for å administrere et prosjekt når teammedlemmer ikke rapporterer til deg

Tilbake på skolen var gruppeprosjektet ikke alltid en positiv opplevelse. Uunngåelig, i hver gruppe, jobbet noen hardere enn andre, mens andre aldri dukket opp. Som et resultat kan det være frustrerende hvis du er et av teammedlemmene som bærer det meste av belastningen.

Det er litt annerledes i næringslivet siden hvert prosjekt har en prosjektleder og denne personen kan dele ut reelle konsekvenser hvis teammedlemmer ikke fullfører oppgavene sine. Selv om prosjektlederen ikke har disiplinærmyndighet over teamet sitt, kan noen dårlige prestasjoner av et medlem komme tilbake til sjefen sin og reflektere negativt over karrieren.

Det er sannsynlig at prosjektlederen ikke vil velge teammedlemmer for prosjektet, og vil ikke ha myndighet til å fjerne et medlem på grunn av dårlig ytelse. Hvordan administrerer du et prosjekt når teammedlemmene dine ikke rapporterer til deg?

Her er seks tips om hvordan du kan lede et prosjekt når teammedlemmene ikke rapporterer til deg.

Avklare grensene dine med sjefen

Før du selv har ditt første teammøte, kan du sette deg ned med personen som tildelte deg dette prosjektet og snakke om ledelsens forventninger. Dette er selvfølgelig enklest, hvis du og alle teammedlemmene rapporterer om samme person, men selv om ikke, vil du ha denne samtalen.

Dette er spørsmål du vil stille:

• Har du makten til å fjerne og erstatte folk på teamet hvis de ikke fungerer?
• Tar dette prosjektet prioritert fremfor andre prosjekter? Hvis ikke, så hvor prosjektet ditt sitter i hierarkiet. Med andre ord, kan du fortelle teammedlemmene dine at de trenger å slutte å gjøre et annet prosjekt for å oppfylle en frist?
• Hvis du har problemer med teammedlemmer, vil sjefen med disiplinærmakt sikkerhetskopiert deg, eller blir du ansett som lik med teammedlemmer?
• Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du spørre hva målene er for prosjektet og den forventede tidsrammen for å fullføre.

Hvis du har etablert grensene dine før prosjektet begynner, vil du vite hvor langt du kan gå og hva du kan spørre om teammedlemmene dine. En sjef som sier: "Dette prosjektet er topp prioritet", men ikke vil sikkerhetskopiere deg, er det samme som sjefen som sier: "Dette er ikke topp prioritet.”

Å få innkjøp fra sjefen din om prosjektet er en topp prioritet kan hjelpe deg med å svinge medlemmer til å jobbe så hardt som mulig. Og ikke vær redd for å være direkte med sjefen din ved å nevne at du vil vite nivået av viktigheten av prosjektet, slik at du kan kommunisere den meldingen til teamet. Du vil kommunisere at alle har samme mål, for å få prosjektet ferdig og i tide.

Du kan også følge opp sjefen din via e -post og be om å bekrefte at prosjektet er en topp prioritet. Når du har mottatt den e -postbekreftelsen, kan du videresende e -posten til teamet om nødvendig.

Det er viktig å huske at teammedlemmene kan ha andre ansvarsområder i tillegg til prosjektet. Som et resultat anser de kanskje ikke prosjektet ditt som en topp prioritet for dem ved begynnelsen, men det er ikke nødvendigvis fordi de ikke bryr seg eller de ønsker å unngå å jobbe. Det er ganske sannsynlig at de ganske enkelt har andre oppgaver og ansvar som de trenger å fullføre på daglig basis. Dette gjelder spesielt når du jobber med kolleger fra forskjellige avdelinger.

Å snakke med sjefen din for å avklare viktigheten av prosjektet, målene og tidslinjen, og formidle denne informasjonen med teamet tidlig kan bidra til å gjøre prosessen til å bevege seg jevnere og være mindre stressende.

Snakk med teamet ditt før du gjør oppgaver

Når du har et kryssorganisatorisk team, er det enkelt å gjøre oppgaver. Jane fra markedsføring vil håndtere markedsføringsoppgavene. Karen fra Finance vil håndtere økonomien. Men selv når ansvaret er klart, kan du snakke med teammedlemmene dine først.

Du kan finne ut at både Karen og Jane ba om å være med på dette teamet for å lære mer om andre områder i selskapet, så når du tildeler dem til deres kompetanseområder, kan de bli frustrerte.

Denne samtalen er avgjørende for å ha et stort teamforhold. Selv om du er ansvarlig for det endelige prosjektutfallet, vil du ikke oppnå gode resultater uten teammedlemmer som er om bord. Kort sagt, styrke teammedlemmene dine ved å be om deres innspill og deres bekymringer. Når prosjektet er fullført og en suksess, kan hele teamet føle stolthet og vite at hver og en av dem spilte en aktiv rolle i suksessen.

Dobbelt sjekk med sjefen

Hvis du, etter å ha snakket med teammedlemmene dine, bestemmer at den eneste måten å utføre denne oppgaven er å gi oppgaver som en eller flere mennesker vil finne ubehagelige, kan du snakke med sjefen din før du gjør oppgavene.

Hvorfor? Du vil forsikre deg om at du har sikkerhetskopien du trenger, og at du ikke har forsømt et alternativ som vil gjøre oppgavene mer oppfylle for teammedlemmene.

Ta minst en elendig oppgave selv

Alle vet kanskje at du ble valgt til å lede dette teamet på grunn av din spor for suksess, men det er også viktig å rulle ermene opp og komme inn i blandingen av ting.

Å ta på seg noe vanskelig eller ubehagelig sender meldingen om at du er en del av teamet og at du bryr deg om lagkameratene dine. Tilordne de ubehagelige oppgavene sender meldingen om at du tror du er bedre enn lagkameratene dine.

Dette betyr ikke at du må gjøre alle de elendige oppgavene. Men sørg for at de er ganske delt ut mellom teammedlemmer. Det som er ubehagelig varierer fra team til team, men hvert prosjekt har noe som ingen vil gjøre. Ofte er det mange oppgaver som alle ønsker å unngå. Forsikre deg om at de er delt rettferdig, og at du tar din del.

Gi rask tilbakemelding

Husk at tilbakemeldinger er mer enn å si "god jobb" eller "dårlig jobb" det er "det var en god jobb fordi ..." og "det viste seg ikke så bra fordi ..." uten fordi setninger ingen lærer. Og så lenge du ønsker å dele ut tilbakemeldinger, må du sørge for at du godtar tilbakemelding fra teammedlemmene dine.

Igjen, du gir dem mulighet til å gjøre en god jobb og minne dem om at suksessen din er din suksess, og at dere alle sammen sammen. Ved å gi tilbakemelding og lære dem hvordan du gjør en oppgave, spesielt hvis du har mer erfaring, vil du skape et positivt arbeidsmiljø. 

Hold alle informert

Som teamleder vil du rapportere fremgang til organisasjonens ledere og seniorledere. Forsikre deg om at du tar informasjonen fra disse møtene tilbake til teamet ditt. La i tillegg gi gruppen din vite hva du skal si på disse møtene.

Gi også alle æren, spesielt når ros er involvert. Går prosjektet bra fordi du er fantastisk? Vel, selvfølgelig, men ikke si det. Si at prosjektet går bra fordi teamet er fantastisk. Alle vil vite at du er en del av teamet.

Men hva om prosjektet går fryktelig? Deler du skylden? Ja, men bare privat. Du går til teammedlemmer individuelt og jobber for å endre retning eller bidrag. Hvis det ikke fungerer, går du til sjefen din og tar opp problemene.

Hvis du har makt til å fjerne folk fra teamet, er det nå på tide å gjøre det, men hvis du ikke gjør det, kan du snakke med personen som gjør det. Men hva du enn gjør, ikke begynn å sladre eller klage på teammedlemmene dine. Det vil ødelegge moralen deres og gjøre alt verre.

Husk at et vellykket ledet teamprosjekt kan øke karrieren din, fremme ditt profesjonelle omdømme og gjøre arbeidet ditt synlig i organisasjonen din. Resultatet kan være flere oppgaver eller en kampanje.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas er en frilansskribent som tilbrakte 10 år i menneskelige ressurser, hvor hun ansatt, sparken, klarte tallene og dobbeltsjekket med advokatene.