7 tips for mer effektiv tidsstyring

Å finne nok tid er en utfordring for mange eiere av små bedrifter. Det er aldri nok tid til å få alt gjort, spesielt når du har på deg mange forskjellige hatter og tar på deg mange forskjellige roller. Ikke bare er det frustrerende, men det kan være stressende å føles som om du spretter fra oppgave til oppgave og aldri virkelig krysser ting fra listen din.

Det er imidlertid håp. Du kan utvikle en metode for å administrere tiden din ved å sette mål, planlegge aktiviteter, prioritere og stole på andre for å fullføre oppgaver. Hvis du kan gjøre dette, kan du øke tiden du har i løpet av dagen.

Sette mål

Grunnlaget for god tidsstyring er å vite hvor du skal og hvordan du kommer dit. Å sette mål kan hjelpe deg med å lage en plan for å veilede virksomheten din der du vil at den skal være.

Det er vanskelig å oppnå noe uten spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsbundne (smarte) mål. Når det gjelder tidsstyring, produktivitet og måloppnåelse, betyr det å oppnå de små, kortsiktige målene mest.

Du kan starte med å dele ned de langsiktige målene dine i månedlige mål, og deretter dele dem enda lenger ned i ukentlige og daglige mål. Målene dine for hver dag vil hjelpe deg med å sette et mål og måle når du har truffet det med hell.

Planlegg aktivitetene dine

Planlegg måned, uke og dager basert på målene du har satt deg selv, og arbeidet som må gjøres. Det kan hende du må lage bokoppføringer hver dag, så planlegg den tiden. Planlegg tilbakemeldingsøktene dine med ansatte på forhånd. Planlegg tid for alt du trenger å gjøre.

Den mest effektive måten å planlegge dine månedlige aktiviteter er å planlegge tid for planleggingen din. Bruk denne planleggingstiden for å sjekke de månedlige resultatindikatorene dine, se etter ansatte som forfaller for en tilbakemeldingsøkt, og søk etter forretningsmuligheter du kan se på.

Hvis du har satt månedlige mål for virksomheten din, kan du jobbe bakover fra datoen du vil ha målene oppnådd. Planlegg noen sjekkpunkter for oppgavene som må fullføres for at målene skal nås.

Prioritere sjekkpunktene etter subtasks som må fullføres-for eksempel, hvis oppgaven en behovsoppgave B skal fullføres, planlegg aktivitetene som trengs for oppgave B innen slutten av den første uken slik at oppgaven A kan være ferdig på slutten av Andre uke. Gjør dette for alle dine ukentlige, månedlige og halvårlige mål.

Ved å lage en plan for å veilede dine ansatte og deg selv mot dine mindre mål, skaper du en vei mot større måloppnåelse. Kommuniser planene og målene dine med dine ansatte. Du vil at de skal forstå hvor du vil være. Du kan til og med få noen tilbakemeldinger fra dem som kan være gunstig for å oppnå dine mål.

Velg et system og forplikte deg

Det er mange tidsstyrings- og produktivitetssystemer, inkludert spesifikk programvare, online apper og til og med generelle filosofier. Det spiller ingen rolle hvilket system eller tilnærming du bruker, bare at det er noe du kjøper inn, forstår fullt ut og følger med.

Hvis du sliter med å finne en tilnærming til tidsstyring som du kan forplikte deg til å fullføre, kan du prøve å kombinere ideene til noen få forskjellige filosofier for å skape det perfekte tidsstyrings- og produktivitetsverktøyet for deg.

Alle verktøyene og planleggingen vil ikke gjøre deg bra hvis du ikke holder deg til planen din. Dette er den vanskeligste delen av å administrere din tidskapende selv gjør oppgavene du planla å gjøre. Noen dager kan du kanskje ikke oppnå noe til det planlagte tidspunktet.

Det er noen måter å sikre at du utfører oppgavene som slipper ut og alt annet du planla å gjøre. I planen din, sett av tid hver dag for å fange opp oppgaver som blir presset tilbake. Eller du kan bli senere enn vanlig og sørge for at de blir ferdige.

En fordel med å planlegge noe innhentingstid-hvis dere alle blir fanget opp, eller ingen oppgaver har sklidd av, kan du ta en pause eller snakke med dine ansatte. En sjef som er innom til Chit-chat er en stor motivator.

Hvis alle oppgavene du må utføre er baller, er du sjongleren. Du har glassballer (høy prioritet, oppgaver du ikke kan slippe) og gummi (lavere prioritet, oppgaver du kan slippe). Slipp de gale, og de går i stykker. Gummien spretter opp igjen og du fortsetter å sjonglere. Det kan være lurt å prioritere oppgavene dine.

Kjenn prioriteringene dine

Du får kanskje ikke alt gjort, hver dag. De fleste av oss vil alltid ha noen få varer som er igjen hver dag som vi ikke ble fullført. Du kan tenke på å etablere en prioritert oppgaveliste, eller i det minste vite hvilke du kan slippe.

For å unngå at det å slippe en glassball, ta deg tid til å avklare hva prioriteringene dine er og planlegge tid for å gjøre de viktigste oppgavene dine når du er mest produktiv. Eller som nevnt tidligere, bruk den forhåndsplanlagte tiden til å ta igjen.

Finn produktivitetssonen din

Noen mennesker er det mest produktive første om morgenen, når tankene er friske og før alle andre er helt våkne. Noen mennesker foretrekker å grave i viktig arbeid midt på dagen når momentum.

Du kan kutte ned tiden det tar deg å fullføre arbeidet ditt ved å identifisere deg når du jobber best, er mest produktive og planlegger det viktigste arbeidet ditt for den tiden. Du kan øke produktiviteten din enda mer hvis du kan redusere distraksjoner og avbrudd i løpet av denne fokuserte arbeidstiden.

Spor tiden din

Tidssporing med et dedikert tidssporingsverktøy kan være en utmerket måte å administrere tid på, selv når du ikke trenger å spore tiden din på klienten eller fakturerbar arbeid.

Å spore tiden din gjennom dagen kan hjelpe deg med å øke produktiviteten på to måter. For det første kan det holde deg fokusert på oppgaven du jobber med akkurat i det øyeblikket.

For det andre kan tidssporing gi deg et bilde av nøyaktig hvor tiden din blir brukt. Hvis du aldri har gjort dette før, er det øyeåpnende og gir verdifull innsikt i hvordan du bruker tiden din.

Hvis du er ærlig når du dokumenterer din tid og aktiviteter, vil du kunne identifisere noen styrker, svakheter og hvor mye tid du faktisk bruker på å jobbe med oppgaver.

Delegat

Det er ingenting galt med å overføre pengene til noen andre. Når du har mer på tallerkenen din enn du takler, kan det være på tide å delegere. En god måte å begynne å delegere er å finne ut hvilke oppgaver du kan videreføre som ikke er viktige for deg å gjøre personlig.

Identifiser deretter en ansatt som er i stand til å utføre oppgaven, og sørg for at du blir orientert om resultatene.

En siste tanke

Det er ikke alltid like lett å delegere hvis du er vant til å sjonglere alt selv. Imidlertid, hvis du planlegger aktivitetene dine, hold deg til planen (innen grunn) og finner de rette menneskene til å delegere oppgaver til, vil du plutselig ha mer tid.