En omfattende oversikt over utgifter til hendelsesplanlegging

Det er vanskelig å planlegge et arrangementsbudsjett uten en god ide om utgiftene du vil pådra deg. Det virker åpenbart, men kostnadene forbundet med planlegging av hendelser kan komme fra en rekke forskjellige steder. Akkurat når du tror du har identifisert alle kostnadskategoriene dine, dukker det opp en annen for å sende deg tilbake til tegnebrettet.

For å forhindre at dette skjer med deg, bruk denne oversikten over utgifter til hendelsesplanlegging mens du oppretter budsjettet.

Arrangementskostnader på stedet

Disse inkluderer kostnader og gebyrer som vanligvis belastes av arrangementets arena. Ofte er den dyreste kategorien, det er også den enkleste å forutsi siden du vil få et formelt kostnadsoverslag å gjennomgå på forhånd. Ikke glem å faktorere i variable kostnader som endres basert på oppmøtetall. Catering er et eksempel på en variabel kostnad fordi mengden mat du trenger- og deretter øker kostnadene med hvert tillegg til festen din.

Her er en punchliste over arrangementskostnader på stedet for å sette inn budsjettet ditt:

Stedskostnader

Dette er lokalkostnadene:

• Romutleie
• Depositum
• Forsikringsdekning
• Parkering

Mat og catering

Her er alt bundet til å spise og drikke:

• Måltider
• Drikke
• Bartender/serverarbeidsgebyr
• Skatt og service/drikkepenger

Lyd/visuell

Dette er presentasjonskostnadene dine:

• Mikrofoner
• Skjermer og projektorer
• Internettilgang
• Annet spesialisert utstyr

Tredjepartsleverandører

Denne kategorien representerer alle varene og tjenestene som leveres av leverandører utenfor vertsstedet. Hver og en vil fakturere deg uavhengig, så det er viktig å holde nære faner på hver leverandør. Å bruke et regneark vil bidra til å organisere leverandørkontaktene dine sammen med kostnadene forbundet med deres tjenester.

Hendelsesutleie

Disse utgiftene gjelder alt du trenger å levere:

• Sengetøy, bordskister og stolomslag
• Telt, iscenesettelse og underholdningsattraksjoner
• Fysiske ting som ikke er levert av arena
• Arbeid og levering for oppsett/nedrivning

Dekor -leverandører

Å få ting til å se bra ut vil pådra seg kostnader for:

• Aksentbelysning
• Blomster og midtstykker
• Ballonger

Underholdning

Ikke glem gebyrene forbundet med:

• Musikere eller DJ
• Speaker avgifter
• Kontraktsryttere (mat, losji, transport)

Produksjonskostnader

Produksjonen inkluderer alle ansatte og ressurser som kreves for å planlegge og utføre arrangementet. Disse utgiftene begynner i det øyeblikket hendelsen blir drømt om og fortsetter gjennom papirene etter hendelsen. Kort sagt, denne kategorien representerer kostnadene for å organisere arrangementet, tiltrekke deltakere og administrere de administrative elementene.

Markedsføring og registrering

Denne kategorien kan legge opp med kostnader for:

• Utskrifts- og webdesignarbeid
• Annonser
• Invitasjoner
• Registreringsledelse

Planlegging og organisering

Hendelser krever at mennesker og utgiftene inkluderer:

• Hendelsesplanleggeravgift
• Deltid og midlertidige ansatte
• Kontorrekvisita
• Kommunikasjonskostnader
• Reiseutgifter

Administrative kostnader

Ikke overse papirene og kostnadene for:

• Funksjonær ansatteoppgaver
• Regnskapskostnader
• Advokatgebyr
• Konsulentgebyr

Kostnad overganger og nødfond

Det er ikke noe magisk tall for hva du bør sette av til uplanlagte utgifter, men du må forvente det uventede. Noen hendelsesplanleggere foreslår å budsjettere 5 - 10% i forhold til de forventede utgiftene, mens andre velger et runde nummer å jobbe med. Større hendelser bør selvfølgelig tildele mer fordi et tilsyn som blir fakturert per person kan løpe inn i tusenvis av dollar.

Hensikten med denne disposisjonen er å gjøre deg oppmerksom på de forskjellige typene planleggingsutgifter som kan oppstå. Hver hendelse er unik, så din kan inkludere mer eller mindre av varene som er oppført. Det viktige er å vite hvor kostnadene dine kommer fra. Med utsikt over utgifter forbundet med en bestemt leverandør eller kategori kan ødelegge budsjettet ditt, men det verste tilfellet glemmer en kostnad helt til regningen kommer.