Regnskapsfeil som eiere av små bedrifter gjør

Selv om det kan være nyttig for en liten bedrift å behandle transaksjoner raskt med et høydrevet regnskapsprogram, er det du vil unngå å unngå å betale for å rette feil. Å forstå hvilke typer regnskapsfeil som ofte gjøres, kan utgjøre en forskjell mellom å måtte betale for å fikse en feil og få den riktig første gang. Her er åtte vanlige regnskapsfeil som bedriftseiere kommer med og forslag til hvordan du fikser dem:

01 av 08

Å registrere transaksjoner ved et uhell i en tidligere periode

Når du har "lukket bøkene" i et regnskapsår, burde du virkelig ikke gå tilbake for å endre dem. Likevel tillater ikke noen regnskapssøknader, for eksempel QuickBooks, deg å låse en tidligere periode, slik at du kan legge ut inneværende års oppføringer i en tidligere periode hvis du ikke er forsiktig. Andre regnskapsprogrammer lar deg gjøre denne feilen hvis du ikke har konfigurert programvaren til å låse tidligere periode.

Gjennomgå balanse fra tidligere periode for endringer
Hvis du har registrert transaksjoner i en tidligere periode, vil balansen endres. Derfor kan du sjekke den tidligere perioden for å sikre at den ikke har endret seg siden du sist lukket bøkene dine. Hvis det er endret, må du undersøke.

02 av 08

Feil saldo i eiendel eller ansvarsbalanse

Eiendomskontoer bør ha debetbalanser, mens ansvarskontoer skal ha kredittbalanser. De vanligste årsakene til å ha en feil balanse i disse balansekontoer er å legge ut oppføringer til feil konto, feilklassifiserende kontoer og duplisere justeringsoppføringer.

Sjekk balansen for feil
Sjekk balansen for å sikre at eiendeler og forpliktelser har riktige saldoer. Hvis det er en konto med feil balanse, kan du trekke opp detaljene i den kontoen for å finne oppføringene som forårsaket feilen. Denne sjekken skal utføres minst månedlig.

03 av 08

Feil saldo i inntekter eller utgiftssaldo

Inntektskontoer bør ha kredittsaldo, mens utgiftskontoer skal ha debetbalanser. Noen årsaker til denne feilen legger ut oppføringer på feil konto, feilklassifiserende kontoer og dupliserer justeringsoppføringer, som er de samme grunnene til å ha feil saldo i balansekontoer.

Sjekk resultatregnskapet for feil
Du sjekker resultatregnskapet for å sikre at inntekter og utgifter har de riktige saldoen. Hvis det er en konto med feil balanse, kan du trekke opp detaljene i den kontoen for å finne oppføringene som forårsaket feilen. Denne sjekken skal utføres minst månedlig.

04 av 08

Feilklassifisering av utgifter

Småbedriftsregnskapssystemer sparer tid fordi oppføringer kan legges raskt og enkelt ut. Når informasjon legges inn, kan det være enkelt å velge feil utgiftskonto eller utgiftsbeskrivelse. Feilklassifisering av utgifter betyr ikke bare at regnskapssystemet ikke kan gjenspeile hva som skjer i virksomheten din, men kan forårsake reell hodepine hvis økonomisk og skatterapportering ikke er nøyaktig.

Se over kostnadsuttalelsene dine med jevne mellomrom
Tilordne noen til å skanne utgiftene dine med jevne mellomrom for å sikre at dataene vises rimelige. For eksempel, hvis en måltidskostnad er booket på leiekostnadskontoen, vil den vanligvis skille seg ut på grunn av oppføringsbeskrivelsen. En annen indikasjon på at utgifter kan bli feilklassifisert er uforklarlige budsjett-til-aktuelle forskjeller.

05 av 08

Ikke søker hjelp når det er nødvendig

Du har hørt uttrykket "Penny Wise og Dollar Poor" med henvisning til folk som vil bruke noen timer av tiden sin til å spare noen få dollar. Du må innse at jobben din er å drive virksomheten din. En entreprenør bygger, en maler maler og en eiendomsmegler selger. Noen ganger er det bare ikke verdt tiden din å bruke timer på timer på å gå over detaljene i regnskapsregistrene dine eller undersøke hvordan du kan rette opp en feil du har gjort.

Lene deg på en profesjonell regnskapsfaglig profesjonell
Hvis du kan, vil du gjøre mer enn du vil bruke ved å pleie andre problemer enn regnskapsproblemene dine, bør du vurdere å outsourcere problemet til en profesjonell regnskapsfører eller bokholder.

06 av 08

Ikke sparer kvitteringer

Du registrerte flittig alle utgiftene dine i regnskapspostene dine. Utgiftserklæringen din er et kunstverk, uten feil eller mangler. Deretter blir du spurt av skattemyndighetene; Uten kvitteringer er kostnadsoppgavene dine ubrukelige. 

Behold kvitteringene
Lagre kvitteringene dine eller lag skannede kopier av dem alle.

07 av 08

Unnlater å planlegge sikkerhetskopiering

Mange små bedrifter er avhengige av programvare for å gjøre regnskapsarbeidet for dem, men ikke redegjøre for systemkrasj eller feil. Ett enkelt problem kan utslette filene dine.

Planlegg rutinemessige sikkerhetskopier
Planlegg ukentlig automatiske sikkerhetskopier ved hjelp av skylagring eller en bestemt server som er avsatt til denne oppgaven.

08 av 08

Ikke opplæring av ansatte

Uansett hvor kraftig programvaren din er, trenger personalet ditt opplæringen for å være effektiv. En feilutdannet medarbeider kan ødelegge postene dine ved et uhell, og kaste av alle utgiftene og fortjenestearkene. 

Utføre regelmessig trening
I løpet av ombordprosessen, hold omfattende treningsøkter og har kvartalsvise oppdateringer for å sikre at alle ansatte kan legge inn og kjøre informasjon nøyaktig.