Budsjettstyringstips for nye ledere

Når en ansatt blir forfremmet til sin første ledelsesrolle, er det sannsynlig at dette vil være første gang han eller hun administrerer et avdelingsbudsjett.

De fleste nye ledere får liten eller ingen formell opplæring i hvordan de skal utvikle et budsjettprognose, spore utgiftene deres, eller hvordan de kan gjøre midtårsjusteringer. De får ofte gitt et regneark eller rapport fra manageren deres, eller finansavdelingen, og forventes å vite hvordan de skal gjøre det, eller lære etter prøving og feiling.

Selv om "prøving og feil" kan være en effektiv måte å lære en ny ferdighet, ville det være bedre hvis en ny leder ikke måtte gjøre for mange smertefulle feil. Her er noen tips hvis du nettopp har blitt forfremmet som leder med et budsjetteringsansvar.

Invester tiden for å lære helt fra starten av

Det er ingen bedre tid å stille "dumme" spørsmål enn når du er helt ny på noe og aldri har gjort det. Bedre spør og bruke tiden på forhånd i å lære, enn å vente til noen må påpeke feilene dine. Forespørsel tid fra manageren din (eller forgjengeren hvis du kan) for å gjennomgå den underliggende filosofien, de overordnede målene, formatet og hvert linjeelement. Hvis organisasjonen din har en finansperson, kan du be den personen om å tilbringe tid med deg også. De fleste vil bli smigret og villig til å dele sin kompetanse. Tross alt, hvis de kan trene deg hvordan du gjør ting i henhold til spesifikasjonene deres på forhånd, vil du være mindre hodepine for dem senere.

Ta et "Finans- og budsjettering for ikke-finansielle ledere" -kurs

Ta kontakt med dine lokale universitetshøyskoler, under “Executive Education.”De fleste handelshøyskoler tilbyr en til tre-dagers, ikke-kredittkurs. I løpet av eller etter kurset, ta deg tid til å gjennomgå selskapets årsrapport og forstå de forskjellige økonomiske forholdstallene og rapportene.

Administrer avdelingsbudsjettet ditt som om det er din egen virksomhet

Når vi jobber for store organisasjoner, har vi en tendens til å behandle "selskapets" penger som om det vokser på trær. Det gjør det ikke, og det er nå jobben din som leder å ta personlig eierskap til avdelingens ressurser.

Vær en lagspiller

Hvis mulig, gjennomgå managerens budsjett. Selv om det er viktig å ta eierskap til budsjettet ditt, er enheten en del av en større enhet. Be lederen din om å vise deg hvor budsjettet ditt passer inn og støtter det store bildet så vel som gjensidig avhengighet med jevnaldrende. Det kan være tider når en annen avdeling trenger penger for mål som er høyere prioritet enn dine. Ikke vent på å bli spurt eller få det tatt bort proaktiv og tilby for å hjelpe din jevnaldrende sjef. Du blir sett på som strategisk og samarbeidende.

Ikke spill dumme spill

Bare fordi "alle gjør det" betyr ikke det at det ikke er dumt og dårlig for selskapet. Et eksempel på et typisk dumt budsjetteringsspill som ledere spiller er “bruk-det eller taper-it-utgiftene.”Det er når du kommer nær slutten av året, og budsjettet ditt kjører under prognosen din. Tidligere år, når du understreker, ble ditt neste års budsjett satt basert på årets faktiske. Så for ikke å få budsjettet kuttet igjen, drar du på en shopping-kjølig ting du ikke trenger eller lager opp i tilfelle du kanskje trenger det.

Spor utgiftene dine månedlig og gjør proaktive korreksjoner

Ikke anta at "noen" vil fortelle deg når du er over budsjett. Faktisk kan du til og med måtte be om månedlige rapporter eller holde spore deg selv. Ikke vent til slutten av året, når det blir en overraskelse for deg og sjefen din. Da er det for sent å undersøke og gjøre rettelser. Vær ansvarlig, måle deg selv og rapportere proaktivt til lederen din.

Vær gjennomsiktig og involver teamet ditt

Del budsjettet ditt med teamet ditt, kanskje til og med å få dem til å sette opp prognosen. Å involvere teamet ditt og hjelpe dem med å forstå budsjetteringsprosessen skaper en følelse av delt eierskap og oppfordrer dine ansatte til å finne kreative måter å styre utgifter.

Være strategisk

Ikke bare ta fjorårets faktiske forhold og legg 10 prosent til neste års prognose. Begynn med å utvikle en strategi og mål, og bestem deretter ressursene som kreves for å oppnå disse målene. Hvis du trenger mer enn i fjor, må du utarbeide en forretningssak for å rettferdiggjøre forespørselen din om ytterligere finansiering.

Ikke overdriv det

Mens det å administrere budsjettet er en viktig rolle for en leder, må du aldri miste synet av de viktigste eiendelene: ditt folk! Forsikre deg om at du bruker minst fem ganger hvor mye tid på å utvikle teamet ditt enn å knuse tall.