Vanlige hendelsesplanleggingsfeil å unngå

Feil gjøres i virksomheten og i våre personlige liv med jevne mellomrom. Det er slik vi vokser og lærer. Men noen feil er kostbare. Ta trinnene som er nødvendige for å unngå disse fem veldig vanlige ordningsplanleggingsfeilene, og hvis du gjør en feil-være sikker på at du ikke gjør den samme feilen en gang til.

Ikke komme i gang tidlig nok

Utsettelse er din fiende. Dette er en av de vanligste feilene for planlegging av arrangementer du vil unngå. Unnlatelse av å starte hendelsesplanleggingsprosessen tidlig kan føre til en rekke problemer nedover linjen. Så snart en dato er valgt og du har et generelt omfang av arrangementet ditt og budsjettet, kan du komme på jobb. Hotell og andre arenaer bestiller vei på forhånd så sikker dette så snart som mulig. Unnlatelse av å gjøre det vil begrense stedene dine, og du vil dessverre sitte igjen med det stedet som er tilgjengelig. Gjesteforelesere og live underholdning tar også bestillinger langt foran den faktiske begivenhetsdatoen. Når arrangementets dato er sikker, gjør forskningen din, og når du bestemmer deg for utøveren din, kan du få en kontrakt signert med en gang. 

Organisering av deg selv med en sjekkliste for hendelsesplanlegging er en annen oppgave som bør takles umiddelbart. Ved å kartlegge alle trinnene i planleggingsprosessen, bestemme når de må fullføres, og utvikle en tidsplan for hver, vil du ha en verdifull guide for å komme i gang og holde deg på sporet. Å starte for sent er en av de vanligste feilplanleggingsfeilene.

Ikke se etter konkurrerende arrangementer

Har du noen gang planlagt arrangementet ditt bare for å lære gang planleggingsprosessen har begynt og arrangementsdatoen satt-at det er en annen konkurrerende begivenhet samme dag? Bare ett arrangement vil trekke publikum, så ikke ta sjansene dine og krysse fingrene som de inviterte vil velge arrangementet ditt. Unngå situasjonen helt.

Gjør din due diligence og sjekk for eventuelle hendelser før det er for sent. Se på tidsplaner for bransjesamlinger (både store og små), nærhet til høytider, store sportsbegivenheter og lokale samlinger som kan ødelegge for de som kjører til arrangementet. Når du har bestemt deg for en dato for arrangementet ditt, må du få ordet ut til gjestene dine. "Lagre dato" -varsler og "kommende arrangementer" -oppføringer gir de som er interessert muligheten til å markere arrangementet ditt på kalenderne sine.

Ikke bekrefte leverandører

En signert leverandørkontrakt er en juridisk bindende avtale og gir deg noe skriftlig for å holde leverandøren ansvarlig for tjenester de skal tilby. Imidlertid gjør det ingenting for deg på tidspunktet for arrangementet når du innser at leverandøren er en no-show. Den hendelseskontrakten i hånden vil ikke servere mat til dine sultne gjester eller levere bord og stoler til en tom ballsal. Bekreft med hver eneste leverandør ikke en gang, men to ganger. Ja, to ganger. Bekreft mottak av den signerte kontrakten din på det tidspunktet dere begge godtar vilkårene. Bekreft igjen før selve arrangementet. Dette er ikke samtalen du vil ha om detaljer om matlevering eller innredning; Dette er en oppfølging spesielt for å sikre at arrangementet ditt fremdeles er på kalenderen deres.

Arrangementsleverandører bestiller flere arrangementer, og det er veldig enkelt for papirene dine å gå seg vill i blandingen eller feilfilet av noen andre i selskapet. Så sørg for at det ikke skjer ved å sirkle tilbake til dem for å sjekke inn og bekrefte at hendelsen din og spesifikasjonene angående datoen, tid og tjenester som skal leveres, faktisk er på timeplanen. Og hold den leverandørkontrakten lett tilgjengelig.

Ikke har en "Plan B"

Å ha en beredskapsplan er et must for enhver begivenhet, men spesielt for de hendelsene som planlegges holdes utendørs. Værforholdene er uforutsigbare, og hvis en orkan, tung vindrådgivning eller freak hagl storm truer med å kansellere arrangementet ditt, har du en sikkerhetskopieringsplan. Regndatoer, alternative arrangementer og en modifiserte aktivitetsplaner er alle alternativer hvis utendørsbegivenheten din - eller en del av det - må flyttes innendørs.

I tillegg til å forberede seg på værsikkerheter, kan andre uvanlige omstendigheter også tas opp på forhånd. Strømbrudd kan reduseres ved å ha en generator på stedet. Overløpsparkering kan flyttes til et annet, forhåndsarrangert sted. Problemer med tilgjengeligheten av hotellrom kan løses ved å holde noen ekstra rom på reserve i hotellblokken din. Tenk på detaljene i arrangementet ditt og tenk på de områdene som er mer utsatt for problemer som oppstår. Ved å planlegge fremover og utvikle alternative scenarier, kan du unngå en av de mest kostbare begivenhetsplanleggingsfeilene.

Ikke ansetter nok hjelp

Når det gjelder ansettelsespersonell, er mer bedre. Det vil koste deg mer penger, men det kan spare arrangementet ditt. Se på dette: En sikkerhetskopi av biler som venter på å gå inn. En linje med frustrerte gjester som venter på å bestille en drikke da en server sliter med å følge med etterspørselen. Arbeidere for registreringsregistrering overveldet av det store antallet gjester som nettopp ankom, og etterlater slitne reisende som venter altfor lenge på å sjekke inn. Du får ideen. Å ha ekstra begivenhetspersonell for å hjelpe i travle tider, gi ekstra service til områder i nød, løse problemer som oppstår eller være en innbydende tilstedeværelse for å ankomme gjester med spørsmål, kan løfte arrangementet ditt fra en god begivenhet til et suverent arrangement.

Når du ansetter arrangementets ansatte, må du se etter de ansatte med erfaring med å jobbe den typen arrangement du planlegger. Ansett bare profesjonelle, anbefalte ansatte på det sterkeste. Lær dem til hva arrangementet ditt handler om, gjestene som skal delta, dine forventninger og hvem deres kontaktpunkt er hvis de har et spørsmål eller problem. Arrangementsansatte-selv om de er levert av en ekstern leverandørrepresentant deg og din planleggingsvirksomhet. Et negativt møte med ansatte i arrangementet vil leve videre i minnet om både gjesten og klienten og kan sure selv de mest godt planlagte hendelsene.