Effektiv virksomhets e -postetikette

E -post har blitt så populær at folk i noen tilfeller bruker den oftere enn telefonen. Fordi det skrevne ordet så lett kan misforstås, er forståelse av riktig e -postetikette viktig i forretningsmiljøet.

Dessverre er det mange som ikke forstår hvordan de skal bruke e -post til sin fordel, og fordelene det kan gi en virksomhet som ofte blir savnet. Følgende regler for e -postetikett for e -post kan hjelpe dine ansatte til å komponere e -postmeldinger som er effektive og effektive. 

Send bare klare og konsise e -postmeldinger

Den første regelen for god e-postetikette er å unngå langvarige e-postmeldinger som inneholder ekstern informasjon og irrelevante fakta. Hold deg til emnet som blir kommunisert og bruk så få ord som mulig. Hvis du trenger en beslutning, kan du be om det. Hvis du trenger informasjon, kan du be om det. Hvis du vil at noen skal ta en handling, kan du be om det. Ikke få leserne til å lure på hvorfor du kontakter dem. Når du komponerer en e -post, kan du tenke på den som et sakprosa. Ikke gjør det til et mysterium. 

Bruk alltid en meningsfull emnelinje

Aldri la emnelinjen til en e -post blank. En tom emnelinje kan få e -posten din flagget som spam, og den vil aldri nå sin destinasjon. E -postmeldinger med blanke emnelinjer blir ofte oversett, spesielt hvis den tiltenkte mottakeren vanligvis mottar mange e -postmeldinger på en gitt dag. Bruk alltid en emnelinje som reflekterer innholdet i e -posten din tilstrekkelig. Det vil hjelpe mottakerne dine med å sortere e -postene deres mer effektivt og vil oppmuntre til et raskere svar på e -posten din.

Unngå ekstravagant formaterte e -postmeldinger

Send e -post i profesjonelle formater. Unngå flerfargede skrifter og bilder for bakgrunn. Disse tilbehørene kan distrahere leseren eller gjøre meldingen vanskelig å lese. Eventuelle bakgrunnsbilder du legger til, kan oppblåst filstørrelsen på e -posten din. Som kan tvinge mottakere med langsomme tilkoblinger til å vente en plagsom lang tid til at meldingen din skal laste ned.NY bakgrunnsbilder du legger til, kan oppblåse filstørrelsen på e -posten din. Som kan tvinge mottakere med langsomme tilkoblinger til å vente en plagsom lang tid til at meldingen din skal laste ned.

Hvis firmaet ditt insisterer på at du bruker spesielt skrivemateriell for å projisere et konsekvent utseende og preg, kan du dra nytte av det. Selskapslogoen og signaturlinjen kan projisere et profesjonelt bilde på e -postene dine.

Send rettidige svar

Ikke få folk til å vente på rettidige svar på e -posten deres. Svar raskt med en klar, kortfattet melding. Hvis du trenger mer tid til å forske på et svar eller samle mer informasjon, fortell e -postavsenderen din når de kan forvente svar. 

Bruk svarverktøy utenfor kontoret

Hvis du skal være borte fra kontoret og ikke kunne lese e-posten din, kan du bruke e-postsystemets office-verktøy for å automatisk svare på alle som prøver å kontakte deg. Forsikre deg om at automatisk svar gir avsendere når de kan forvente å motta svar. 

Ikke gråt ulv med flagg med høy prioritet

De fleste e -postsystemer lar deg flagge en e -post som "høy prioritet" eller "rush."Ikke gjør dette til ditt standard e -postflagg. Bruk den sparsomt, ellers vil mottakerne ignorere prioriteringsflagget. Når du endelig sender en virkelig viktig e -post, vil den ikke få den oppmerksomheten den fortjener. 

Tenk på om "svar alle" er nødvendig

Ikke klikk instinktivt "Svar alle" -knappen for hver e -post som har flere avsendere eller mottakere. Tenk på emnet og bestemme hvem som trenger å lese svaret ditt. Å kontinuerlig svare på alle unødvendig vil raskt gi deg et rykte som en "forretningsspammer", og folk kan begynne å ignorere e -postene dine helt.

Separate forretnings- og personlige e -postkontoer

Med mindre det er en nødsituasjon, må du aldri bruke din bedrifts -e -post til personlig korrespondanse. Selv om du eier din egen virksomhet, er det lurt å ha to separate e -postkontoer. Det vil tillate deg å prioritere e -postene dine og holde ikke -relaterte personlige meldinger utenfor forretningsnettet.

Bruk profesjonelle e -postkontonavn

Bruk ditt eget navn som en del av en hvilken som helst bedrifts -e -postadresse. For eksempel [email protected], eller [email protected]. Unngå kallenavn, håndtak, monikers eller obskure referanser. Ikke bruk ikke [email protected] eller [email protected].

Er e -post den beste for dette svaret?

Ikke bruk e -post som det eneste kommunikasjonsverktøyet. Ikke alle meldinger er passende e -post, og det vil være tider hvor en kort telefonsamtale eller et kort kontorbesøk kan være en mer effektiv måte å formidle et budskap. Å møte eller snakke over telefonen kan introdusere et menneskelig element i interaksjoner, og det kan utgjøre hele forskjellen når du prøver å forklare noe, eller du vil overtale noen til å ta en handling. 

Være følsom og tilgjengelig

Bruk aldri e -post til å avslutte et forhold eller kontrakt. I profesjonell virksomhetskorrespondanse, inkluder alltid en signaturlinje som gir alternative måter å kontakte deg. For eksempel kan du inkludere kontor-, faks- og mobiltelefonnummer, og kontortadressen din.

Unngå å sende e -post til massive vedlegg

Du vet aldri hvordan eller hvor mottakeren din får tilgang til e -posten deres. Mobile enheter kan begynne å laste ned filen før du ber brukeren om å bekrefte nedlastingen. Det kan ta lang tid og konsumere båndbredde som mottakeren må betale for. Hold den kombinerte størrelsen på vedlegg under 50 MB.

Hvis du må sende en stor fil, må du først kontakte mottakerne og spørre hvordan de ønsker å motta filen. Du bruker også en filoverføringstjeneste for å sende filen.

Tenk før du sender den e -posten

Til slutt, ta et øyeblikk og vurder hva du har skrevet før du trykker på "Send" -knappen. Er det noe som ikke skal sendes i en e -post? Er det av personlig karakter og ikke passende å bruke selskapets e -postsystem? Skrev du e -posten mens du er sint og inkluderte passasjer du kan angre på senere? I så fall, trykk på "Slett" -knappen.