Retningslinje for hendelsesplanlegging

Hver hendelsesplanlegger som er verdt saltet sitt, vet at en sjekkliste for hendelsesplanlegging er kanskje det mest verdifulle verktøyet i planleggingen av en vellykket begivenhet. Det er det ene hendelsesplanleggingsverktøyet som setter deg rolig når du våkner midt på natten i en panikkaktig svette overbevist om at du hadde glemt en viktig detalj i planleggingen av ditt neste arrangement. Med en omfattende sjekkliste for hendelsesplanlegging ved din side, kan du nærme deg arrangementet ditt med selvtillit, og vite at du ikke har oversett noe.

Hva om du anser deg som superorganisert og du allerede bruker en sjekkliste når du planlegger en begivenhet, men har møtt situasjoner der du skjønte (for sent) at du ikke klarte å ha en tendens til noen viktige detaljer. Hvor gikk du galt?

Hver hendelse krever en sjekkliste for hendelsesplanlegging designet med den aktuelle hendelsen i tankene og skreddersydd for de individuelle begivenhetsspesifikasjonene. Så hver sjekkliste for hendelser er annerledes. Imidlertid er det fem varer du må ha på sjekklisten for arrangementet, uansett om du planlegger en liten bursdagsfest eller en stor bedriftsfunksjon. 

Signer hendelseskontrakter

Det høres kanskje åpenbart ut, men vær sikker på at du signerer - og mottar signerte kopier i retur - alle kontraktene du trenger for arrangementet ditt. Dette inkluderer arrangementskontrakter med klienten, sted, leverandører, hotell, underholdning osv. Et fast håndtrykk er en fin måte å drive virksomhet på, men ikke måten å sikre ansettelsen av noen leverandører og ikke måten å forplikte seg til å jobbe for en klient. Få alt skriftlig og ikke gjør noe arbeid eller bruk en krone på å planlegge arrangementet ditt til alle papirer er signert og levert. Hvis du er en hendelsesplanlegger som trenger en arrangementskontrakt for arrangementstjenestene dine, klikk her.

Bekreft datoen og klokkeslettet

Du er kne-dypt i planleggingsstadiene for dette arrangementet. Hvordan kan noen muligens få datoen feil? Leverandører har ofte annen virksomhet som kommer inn. Klienter kan gå med på en dato og klokkeslett for arrangementet, og glemmer bare å varsle deg om endringen i planene. Før du begynner å planlegge arrangementet ditt, dobbeltsjekker du datoen og start- og slutttiden og får disse skriftlig, så alle er på samme side.

Ansett ekstra hjelp

Ikke undervurder verdien av å ha ekstra hjelp på dagen for arrangementet ditt. Det er alltid noe som må pleie, og de fleste hendelsesplanleggere er allerede for opptatt med å drive arrangementet til å vie oppmerksomheten til situasjoner som oppstår. Å ansette ekstra hjelp er et viktig skritt som ofte blir oversett til det muligens er for sent å ansette det beste arrangementets ansatte for jobben for hånden. Ikke nøy deg med rester når det gjelder ansettelsespersonell. Sett denne varen på sjekklisten din.

Gjennomføre et nettsted gjennomgang

Ingenting sammenligner med å se for seg noe i tankene dine som å oppleve det fra første hånd. Å gjennomføre en gjennomgang av hendelsesstedet med din klient og leverandører er et kritisk skritt i planleggingsprosessen. Det gir en mulighet til å stille spørsmål, adressere bekymringer og komme til enighet om romoppsett, dekor, plassering av registrering og generell flyt av arrangementet. Ofte, selv når vi tror vi kommuniserer tydelig, er vår visjon om noe i sterk kontrast til hva noen andre ser for seg basert på beskrivelsen vår. Ta en gjennomgang av det fysiske rommet i planleggingsfasen, så det er ingen overraskelser på arrangementsdagen.

Inkluderer påminnelser om oppfølging

I den ideelle verden ville det være nok å fortelle at noen en gang ville være nok til å sikre at jobben blir gjort. Dessverre fungerer ikke den virkelige arbeidsverdenen på den måten eller i det minste ikke virksomheten med planlegging av arrangementer. Med så mange detaljer å administrere og flere spillere involvert i forskjellige stadier av arrangementet, er det lett for noe å gå seg vill. Så når du utvikler sjekklisten for hendelsesplanlegging for å holde deg organisert og etter planen, må du huske å ta med påminnelser for visse oppfølginger. Hvis du for eksempel snakket med catering om menyideer, inkluderer du også et element på sjekklisten for hendelsesplanlegging som lyder: "Følg opp med catering på en foreslått meny" og "Planlegging av smaks med catering."I planlegging av planlegging er det ikke noe som å bekrefte noe for mange ganger.