Skjema 5500 En arkiveringsguide for arbeidsgivere

Hver ansattes fordelplan, inkludert velferds- og pensjonsplaner, må rapporteres hvert år til føderale offentlige etater for å sikre at planen er i samsvar med loven. Den viktigste av disse rapportene er årsrapporten på skjema 5500. 

Hva er skjema 5500, og hvem som må arkivere det? 

Skjema 5500, det årlige rapportskjemaet for alle fordeler med ansatte, kreves av ansettelsespensjonsinntektssikkerhetsloven (ERISA).

Skjemaet inneholder følgende informasjon om året før:

• Endringer i antall deltakere og mottakere
• Økonomiske aktiviteter
• Finansiering og forsikringsinformasjon

Skjemaet må arkiveres elektronisk gjennom U.S. Department of Labor (DOL). Rapporten er innlevert av en fordelsplanadministrator, en person eller en tjeneste som er ansvarlig for den daglige administrasjonen). Rapporten må også gis for å planlegge deltakere og mottakere som ber om det, sammen med andre plandokumenter og rapporter. 

Pensjons- eller pensjonsytelsesplaner må arkiveres via skjema 5500, selv om de ikke er "skattekvalifiserte" av skattemyndighetene. Dette inkluderer overskuddsdelingsplaner, aksjeplaner, innkjøpsplaner for penger, 401 (k) planer og andre. Planer for velferdsfordeler må også arkiveres gjennom skjema 5500, inkludert medisinsk, tannlege og livsforsikring, læreplass og opplæring, stipendfond, sluttvederlag, funksjonshemming og mer.

Noen typer pensjons- og velferdsplaner er fritatt for innleveringsskjema 5500. Se side 3-4 i instruksjonene for skjema 5500 for disse unntakene.

Form 5500 versjoner

Det er to tilleggsversjoner av skjema 5500 for spesielle omstendigheter:  

• Skjema 5500-SF er den kortformede årlige avkastningen/rapporten for små fordeler med ansatte med færre enn 100 deltakere i begynnelsen av planåret.
• Skjema 5500-EZ er for pensjonsplaner med ett deltakere (en bedriftseier/partner og ektefelle) eller for utenlandske planer.

Du kan bruke dette skjemaet 5500 versjonsvalgverktøy fra DOL for å finne riktig form for din situasjon.

Når og hvordan arkiverer jeg skjema 5500? 

Skjema 5500 må arkiveres av den siste dagen i den syvende kalendermåneden etter slutten av planåret. For eksempel, hvis selskapets pensjonsplanår slutter 31. desember 2021, må du sende inn skjema 5500 innen 31. juli 2022.

Skjemaer 5500 og 5500-SF må arkiveres elektronisk ved bruk av ERISAs EFAST2-system, som gir deg to alternativer:

1. Det efast2 nettbaserte IFile-systemet
2. En efast2-godkjent leverandør (som kan kreve gebyr)

Før arkivering må du registrere en konto hos EFAST2 -systemet. 

Hvis du arkiverer skjema 5500-EZ, må du også bruke EFAST2-systemet med ett unntak. Hvis du i løpet av inneværende år arkiverer færre enn 250 avkastninger av alle typer med skattemyndighetene, kan du sende inn skjema 5500-EZ på papir. Disse avkastningene inkluderer W-2-skjemaer, 1099-R-skjemaer og inntekt, sysselsetting og avgiftssenter.

Fra 1. januar 2021 kan en en-deltakerplan eller en utenlandsk plan sende inn skjema 5500-EZ elektronisk ved hjelp av EFAST2-systemet eller på papir med skattemyndighetene. Du kan imidlertid ikke gjøre det samme med form 5500-SF. 

Ber om forlengelse for skjema 5500

Du kan få en engangsforlengelse på opptil 2 ½ måned ved å arkivere IRS-skjema 5558 med skattemyndighetene. Hvis du sender inn utvidelsesforespørselen på riktig skjema, på eller før forfallsdato, er forespørselen automatisk godkjent.

Send utvidelsesforespørselen til:

Departementet for statskassen
Internal Revenue Service Center
Ogden, UT 84201-0045

Alternativt kan du be om en utvidelse gjennom en av de IRS-utpekte private leveringstjenestene.

Hvordan fullfører jeg skjema 5500? 

Her er delene av skjema 5500. All informasjonen er for et bestemt planår:

Del I: Informasjon om årsrapport Identifikasjon Inkluderer typen plan.

Del II: Grunnleggende planinformasjon inkluderer:

• Navnet på planen 
• Informasjon om Plan Sponsor (vanligvis en arbeidsgiver) og planadministratoren 
• Antall deltakere, pensjonister og mottakere i begynnelsen og slutten av året
• Planfinansieringsarrangementer
• Tidsplaner som er inkludert i skjemaet

Her er noen av hovedplanene for skjema 5500:

• Avtal en: Forsikringsinformasjon, inkludert kontraktsdekning, gebyrer og provisjoner (levert av planens forsikringsselskap)
• Plan c: Informasjon til tjenesteleverandør for noen som bare mottar kvalifisert indirekte kompensasjon (ikke forveksle denne planen med plan C for eneeieravgiftsrapportering.)
• Plan G: Økonomiske transaksjoner, inkludert lån eller renteforpliktelser som er misligholdt eller klassifisert som ukollektible
• Plan h: Økonomisk informasjon, inkludert eiendeler og forpliktelser i begynnelsen og slutten av året og en inntekts-/utgiftsoppgave for året, med noen overholdelsesspørsmål og en regnskapsførers mening
• Plan I: Økonomisk informasjon for små planer, inkludert sammendrag av plan eiendeler og forpliktelser, inntekter, utgifter og overføringer for planåret, med en liste over samsvarsspørsmål
• Plan r: Informasjon om pensjonsplan, inkludert informasjon om distribusjoner (betalinger av fordeler), finansiering, og en-arbeidsgiver- og multiemployer-definerte ytelsesplaner

Du kan bruke IFile Free Online -programvaren for å fullføre skjema 5500 og deretter signere elektronisk og sende den gjennom EFAST2. 

Ofte stilte spørsmål (vanlige spørsmål)

Hva om jeg trenger å gjøre en endring etter at jeg har innlevert skjemaet? 

Du kan fylle ut skjemaet og merke av i ruten på linje B i del I etter at du har fått et varsel om at EFAST2 mottok innsendingen din. 

Hva om jeg savner en innleveringsfrist? 

ERISA straffer planene for ufullstendige rapporter, unøyaktige rapporter, ikke innlevering i tide og ikke ber om utvidelse. For eksempel blir det pålagt en administrativ straff på opptil $ 2.233 for hver dag en planadministrator mislykkes eller nekter å sende inn en komplett og nøyaktig rapport. 

Hvis du ikke har arkivert skjemaet ditt 5500 i tide, kan du kvalifisere deg til DOLs Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP). Dette gjør at sene filere kan betale en beregnet straff og foreta betalingen elektronisk, men den er ikke tilgjengelig for en-deltakerplaner.

Hva er "skattekvalifiserte" planer? 

En "skattekvalifisert" plan oppfyller IRS -krav som lar arbeidsgiveren trekke bidrag til planen for ansatte. Ansatte som deltar i en kvalifisert plan (som for eksempel en 401 (k). Skattemyndighetene har spesifikke og kompliserte krav til kvalifisering.

 Hvor kan jeg få mer informasjon og hjelpe med dette skjemaet? 

DOL og IRS har mer detaljert informasjon om alle ERISA -rapporter. Hvis du har ansatt en planadministrator, bør de kunne fylle ut dette skjemaet. Hvis du gjør det på egen hånd, kan du få hjelp fra en tjenesteleverandør.