Hvor mye koster en typisk implementering av ERP -systemet?

Det er mange grunner til at selskaper begynner søket etter ny Enterprise Resource Planning (ERP) programvare.

ERP vs. QuickBooks og annen regnskapsprogramvare 

Mange selskaper vokser ut sine programvarepakker på inngangsnivå, for eksempel QuickBooks eller Peachtree. Andre opplever at deres eksisterende programvare ikke integreres med andre tredjeparts programvaresystemer og skaper behov for å gjøre mer arbeid. Uansett årsak, det første spørsmålet du sannsynligvis vil stille når du kjøper et nytt ERP -system er "hvor mye vil det koste?”

Skjulte kostnader i prisen på programvaren

Den totale eierkostnaden inkluderer en rekke kostnader, ikke bare lisensavgift for programvare. En ERP -paneler whitepaper indikerer at det er fire kostnader for ERP -implementering:

• Programvarelisensavgift
• Vedlikeholdsavgift
• Maskinvare
• Implementeringstjenester 

Imidlertid antyder andre implementeringsspesialister at disse kostnadene går mye høyere enn de som er sitert i ERP whitepaper. IQMS, som har tilbudt ERP -programvaresystemer siden 1989, siterte en rekke andre skjulte kostnader i deres erfaring med å utføre ERP -implementeringer som bedriftseiere bør vurdere. I følge IQMS inkluderer de totale kostnadene for ERP -eierskap disse skjulte kostnadene:

• Gjennomføring
• Opplæring
• Utvikling for tilpasning
• Prosessdesign
• Vedlikehold
• Oppgraderinger
• Brukerstøtte

IQMS anbefaler at du sørger for at programvareleverandøren din inkluderer alle disse kostnadene i forslaget til deg, og at du vil ha et rimelig estimat av de totale kostnadene hvis de villig "setter dem på bordet" for deg å se.

Planlegg deretter for kostnadene for implementering

De totale kostnadene for implementering vil aldri bli kjent før du fullfører prosjektet ditt fordi etterpåklokskap er 20/20. En slik retrospektiv analyse vil imidlertid gjøre deg lite bra med å evaluere budsjettet ditt som er utarbeidet før du fullfører implementeringen av det nye ERP -systemet. Selv om du aldri kan vite med noen presisjon hva de endelige kostnadene vil ende opp med å samle, kan du sikre at budsjettet ditt er minst rimelig.

Det er ingen dårligere følelse i næringslivet enn å være over budsjett, og mange prosjekter er bare over budsjettet fordi de er underbudsjettert. Så sørg for å gjøre noen enkle sjekker for å se at alle kostnadene er inkludert, og at de budsjetterte kostnadene virker rimelige.

Dette stiller spørsmålet om "hva som er rimelige kostnader?"Det beste rådet kommer fra J. Carlton Collins, CPA, som skrev at "realiteten er at kostnadene for å implementere et midtmarked til avansert regnskapsprogramvaresystem vanligvis vil variere fra 1: 1 til 2: 1 sammenlignet med kostnadene for programvaren.""

Denne enkle tommelfingerregelen kan veilede deg i dine totale kostnader. Den totale kostnadsoverskridelsene er vanligvis mye høyere enn for tilstrekkelig planlegging, forberedelse og testing.

Du kan forvente å bruke 20 prosent til 25 prosent av kostnadene dine i denne plan- og forberedelsesfasen, og Collins indikerer at bare 10 prosent av kostnadene brukes på å faktisk implementere programvaren, mens brorparten av ERP -implementeringskostnadene er treningskostnader.

Er ERP det beste alternativet for selskapet ditt?

Takeaway her er at du må vurdere at de totale kostnadene for ERP -implementering inkluderer alle kostnadene, og at disse kostnadsestimatene er rimelige hvis du vil få et nøyaktig bilde av hva du vil bruke på det nye systemet ditt.

Du bør også bruke tilstrekkelige ressurser til planlegging, forberedelse, testing og trening fordi hvis du ikke bruker penger i disse områdene, vil du sannsynligvis ende opp med å betale mer enn forventet for ERP -systemimplementeringen.