Hvordan ta opp et forretnings- eller profesjonelt brev

I denne epoken med teksting og direkte meldinger er det noen ganger vanskelig å huske alt du lærte på skolen om å skrive formelle brev. Du kan gå år i karrieren din uten å måtte skrive mer enn en profesjonell e-post. Imidlertid er profesjonell brevskriving en viktig ferdighet når du er jobbjakt, karrierettverk eller sender annen forretningsrelatert korrespondanse.

Når det gjelder jobbsøking, må du trekke ut alle stoppene i å se profesjonelle. Uformell vil ikke gjøre når du prøver å imponere en ansettelsesansvarlig og skille seg ut fra konkurransen din. Det første en potensiell arbeidsgiver ser er hvordan brevet blir adressert, så å følge de riktige reglene for å adressere et brev eller profesjonell korrespondanse er avgjørende for din karriere-relaterte og forretningskommunikasjon.

Først og fremst, når du skriver et brev eller sender en e -postmelding for ansettelses- eller forretningsformål, er det viktig å bruke formelt språk når du adresserer personen du skriver til med mindre du kjenner dem ekstremt godt.

Hvis du er usikker på om du skal bruke en formell eller tilfeldig (fornavn) adresseform, feil på siden av profesjonalitet og bruke den formelle betegnelsen.

Hvordan ta opp et brev: MR., Dr., MS., eller fru.

Den aktuelle tittelen som skal brukes når du skriver til en mann er MR. For en kvinne, bruk MS., Selv om du kjenner adressatens sivilstand. MS. er mer profesjonell enn frøken eller fru, som kan se ut til å være utdatert.

For en lege eller noen med pH.D., Bruk dr. som en tittel. Alternativt kan du også bruke "Professor" hvis du skriver til et universitets- eller høyskolefakultetsmedlem.

Hvis du ikke kjenner kjønnsidentiteten til personen du adresserer, bruker du en kjønnsnøytral hilsen og bare inkluderer deres første og etternavn, e.g., "Kjære Tristan Dolan.""

Eksempler på brevhilsen

Mange bokstaver er passende for forretnings- og sysselsettingsrelatert korrespondanse, inkludert:

• Kjære MR. Smith
• Kjære fru. Markham
• Kjære Kiley Doe
• Kjære dr. Haven
• Kjære professor Jones

Følg hilsenen med en tykktarm eller komma, bruk deretter en linjepause og start første ledd i brevet ditt. For eksempel:

Kjære MR. Smith:

Første ledd i brevet.

Finne en kontaktperson

Alison Czinkota © The Balance 2018

Du trenger ikke å vite navnet på personen du tar opp, men det skader ikke, og faktisk kan det gjøre et positivt inntrykk, spesielt hvis du prøver å score et jobbintervju. Å bruke et navn kan være en utfordring da arbeidsgivere ofte ikke klarer å oppgi et kontaktnavn i en stillingsannonse, spesielt på store jobbsøkingssteder.

Det er verdt å prøve å finne kontaktpersonen fordi det tar seg tid til å oppdage personens navn vil demonstrere personlig initiativ. Det viser også en oppmerksomhet på detaljer som vil snakke godt for deg når din CV blir gjennomgått.

Den beste måten å finne navnet på en kontakt hos selskapet er å spørre. Hvis du nettverk deg inn i en posisjon, kan du be nettverkskontakten din om navnet og e -postadressen til den beste personen å snakke med om stillingen. I tillegg til det, ring hovednummeret til selskapet og spør resepsjonisten om navn og kontaktinformasjon fra HRR Resources (HR) som har ansvaret for ansettelser (eller sjefen for slik-og-slik avdeling osv.).

Hvis ingen av disse metodene fungerer, kan du ofte avdekke informasjonen du søker ved å gjøre litt internett -sleuthing. Start med selskapets nettsted og se etter oppført personell. Du vil ofte se en HR -kontakt på personalsiden eller firmakatalogen.

Hvis det ikke gir resultater, er det på tide å treffe LinkedIn og gjøre et avansert søk etter jobbtitler og firmanavn. I prosessen kan du til og med finne en annen forbindelse til personen du leter etter. Det er aldri en dårlig ting når du prøver å få et menneske til å se på CVen din.

Eksempelbrev med en kontaktperson

Fornavn Etternavn
Adressen din
Din by, statlig postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epost

Dato

kontakt navn
Tittel
selskapsnavn
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære MR./MS. Etternavn,

Jeg skriver om universitetets kommende studentkarriere nettverksarrangement. Jeg er interessert i å reservere en messe fordi vi ønsker å ansette to nye designere. 

Navnet på selskapet vårt er Blue Fox Designs, og jeg vil gjerne få kontakt med noen av design- og kunststudentene dine som skal uteksamineres i år. Vi fokuserer på moderne hjemmets interiørdesign og dekorasjon. 

Gi meg beskjed hvis du har plass på arrangementet ditt. Du kan sende meg en e -post på [email protected] eller ring mobiltelefonen min på 555-555-5555.

Vennlig hilsen,

Signatur (for et papirkopi)

Det skrevne navnet ditt

Når du ikke har en kontaktperson

Hvis du ikke har en kontaktperson i selskapet, kan du enten forlate hilsen fra følgebrevet og starte med første ledd eller bruke en generell hilsen. For eksempel:

• Til den det måtte gjelde
• Kjære ansettelsesansvarlig
• Kjære menneskelige ressurssjef
• Kjære Herr eller Fru (Vær forsiktig med å bruke denne, den kan høres antikvitert)

Følg den generelle hilsen med en tykktarm, akkurat som dette:

Kjære ansettelsesleder:

Første ledd i brevet.

Eksempelbrev uten kontaktperson

Fornavn Etternavn
Adressen din
Din by, statlig postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epost

Dato

Kjære ansettelsesleder:

Jeg skriver for å forhøre meg om muligheten for eventuelle stillinger ved Woodlynn Publishing. Spesielt leter jeg etter en stilling som administrativ assistent. Jeg har seks års erfaring som administrativ assistent ved Wedgewood Realty i North Grove, men jeg skal flytte til ditt område neste måned, så jeg søker en ny stilling.

Gi meg beskjed hvis du har noen muligheter tilgjengelig. Jeg har lagt ved CVen min for din vurdering. Min nåværende leder, John Anderson, og to av mine kolleger er veldig villige til å gi referanser til å bevitne mine kvalifikasjoner.

Du kan kontakte meg på [email protected] eller på telefon på 555-555-5555. jeg ser frem til å høre fra deg.

Vennlig hilsen,

Signatur (for et papirkopi)

Det skrevne navnet ditt

Hvordan ta opp konvolutten

Bruk en konvolutt med forretningsstørrelse (nr. 10) for all mailet korrespondanse, og brett brevet til tredjedeler.

• Returadressen din (Navn, gateadresse, by, stat og postnummer) skal være øverst til venstre på konvolutten.
• Forsikre deg om at mottakerens navn og adresse (Kontaktperson, selskap, gateadresse, by, stat og postnummer) Er sentrert på konvolutten.
• Sett frimerket øverst til høyre i konvolutten.

Profesjonelle kommunikasjonsevner

Riktig å adressere et forretnings- eller profesjonelt brev er ikke en ferdighet du bare trenger når du søker etter jobber. Når du er ansatt, vil det være tider når du må skrive brev som krever formelle adresser og hilsener.