Hvordan svare på en forespørsel om forslag (RFP) effektivt

Å svare på en forespørsel om forslag (RFP) ligner på å sende inn et forretningsforslag ved at målet er å overbevise den potensielle kunden om at selskapet ditt er den rette for å løse deres spesielle problem. Et effektivt svar på en RFP krever presis ordlyd og demonstrert kunnskap og erfaring med håndtering av emnet for hånden. Forespørsler om forslag blir vanligvis evaluert av en gruppe styremedlemmer eller komitéstyremedlemmer med tilstrekkelig kompetanse til raskt å bekrefte eller avvise legitimasjonen til selskapene som konkurrerer om det spesifikke prosjektet. Når du svarer på en RFP, vil du fokusere på din forståelse av klientens behov mens du fremhever bedriftens evne til å imøtekomme disse behovene.

01 av 10

Forstå hvilke tjenester som kreves

Du må forstå og svare på bekymringene og forventningen til klienten din fullstendig. Husk at du ikke kan svare på samme måte for hver RFP du mottar. Sørg for å understreke hva kunden vil ha og hvordan du kan tilby det til kunden.

02 av 10

Identifiser problemet og løsningen

En forespørsel om forslag utstedes når et problem har oppstått eller et problem eller utfordring ligger foran. I svaret ditt på en RFP, må du skissere ferdighetene, ressursene og metodologiene du vil bruke for å løse eller konfrontere problemet. De fleste byråer som gir en forespørsel om et forslag har spesifikke krav som må oppfylles. Sørg for å presentere en klar og kortfattet plan for å oppfylle disse kravene.

03 av 10

Tenk på prosjektomfanget

Å forstå omfanget av prosjektet vil tillate deg å forberede det beste teamet, ressursene og tidsrammen som trengs for å håndtere problemet. Husk omfanget alltid i bakhodet, svaret ditt kan tilby ideer og beskrive logistikk for å løse problemet, samt tilby eksempler og beskrivelser av hvordan selskapet ditt har overvunnet lignende utfordringer i tidligere prosjekter eller, hvis aktuelt, i nåværende prosjekter.

04 av 10

Vær realistisk

Ikke lag idealistiske scenarier med usannsynlige løsninger og metodologier. I stedet kan du foreslå reelle løsninger som involverer ekte teammedlemmer. Du må ta med en plan samt forventningene til når prosjektet vil starte og konkludere. Hvis aktuelt, kan svaret ditt inneholde ideer for midlertidige løsninger i mellomtiden.

05 av 10

Tilby flere alternativer

Når det er mulig, kan du prøve å presentere alternative måter å løse problemet. Foreslår flere alternativer formidler til klienten at du kan håndtere uventede forhold som kan oppstå fra problemet.

06 av 10

Møte konkurransen

Tror ikke at du er den eneste som svarer på forslaget. I tillegg til å glede klienten, må du også seire over konkurransen. Presentere virkelige ideer om fordelene ved å velge deg mot de andre firmaene. Uthev styrkene dine og prøv å minimere svakhetene dine. Og husk: det handler om deg; Ikke snakk om konkurrentene dine direkte.

07 av 10

Gi merverdi

Present til klienten bredere alternativer som vil utfylle det spesifikke problemet med RFP. Foreslå andre ting og handlinger som vil representere ekstra besparelser til klienten. Liste for eksempel alternativene for verdieknikk som du kan bruke eller beskrive måter å spare penger mens du oppnår det overordnede målet som er angitt i RFP.

08 av 10

Presentere teamet ditt

Identifiser nøkkelpersoner som har erfaring med å jobbe med lignende prosjekter som RFP -målet. Når det er mulig, inkluderer teammedlemmer med relevante fritidsaktiviteter, trening og andre læringsopplevelser. Presentere et organisasjonskart på ressursene, hvor mye tid som er viet til prosjektet, når teamet vil delta, og når ressursene vil bli trukket tilbake fra prosjektet.

09 av 10

Diskuter en tidsramme

Presentere en tidsramme og skissere spesifikke tidsplaner for hvordan problemet vil bli løst eller hvor lenge implementeringsprosessen vil vare. En P6- eller MS -prosjektplan vil demonstrere din forståelse av prosjektet. Hvis det er ressursbelastet, enda bedre.

10 av 10

Gi referanser

Identifiser lignende byråer med lignende problemer som du har jobbet med og de spesifikke problemene og løsningene og problemene du har taklet. Beskriv nøkkelaktørene, prosjektstørrelsen, tidsplaner, kostnader og problemer adressert i hvert tilfelle.