Hvordan lukke kontoret for høytiden

Å forberede kontoret før du avslutter høytiden krever nøye forberedelser. Riktig meldinger vil sikre at dine kunder, leverandører og ansatte kan planlegge rundt nedleggelsen, og det betyr at du ikke trenger å takle mange sinte klager før og etter pausen. Det bør sørge for en bekymringsløs ferie og en velfortjent hvile. 

Her er en enkel sjekkliste over trinn, fra å sette besittede meldinger til å tilbakestille termostater, som vil gjøre ferien til å lukke og lønnsom. 

Gi beskjed til ansatte, kunder og leverandører

Grady Coppell / Getty Images

Forsikre deg om at du varsler interessenter i selskapet ditt minst to til fire uker i forkant av tid. Ansatte kan varsles og påminnes gjennom kontorkalendersystemer, e-postvarsler, skilt og innlegg rundt kontoret og setter inn i lønnsjekkene sine. Og ikke glem de oppfølgingsminnene; Ikke hver melding gjør det gjennom første gang.

Du kan varsle kunder gjennom nettstedet ditt og den automatiserte ledsageren på telefonsystemet ditt.

Gi beskjed til leverandører (spesielt de med gjentatte leveringsplaner) via e -post, telefon eller vanlig postpost. 

Varsle sikkerhetspersonell eller tjenester

Andreypopov / Getty Images

Gi beskjed til sikkerhetspersonellet eller sikkerhetstjenesten din om dine kommende lukkedatoer. Forsikre deg om at sikkerhetsleverandørene dine har en oppdatert nødkontaktliste som inneholder kontaktinformasjonen, inkludert telefonnumre, for deg og dine nøkkelansatte. De bør vite hvem de skal kontakte i tilfelle et sikkerhetsspørsmål, selv når kontoret er stengt for virksomhet, og hvem som er autorisert til å være i bygningen under nedleggelsen.

Endre automatisert ledsager hilsen

Chainarong Prasertthai / Getty Images

En uke eller to før avslutningen, registrer du en automatisert ledsager hilsen på telefonsystemet ditt som forklarer at kontoret vil være stengt i en lengre periode. Inkluder datoen da du vil lukke og når du forventer å åpne igjen. Rett før du drar, registrer en annen automatisert hilsen som understreker når du kommer tilbake, og når det er aktuelt, til hvem innringere skal rette spørsmål i ditt fravær.

Hvis du leverer nødetater, for eksempel oppvarming og kjøling, rørleggerarbeid eller andre viktige kundeservices, må du huske å fortelle innringerne dine hvordan du kan nå svarstjenesten din eller mobiltelefonen din i tilfelle en nødsituasjon.

Gi beskjed til svarstjenesten din

PeopleImages / Getty Images

Gi beskjed til svarstjenesten din til datoene om at kontoret vil være stengt, og oppdater kontaktlisten din med telefonnumrene til ansatte som vil være på vakt. Forsikre deg om at de vet hvem de skal kontakte i spesifikke situasjoner; Du vil ikke at ledere på toppnivå varslet i tilfelle et leveringsproblem, for eksempel.

Endre telefonsvarerhilsen

Jonnie Miles / Getty Images

Hvis telefonsystemet ditt lar ansatte motta eksterne samtaler på pultene sine, må du instruere dem om å registrere en "stengt for høytiden" -meldingen eller "Out of Office" -tjenestehilsen som gir innringere viktige detaljer om avslutningen. Ansatte bør fortelle innringere når de kommer tilbake til kontoret og hva de skal gjøre hvis de trenger øyeblikkelig hjelp mens kontoret er stengt. I de fleste tilfeller vil du ikke at ansatte skal gi ut personlig kontaktinformasjon. 

Reduser termostater, slå av kontorutstyr

Monty Rakusen / Getty Images

Spar energi og penger ved å sette eller omprogrammere kontoret dine termostater under nedleggelsen. Du vil bli overrasket over kostnadsbesparelsene du kan påløpe, og det kan være en god PR -mulighet; Vis at selskapet ditt er forpliktet til å bevare ressursene.

Du kan også spare energi og penger ved å slå av alt ikke -viktig kontorutstyr, inkludert skrivebordslamper, kopimaskiner, skrivere og datamaskiner.

Backup -servere

Casarsaguru / Getty Images

Hvis du har datamaskiner og servere, må du sørge for at sikkerhetskopieringssyklusen går på riktig måte før og etter nedleggelsen. Reduser eksponeringen din for en katastrofe ved å planlegge sikkerhetskopien på stedet for en tidlig henting. Det er et område hvor du vil ha klare instruksjoner du skal kontakte i tilfelle et problem, så pass på at svarstjenesten din er riktig informert.

Ikke skru av

Paul Bradbury / Getty Images

Det er noe kontorutstyr du ikke bør slå av, inkludert:

• Faksmaskiner
• Telefonsystem
• Servere og sikkerhetskopieringssystemer
• Kjøleenheter
• Sikkerhetssystemer