Hvordan lage en ansattes retningslinjer for retningslinjer og prosedyrer

Selv om virksomheten din bare har en ansatt, trenger du en ansatthåndbok som inkluderer alle dine retningslinjer, prosedyrer og fordeler. Retningslinjer forsikrer deg om at du behandler alle ansatte rettferdig og rettferdig, mens prosedyrer er "how-tos" som hjelper deg å drive operasjoner jevnt.

Å samle alt i en håndbok og kreve at dine ansatte skal lese det kan gjøre livet ditt som sjef enklere og dine ansatte mer klare, innhold og forsikret.

Sørg for å ha en advokat som er en ekspert innen ansettelsesloven, hjelper deg med håndboken din til å være sikker på at det ikke er noe i den som kan forårsake deg problemer. Å betale en advokat for å gi denne gjennomgangen kan redde deg fra å inkludere noe som kan misforstås av en leser.

Opprette en ansatthåndbok

Håndboken din skal ha flere seksjoner, inkludert:

• Introduksjon
• Retningslinjer
• fordeler
• Prosedyrer

Introduksjon

Introduksjonen til din ansattes håndbok skal inneholde mer enn bare noen få ord om bedriften din. Det lar dine ansatte forstå viktigheten av håndboken og inkluderer et område for dem å signere for å erkjenne at de har lest håndboken. Det kan være lurt å inkludere:

• Historien til virksomheten din
• Din uttalelse om formål eller oppdragserklæring
• Et velkomstbrev
• Uttalelser fra selskapet, inkludert en erklæring om vilje-sysselsetting, lik sysselsettingsmulighet, ikke-opplevelse og politikk mot trakassering på arbeidsplassen

Inkluder et ansattes signaturdokument atskilt fra håndboken. Forsikre deg om at hver ansatt signerer dokumentet som sier at de har lest og forstår håndboken. Inkluder bekreftelsen i hver ansattes personellfil.

Ikke prøv å skrive disse uttalelsene selv, kopiere dem fra Internett, eller bruk en gratis juridisk form. Få advokaten din til å skrive disse uttalelsene og ansattes signaturdokument for å sikre at de overholder alle statlige og føderale lover.

Ansattes retningslinjer

Den første store delen av ansattes håndbok inneholder ansattes retningslinjer. Disse retningslinjene gir informasjon til ansatte om dine forventninger til dem.

Oppmøte og punktlighet

Inkluder en seksjon som sier at ansatte forventes å være på jobb hver dag og i tide. Definer "overdreven" fravær og "vanlig" forsinkelse.

Pauser, lunsjtider, Staff Lounge

Kan ansatte ta pauser når som helst, eller er det spesifikke pausetider? Hva med lunsj? Beskriv protokollene for pauser og bruk av Staff Lounge.

Dataprogramvare og dokumenter

Gjør ansatte oppmerksom på opphavsrettslover knyttet til dokumenter. Hvilke dokumenter kan ikke kopieres? Hvilken programvare kan kopieres? Hvor er programvarelisensene og hva sier de?

konfidensialitet

Oppgi retningslinjene knyttet til forretningssaker og bedriftens forretningshemmeligheter.

Gaver

Ansatte skal ikke ta gaver fra kunder bortsett fra veldig små symboler.

Disiplin og oppsigelse

Beskriv prosedyrer for disiplin, inkludert advarsler, både skriftlig og verbal. Inkluderer en ankeprosess, selv for et lite kontor, slik at ansatte føler at de har et sted å henvende seg til. Beskriv omstendigheter under hvilke sysselsetting kan avsluttes. Hvor mye varsel er gitt? Hvordan betales akkumulert ferie?

Narkotika og alkoholbruk; Røykepolitikk

Oppgi at bruk av narkotika eller alkohol i selskapets lokaler er grunn til øyeblikkelig oppsigelse. Tillater du røyking i selskapets lokaler? I så fall, hvor?

Evalueringer

Fortell ansatte hvordan og når du gjennomfører resultatanmeldelser.

Ansattes status: heltid, deltid

Beskriv de ukentlige timene som kreves for heltidsarbeid (32? 35? 40?). Har heltidsansatte fordeler (for eksempel helseforsikring) som deltidere ikke gjør det? Mottar deltidere betalt ferie?

Kontor/anlegg kleskode

Det kan være lurt å inkludere en generell uttalelse om overholdelse av klespolitikk, enten det er forretningsinformell eller mer formell. Og hvis ansatte er pålagt å bruke spesifikke uniformer, som betaler for disse? Som betaler for rengjøring?

Orientering og opplæring av nye ansatte

Beskriv selskapets program for trening og orientering på jobben. Er orienteringstid betalt?

Lønnsperioder/tidsark/lønnsslipp/overtid

Hvor ofte betales ansatte? (Lønnsperioder kan være annerledes for funksjonær og timeansatte.) Understreke at tidsark/tidskort må vedlikeholdes av alle ansatte; Når må de bli slått inn? Oppgi når ansatte er kvalifisert for overtid.

Parkering for ansatte

Beskriv parkeringsplassen din og eventuelle begrensninger for bruken av den. Trenger ansatte et parkeringskort for å komme inn i partiene? Hvordan overvåkes partiene?

Personlige telefonsamtaler, bruk av sosiale medier og besøkende

Beskriv retningslinjene dine for besøkende og ved bruk av sosiale medier og ringe personlige telefonsamtaler på selskapets tid.

Prøvetid

Det er en god idé å inkludere en periode, vanligvis ikke mer enn 90 dager, hvor en ny ansatt blir evaluert og sysselsettingen er "midlertidig" eller "når du vil."Du kan justere lønn etter denne prøvetid for å gi et incentiv til en ny ansatt.

Oppsigelse

Du kan request at en ansatt som ønsker å trekke seg for å gi deg minst to ukers varsel.

Værdager

Beskriv hvordan og når du vil varsle ansatte hvis virksomheten er stengt for dårlig vær. Inkluder en uttalelse om hvordan du vil behandle ansattes fri for været når virksomheten forblir åpen.

Ansattes fordeler

Betalt fri (ferier, personlig tid, sykedager)

Det er ingen føderal lov som krever at du betaler en ansatt for fri, inkludert ferier, personlig tid eller syketid, men noen stater har krav til å gi ansatte fri. Det er en rekke måter å bestemme hvordan de skal håndtere disse tidsoppgavene. Snakk med en menneskelig ressurspesialist eller advokaten din.

Høytider

Ingen føderal lov krever ferielønn; Hvis virksomheten din er stengt for en ferie, trenger du ikke betale for denne tiden. Hva betalte høytider gir du? Liste over spesifikke ferier for hvert år. Du kan bestemme deg for å endre høytiden fra år til år, men vanligvis må du opprettholde samme antall. Skulle du kreve at ansatte jobber dagen før og dagen etter en ferie for å motta ferielønn? Du trenger ikke å betale deltidsansatte for høytider, selv om heltidsansatte mottar dem.

Juryplikt

Fair Labour Standards Act krever ikke betaling for fri, inkludert juryplikt. Noen stater krever at arbeidsgivere betaler ansatte som blir bedt om å tjene på juryer.

Blader av fravær

Selv om du ikke trenger å gi betalt permisjon i henhold til bestemmelsene i familiens medisinske permisjonslov. Men noen blader er FMLA -beskyttet hvis de er til bestemte formål.

Militær permisjon

Hvordan vil du takle ansatte som blir kalt til aktiv plikt? Se denne artikkelen om Uniform Services Employment and ReTemployment Rights Act (USERRA) og snakk med advokaten din om arbeidsgiverkrav.

Ventetperioder

Må ansatte vente en viss tid for å motta fordeler? Kan prøvetidsansatte begynner å påløpe (akkumulere) fordeler?

Ansattes prosedyrer

I denne delen, liste opp alle de vanlige prosedyrene som ansatte deltar i, inkludert:

• Økonomisk og regnskap
• Lønnsbehandling
• Administrativt
• Salg
• Markedsføring og publisitet
• Inventory, frakt og innkjøp

To siste trinn

Kom tilbake med det juridiske teamet ditt for å være sikker på at alt er riktig, og at det samsvarer med alle statlige og føderale lover.

Skriv deretter ut kopier av håndboken din og distribuere dem til alle ansatte. Forsikre deg om at du får en signatur fra alle som sier at de har lest og forstår alt. Hold disse signaturene på filen.