Hvordan du kan holde dine kvitteringer organisert

Når du først starter en virksomhet, kan det være lurt å holde kvitteringer samlet for å trekke virksomhetsutgifter på inntektsskatten din og mer. Et bedre system kreves for når det er på tide å gjøre bokføring i stedet for å fylle alle dine forretningskvitteringer i en skrivebordsskuff. Å oppdage en uorganisert masse kvitteringer kan selvfølgelig skape et rot av problemer.

Å holde organisert virksomhetskvitteringer kan hjelpe bedriftseiere å overvåke fremdriften i virksomheten, sammen med å forberede dem til regnskap. Det hjelper også med å identifisere inntektskilder, holder rede på utgifter og utarbeider varer til selvangivelse.

Et bedre system

Gjennom årene er det viktig å utvikle et godt arkiveringssystem for kvitteringer. For eksempel kan dette omfatte et arkiveringssystem som gjør datainnføringen enkelt og lar deg hente en bestemt kvittering hvis du trenger å søke etter en bestemt dato eller kategori.

Et eksempel på å holde organisert virksomhetskvitteringer er å holde en serie filmapper merket etter måned og år, for eksempel "Kvitteringer november 2017". De to mest aktuelle filmappene kan sitte på toppen av skrivebordet ditt, slik at når du samler inn kvitteringer på de forskjellige rundene dine, er det enkelt å slå dem inn i riktig månedlig mappe.

Når du gjør dine månedlige dataoppføringer, kan du ta den aktuelle månedlige filmappen og sortere forretningskvitteringer i hauger basert på deres inntektsskatteklassifiseringer. For eksempel kan du binde alle programvaremottakene sammen, alle kvitteringer for mat og underholdningskostnader sammen, og alle bilrelaterte utgiftskvitteringer sammen. Når du er ferdig med å legge inn dataene, kan du legge månedens kvitteringsmappe på riktig sted i en skuff av et av arkivskapene dine.

Hvis du er en forretningsperson med mange kostnadskvitteringer, er det enkelt å endre det samme systemet som er skissert ovenfor, sammen med hyppigere oppføringer.

Lage kopier eller digitale bilder

Hvis du prøver å gjøre overgangen til et "papirløst kontor" som det meste av den moderne verden i disse dager, kan du skanne kostnadskvitteringer og lagre dem med annen informasjon om digital regnskap. Noen av de nyere skybaserte regnskapsprogramvarene har mobilapper som lar deg ta en mobiltelefon-snap av en utgiftskvittering og registrere den på farten.

For de som driver virksomhet i Canada, er papirkopier eller digitale bilder av kostnadskvitteringer som regel akseptabel for Canada Revenue Agency (CRA), forutsatt at de er leselige. Hvis ikke, kan CRA kreve å se de opprinnelige papirdokumentene under en revisjon eller rutinemessig forespørsel om dokumentasjon. Dermed bør originalene alltid holdes for foreskrevet tid, noe som i gjennomsnitt er i antydet seks år.

Lett skattetidsbyrde

Utbetalingen for å ha tatt seg tid til å organisere kostnadskvitteringene dine før du sendte dem inn, er å gjøre virksomhetens selvangivelse. For en ting vil du ha alle kvitteringene dine som kommer til å tjene som bevis for dine virksomhetsrelaterte skattefradrag. For en annen betyr det å ha sortert kvitteringene dine etter forretningskostnadskategorier alle relevante kvitteringer for hver kategori er klare til totalt og vil gjøre det å fylle ut selvangivelsen rask og enkel.

Merk: I Canada, hvis du driver et eneste eierforhold eller et partnerskap, legges forretningsutgiftene dine på T2125 -skjemaet som er en del av T1 -selvangivelsen. Hvis du driver virksomheten din som selskap i Canada, vil du kreve dine forretningsutgifter på T2 -selskapets selvangivelse.

Når inntektsskatten din er arkivert

Fordi så mange selvangivelser nå er arkivert på nettet, er det ikke lenger vanlig eller nødvendig å sende kostnadskvitteringene dine inn når du innleverer inntektsskatten. I stedet, legg alle relevante kvitteringer for skatteåret i en enkelt mappe merket etter år, for eksempel "skattemottak 2019", og legg til mappen i arkivskapet ditt, enten det er digitalt eller fysisk.

Hvis du noen gang har noen tvist med Canada Revenue Agency, IRS eller bli revidert, vil kvitteringene dine være avgjørende bevis.