Hvordan gi konstruktive tilbakemeldinger for å utvikle ansattes ferdigheter

Rajeev Behera, administrerende direktør i Performance Management -plattformen RefleKtive, kommenterte en gang: "Ros per definisjon uttrykker godkjenning eller beundring av noe eller noen. Tilbakemelding er derimot informasjon om en persons utførelse av en oppgave som brukes som forbedringsgrunnlag. Med andre ord, både tilbakemeldinger og ros kan være positive, men tilbakemelding er alltid designet for å forbedre ytelsen.""

Tilbakemelding skal være i tråd med den ansattes mål og ferdigheter, og designet for å hjelpe dem med profesjonell vekst. Det er mye som er bra med å gi ros for de som gjør jobben.

Når du berømmer dine ansatte, må du huske at det ikke gjorde noe for å hjelpe deres utvikling eller vekst, det lar dem bare vite at du ser og setter pris på arbeidet deres.

Utvikle ansattes mål

Når du administrerer arbeidsstyrken din, bør du over kort tid legge merke til atferden og jobbytelsen til dine ansatte. Når du merker disse, bør du begynne å skrive ned det du ser, slik at du kan begynne å utvikle en vekstplan for hver av dem.

Etter en tid, vil du kjenne dine ansattes resultatmål-hvilke salgsmål de skal nå, hvor mange filer de skal behandle hver dag, eller hva de ansatte jobber mot.

Mens du observerer, må du spørre dem hva deres personlige karrieremål er, slik at du også kan ta opp det under en tilbakemeldingsøkt.

Disse trinnene vil hjelpe deg å fokusere tilbakemeldingene dine. Behera anbefaler å ta disse målene og dele dem inn i oppnåelige oppgaver og ferdigheter slik at de ikke holder seg vage. For eksempel, hvis din ansattes mål er å "gi bedre presentasjoner", vil du bryte ned hvilke ferdigheter som trengs.

Ferdighetene som trengs for presentasjoner kan være:

• Snakker selvsikkert og tydelig
• Kunnskap om emnet
• Å lage lysbilder som formidler data bedre enn ord kan
• Svare på spørsmål fra møtedeltakerne
• Holde møtet fokusert ved å omdirigere folk tilbake til hovedemnet

Deretter gir du tilbakemelding for den ansatte på presentasjonen. Henvis tilbake til disse ferdighetene. “Du var trygg på disse dataene. Du visste nøyaktig hva du snakket om, og alle på møtet kunne fortelle at du var forberedt.”

Merk at du er spesifikk, og fokuserer på områdene som den ansatte trenger å forbedre.

Vanlige en-til-en-møter

Hvis du vil gi positive tilbakemeldinger til dine ansatte, bør du ta deg tid til å gjøre det. Tilbakemelding på stedet er effektiv og nødvendig, men en rolig økt der dere begge kan snakke er best.

Et realistisk mål for vanlige tilbakemeldingsøkter er en gang i måneden. Dette er kanskje ikke oppnåelig i noen bransjer, så arbeid for å lage dem så ofte du kan. Uansett plan du velger, bør du prøve å møte dine ansatte ofte nok slik at de drar nytte av samspillet.

Hvis du har all informasjon til slutten av året gjennomgang, vil det ikke bety mye for den ansatte, og det vil ikke hjelpe den ansatte med å forbedre noen i løpet av perioden. Slutten av året gjennomgangen skal brukes til å oppsummere alle de tidligere tilbakemeldingsøktene for å vise den ansatte fremdriften de har gjort.

Tidlig og hyppig tilbakemelding lar den ansatte vite at de er på rett vei, og at de kan bruke de samme strategiene på andre områder. Du vil sannsynligvis glemme (og det samme vil den ansatte) de fleste handlingene som fortjente å ringe ut hvis du bare gir tilbakemelding en eller to ganger i året.

Unngå tilbakemeldingssandwich

Alle som jobber i ledelse eller menneskelige ressurser har hørt at du bør sandwich "dårlig tilbakemelding" mellom to lag med "god tilbakemelding". Så for eksempel sier du: “Jane, du gjorde en god jobb med den presentasjonen. Imidlertid var du sent på tre av fem dager i forrige uke, og jeg, eh, liker e -postsignaturen din.”

Dette har ingen positive effekter. Det er bare gjort fordi manageren følte seg tvunget til å gi tilbakemelding. Dette sees vanligvis når det er obligatoriske tilbakemeldingsøkter, ledere har ikke noe forberedt, og de ble lært å bruke sandwich -metoden.

Gi utviklingsmessige tilbakemeldinger 

Noe annet å huske på er at det ikke er noe som heter negativ eller dårlig tilbakemelding. En tilbakemeldingsøkt bør identifisere problemer, men ha positive ideer eller mål som et resultat. Hvis Jane var sent tre av fem dager i forrige uke, kan du gi tilbakemelding til henne. "Jane, jeg la merke til at du var sen i forrige uke tre dager. Er alt ok, eller noe jeg kan gjøre for å hjelpe deg med å lage det her i tide?""

"Det var bilproblemer, men det er løst nå? Høres bra ut, jeg er glad for at du fikk den løst.""

Det var ikke noe negativt med dette, og Jane hadde et faktisk problem.

Nå hvis Jane hadde våknet sent de tre dagene, vil kanskje en tilbakemeldingsøkt med noen mål og trinn som er designet, sikre at hun er i tide. "Jane, hva synes du om å sjekke alarmen din hver natt for å sikre at den er satt, legge klærne ut kvelden før, og sikre at du drar på et tidspunkt som lar deg gjøre det gjennom trafikken for å komme hit for jobb?""

Igjen, dette er ikke "dårlig tilbakemelding", det er ganske enkelt tilbakemelding.

God tilbakemelding er viktig

Managing handler ikke bare om å oppnå tallene og holde ledere lykkelige. Det handler ikke om ros og takknemlighet du tilbyr ansatte når de gjør en god jobb.

Ledelse handler også om å utvikle, motivere og coache ansatte. Tilbakemelding som brukes riktig vil gjøre avdelingen din til et flott sted å jobbe, og gi dine ansatte en sjanse til å vokse. Når du pleier dine ansatte, vil du se forbedringer i produktiviteten din. Alle kan dra nytte av spesifikke og positive tilbakemeldinger.