Hvordan lese og godkjenne en bankettbegivenhetsordre (BEO)

Lokaler ønsker å være sikre på at store arrangementer går av uten problemer, eller hvis det er et slag, vil de være sikre på at det ikke er deres feil. Med det i bakhodet gir de nøye utformede banketthendelsesbestillinger (BEOS) hvilke hendelseskoordinatorer må signere. Selv om det kan være vanskelig å saksøke hvis en BEO ikke blir fulgt til brevet, er det en lovlig kontrakt og bør leses nøye før den er signert.

Hva er en bankettbegivenhetsordre?

Nesten alle større arrangementer som er planlagt på et hotell eller et spesielt arrangementanlegg, krever en BEO, som er en kontrakt som skisserer alle detaljer i arrangementet. Hvis du er en hendelsesplanlegger, vil du bli kjent med Beos slik at du kan sikre at alle detaljer er dekket riktig.

Avtalen er ofte skissert på et skjema som beskriver valg for mat og drikke, lyd/visuell, romoppsett, midtpunkt i bordet, bemanningskrav og alle andre elementer knyttet til arrangementet ditt. Inkludert i BEO er en spesifisert liste over kostnader du trenger å betale. Ovennevnte informasjon vil vanligvis være gruppert under underoverskrifter, sammen med kontaktinformasjon, plan, vilkår og betingelser for arrangementet og signaturblokkene.

Leser Beo

Selv om det er åpenbart at du må lese BEO og godta vilkårene som er beskrevet i avtalen, må du også lese det fine utskriften. Det er viktig å bli fullstendig informert om hva du samtykker til, inkludert alle kostnader.

Sjekk at følgende er skissert i den generelle delen av BEO:

• Kontakts informasjon, inkludert et mobiltelefonnummer
• Bruk av plassen for dagen for arrangementet (dobbeltsjekk for å være sikker på at de nevnte områdene er plassene du turnerte)
• Oppsett, start og sluttider for arrangementet
• Det totale antallet gjester forventet

Arrangementer av mat og drikke

En del av BEO vil bli viet til mat- og drikkearrangementer. Du vil sørge for at følgende er detaljert i denne delen:

• Hele menyen, inkludert alle kurs
• Hver vare på en buffé, og hvordan hver stasjon vil bli satt og plassert i rommet
• Hvordan arenaen har til hensikt å imøtekomme behovene til gjester som har spesielle kostholdsproblemer (for eksempel glutenfri eller vegetarisk dietter)
• Tjenestetider
• Spesielle ting angående service, for eksempel vin og glitrende vann på bordene
• En oversikt over alle matpriser
• Detaljert liste over alkohol, inkludert merker av alkohol og øl tilgjengelig i baren

Romoppsett

BEO skal spesifikt skissere hele romoppsettet. Dette inkluderer:

• Plassering av bord
• Antall seter per bord
• Plassering av matstasjoner
• Plassering av underholdning (og detaljer om innkvartering av underholdere hvis det er aktuelt, inkludert lagring av utstyr, tilgang til mat og drikke, skifte plass osv.)
• Plassering av bar (er)

Noen Beos kan til og med inkludere et diagram over romoppsettet.

Lyd/visuelle og eksterne leverandører

Audio/visuelle ordninger vises noen ganger på en BEO, men siden mange arenaer kontrakter A/V -tjenester til en tredjepart, kan det være en egen kontrakt. Hvis det er inkludert i BEO, må du sørge for at alle detaljer er ferdigstilt før du signerer kontrakten.

Vilkår og betingelser

Alle kontrakter, inkludert Beos, har vilkår og betingelser du må følge. Forsikre deg om at du er klar over alle vilkårene før du signerer dokumentet. For eksempel, hva er vilkårene i avtalen i tilfelle av kansellering? Hvordan vil tvister avgjøre hvis for eksempel en gjest glir og faller?

Det er viktig å stille spørsmål fra anleggssjefen og bekrefte detaljer med klienten din før du signerer. Når du har signert BEO, er det en bindende kontrakt.