Hvordan velge den perfekte hovedtaleren

Et av de viktigste underholdningselementene i en begivenhet er å velge en flott hovedtaler og andre presentatører for agendaen. Når du ansetter en ekstern foredragsholder for å fylle rollen, kan hendelsesplanleggere enten inngå kontrakt med en profesjonell foredragsholder eller stole på ekspertisen til et høyttalersbyrå. Enten det er en intern leder, bransjeleder eller en profesjonell foredragsholder, vil et vellykket program identifisere foredragsholdere tidlig i planleggingsprosessen.

Råd fra en ekspert

Diane Goodman, president i Goodman Speakers Bureau, Inc. I Windsor er CT en anerkjent bransjeleder i å tilby profesjonelle og nasjonalt anerkjente foredragsholdere og underholdere for bedrifts- og organisasjonsarrangementer. Hun er ekspertforfatter av Overlev søket: Hvordan målrette og velge den beste profesjonelle høyttaleren, En 12-siders grunning for møte- og begivenhetsplanleggere.

Goodman strukturerte guiden som en sjekkliste over nyttige tips og spørsmål som begynner og erfarne møteplanleggere bør ta opp internt før de når ut til å ansette eller velge en høyttaler.

Hva du skal gjøre før du velger en hovedtaler

Først og fremst, som med enhver hendelse, er forhåndsplanlegging alltid nyttig og til tider kritisk, til å lande den beste foredragsholderen for ditt arrangement. Det er mye lettere å sikre de beste høyttalerne ved å planlegge minst seks til 12 måneder før arrangementet. Normen for å bestille en profesjonell eller kjent foredragsholder pleide å være et år. Dette er selvfølgelig ikke alltid rimelig eller realistisk, og i dag har det vært kjent at bestillinger er gjort noen måneder i forveien. Hvis du kan hjelpe det, ikke la deg være i panikk i løpet av knasende tid. Du vil takke deg selv senere.

Så for å være forberedt nok til å starte hovedhøyttaler -søket, råder Goodman følgende trinn være i alle arrangementer og møteplanleggerens første interne sjekkliste:

1. Bestem møte logistikk/planlegging
2. Forstå publikum
3. Fang møtemålet
4. Definer forventningene til foredragsholderen
5. Benchmark suksess

Bare når disse oppgavene er tenkt gjennom (og kanskje andre som er spesifikke for arrangementet eller møtet), hvis du begynner hovedtøyfortaler -søket. En hovedtaler kan spille flere forskjellige roller for en konferanse eller møte. Krever møtet ditt en bedriftshøyttaler, eller vil publikum bli bedre tjent med en inspirerende eller motiverende foredragsholder? Å gå gjennom denne sjekklisten vil ikke bare gi et bedre rammeverk for å gjennomføre høyttalersøket ditt, men det vil spare deg for tid på back-enden for å få intern godkjenning på ditt første valg av høyttaler.

Hva du skal gjøre under hovedtillersøket

Når du vet den konseptuelle retningen på møtet, vil du ha en bedre opplevelse å finne en passende hovedtaler. Der de fleste hendelsesplanleggere sitter fast er ikke i selve søke- og utvelgelsesprosessen, men snarere i forhandlingene om hovedtaleravgift.

Profesjonelle hovedtalere med en publisert bok kan drive selskaper oppover $ 10.000 til $ 20.000, inkludert reisekostnader for et arrangement. En bestselgende forfatter i New York Times kan derimot samle så mye som $ 40.000 per talende engasjement. Selv om disse tallene kan føles ekstra høyt for hendelsesplanleggere som er nye på hovedtaleren, må du nærme deg gebyrene relativt. Hvordan sammenligner høyttaleravgiften å si kostnadene for den overgående morgenfrokosten eller antall mennesker som forventes på møtet?

Bunnlinjen

Siden hendelsesplanleggere fungerer som det interne og eksterne ansiktet til forretningsmøtet, vil denne typen strukturerte tilnærminger til høyttalervalg bidra til å oppnå de nødvendige interne godkjenningene for et budsjett, samt flytte et program fremover.

Når du planlegger et møte, er et av to scenarier en tendens til å oppstå: forretningsmøtedatoen er godkjent uten innhold, eller forretningsmøtedatoen er ikke godkjent uten bekreftet innhold.

Goodmans tilnærming anbefaler at hendelsesplanleggere skal ha en grundig forståelse av møtet, som skal delta på, hvilke meldinger som blir kommunisert, hvilken type foredragsholder som er nødvendig, og hva som har fungert tidligere.

Disse trinnene, kombinert med en viss planleggingsfleksibilitet og forhåndsplanlegging, vil resultere i et vellykket program.