Hvordan velge riktig leverandør for din virksomhet

Leverandør-valgprosessen kan være et veldig komplisert og emosjonelt selskap hvis du ikke vet hvordan du nærmer deg det helt fra starten. Her er seks trinn for å hjelpe deg med å velge riktig leverandør for din virksomhet. Denne guiden vil vise deg hvordan du kan analysere forretningskravene dine, søke etter potensielle leverandører, lede teamet i å velge den vinnende leverandøren, gi deg innsikt i kontraktsforhandlinger. og unngå forhandlingsfeil.

Analysere forretningskravene

Før du begynner å samle inn data eller utføre intervjuer, må du sette sammen et team av mennesker som har en interesse av denne spesielle leverandørvalgsprosessen. Den første oppgaven som leverandørutvalgsteamet trenger å utføre er å definere, skriftlig, produktet, materialet eller tjenesten du søker etter en leverandør. Deretter definerer du tekniske og forretningsmessige krav. Definer også leverandørkravene. Til slutt, publiser dokumentet ditt til områdene som er relevante for denne leverandørvalgsprosessen og søker deres innspill. La teamet analysere kommentarene og lage et endelig dokument. Oppsummert:

• Sett sammen et evalueringsteam
• Definer produktet, materialet eller tjenesten
• Definer tekniske og forretningsmessige krav
• Definer leverandørkravene
• Publisere et kravdokument for godkjenning

Leverandørsøk

Nå som du har en avtale om forretnings- og leverandørkrav, må teamet nå begynne å søke etter mulige leverandører som vil kunne levere materialet, produktet eller tjenesten. Jo større omfang av leverandørvalgsprosessen, jo flere leverandører bør du legge på bordet. Selvfølgelig vil ikke alle leverandører oppfylle minimumskravene, og teamet må bestemme fra hvilke leverandører for å søke mer informasjon. Neste, skriv en forespørsel om informasjon (RFI) og send den til de valgte leverandørene. Til slutt kan du evaluere svarene sine og velge et lite antall leverandører som vil gjøre "kortlisten" og gå videre til neste runde. Oppsummert:

• Kompilere en liste over mulige leverandører
• Velg leverandører som du vil be om mer informasjon
• Skriv en forespørsel om informasjon (RFI)
• Evaluere svar og lag en "kort liste" over leverandører

Forespørsel om forslag (RFP) og forespørsel om anførselstegn (RFQ)

Forretningskravene er definert, og du har en kort liste over leverandører som du vil evaluere. Det er nå på tide å skrive en forespørsel om forslag eller anmodning om tilbud. Uansett hvilket format du bestemmer deg, skal RFP eller RFQ inneholde følgende seksjoner:

• Innleveringsdetaljer
• Introduksjon og utøvende sammendrag
• Forretningsoversikt og bakgrunn
• Detaljerte spesifikasjoner
• Antagelser og begrensninger
• Vilkår og betingelser
• Utvalgskriterier

Forslagets evaluering og leverandørvalg

Hovedmålet med forslaget om evaluering og leverandør av leverandør er å minimere menneskelig følelser og politisk posisjonering for å komme frem til en beslutning som er i selskapets beste interesse. Vær grundig i undersøkelsen din, søk innspill fra alle interessenter, og bruk følgende metodikk for å lede teamet til en enhetlig beslutning om leverandørvalg:

• Gjør en foreløpig gjennomgang av alle leverandørforslag
• Registrer forretningskrav og leverandørkrav
• Tildel viktighetsverdien for hvert krav
• Tilordne en ytelsesverdi for hvert krav
• Beregn en total ytelsesscore
• Velg den vinnende leverandøren

Kontraktsforhandlingsstrategier

Den siste fasen i leverandørvalgsprosessen utvikler en kontraktsforhandlingsstrategi. Husk at du vil "partner" med leverandøren din og ikke "ta dem med til rengjøringsmidlene."Gjennomgå dine mål for kontraktsforhandlinger og plan for forhandlingene ved å dekke følgende elementer:

• Liste/rangere prioriteringene dine sammen med alternativer
• Vet forskjellen mellom hva du trenger og hva du vil
• Kjenn bunnlinjen din, så du vet når du skal gå bort
• Definer eventuelle tidsbegrensninger og benchmarks
• Vurdere potensielle forpliktelser og risikoer
• Konfidensialitet, ikke-konkurranse, tvisteløsning, endringer i kravene
• Gjør det samme for leverandøren din (jeg.e., Gå en kilometer i skoene deres)

Kontraktsforhandlingsfeil

Den minste feilen kan drepe en ellers produktiv kontraktsforhandlingsprosess. Unngå kontraktsforhandlingsfeil og unngå å sette en ellers produktiv kontraktsforhandlingsprosess