Hvordan starte et brev (med profesjonelle hilseneksempler)

Hva er den beste måten å starte et brev? Når du skriver et brev til profesjonelle formål, er en passende hilsen viktig. Hilsenen din setter tonen for brevet eller e -posten din, og er en indikator på dine skriftlige kommunikasjonsevner.

Gjennomgå informasjon om alternativer for å starte et brev, inkludert profesjonelle og personlige hilsener, eksempler på de beste hilsenene og hva du skal gjøre når du ikke har en kontaktperson.

Alternativer for å starte et brev

Når du bestemmer hvilken hilsen du skal bruke, bør du vurdere om og hvor godt, du kjenner personen du skriver til. Svaret vil avgjøre hvordan du starter brevet. Det er viktig å bruke en formell og profesjonell hilsen når du ikke kjenner brevet eller e -postmottakeren godt.

Personlige hilsener

Når skal du bruke en persons fornavn: Hvis du skriver til noen i en profesjonell kapasitet som du har kjent personlig i mange år, er det aktuelt å bruke bare fornavnet.

Profesjonelle hilsener

Når du skal bruke en profesjonell hilsen: Hvis du ikke kjenner personen godt,Det er best å bruke MR., MS., eller dr. som en passende forretningsbrev honnør. Når du ikke kjenner mottakerens kjønn, kan du bruke etter- og etternavnet. Hvis du er i tvil om hvilken hilsen du bør bruke, feil på siden av forsiktighet og bruk den mer formelle adressestilen.

Bruk en formell hilsen

Hold det formelt: Forsøk å unngå fristelsen til å begynne ditt profesjonelle brev med uformelle hilsener som "Hello", "Hilsen", "Hei," eller "God morgen" hvis du ikke vet navnet på kontaktpersonen din.

Mens de uformelle hilsener er fine for tilfeldige e -postmeldinger til venner eller til og med for mer formelle e -post MR. Doe ") eller en stillingstittel (" Kjære ansettelsesansvarlig ").

Sørg alltid for å dobbeltsjekke stavemåten til mottakerens navn. Ellers vil du gjøre et dårlig inntrykk fra starten av brevet ditt.

Tegnsetting

Husk også å inkludere perioden etter "MR."og" MS."Og følg hilsen med en tykktarm eller komma (e.g., "Kjære fru. DOE: "eller" Kjære Jamie Chen, ").

Eksempler på profesjonelle brevhilsener

Disse hilsenene er alle egnet for profesjonell kommunikasjon.

Når du kjenner personen godt:

• Kjære Cindy
• Hei Peter
• Hei Bob

Når du kjenner personens navn:

• Kjære MR./MS. Etternavn; e.g., Kjære MR. Dolan eller kjære MS. Hovmester
• Kjære MR./MS. Fornavn Etternavn; e.g., Kjære MR. Martin Haynes eller kjære MS. Melissa Tandor
• Kjære første navn etternavn; e.g., Kjære Michael Cairns

Når du ikke kjenner personens kjønn:
Når du har et navn, men er usikker på kjønnet til personen du skriver til, er det akseptabelt å utelate det ærefulle, og bruke de første og etternavnene alene. For eksempel:

• Kjære Robin Miller
• Kjære Jamieson Cavanaugh

Prøv å finne en kontaktperson

Hvis du i det hele tatt er mulig, bruk et kontaktnavn når du skriver. Dette gjør brevet ditt mer personlig, og det skaper et øyeblikkelig forhold til leseren. Hvis du ikke har et kontaktnavn, kan du undersøke for å finne ut den rette personen til å ta opp brevet ditt til.

Det krever ikke mye ekstra tid å gjøre et forsøk på å finne et navn, og følelsen det formidler er verdt det. Det er verdt å prøve, selv om du ikke er vellykket.

Noen ganger vil navnet være på selskapets nettsted, eller du kan finne den rette personen på LinkedIn. Kanskje en av dine kolleger eller kontakter vet hvem den aktuelle personen kan være. Du kan også ringe kontoret til den ukjente personen du skriver til og be resepsjonisten om navnet ved å forklare grunnen til å ringe.

For eksempel: "Jeg søker jobb med selskapet ditt. Kan du fortelle meg navnet på ansettelsesansvarlig din slik at jeg vet hvem jeg skal ta opp følgebrevet mitt?""

Hilsen du skal bruke når du ikke har en kontaktperson

Noen ganger, til tross for din beste innsats, kan du bare ikke finne et navn for å ta opp brevet ditt til. I så fall har du en rekke valg, som alle er profesjonelle og passende.

Jo mer informasjon du har om hvor du sender brevet, jo bedre. (For eksempel menneskelig ressursavdeling i selskapet, eller lederen for avdelingen relatert til din henvendelse.) På denne måten kan du ta et mer målrettet valg når du velger hilsen.

Hvis du ikke har en kontaktperson, er det en rekke alternativer å velge mellom:

• Kjære ansettelsesansvarlig
• Kjære menneskelige ressurssjef
• Kjære rekrutteringsteam
• Kjære [firmanavn] rekrutterer; e.g., Kjære ABC Company rekrutterer
• Kjære [avdelingsnavn] rekrutterer; e.g., Kjære det støtter rekrutterer
• Kjære [avdelingsnavn] team; e.g., Kjære produktrekrutterer
• Hilsener
• Kjære herr eller fru (dette er utdatert, så unngå om mulig)
• Til hvem det kan bekymre seg for (bruk hvis du ikke har andre brukbare alternativer)

Hilsen for å unngå bruk

Følgende hilsener er ikke passende for formelle brev eller e -postmeldinger:

• God dag
• God morgen eller ettermiddag (du vet ikke når de mottar brevet eller e -postmeldingen)
• Hei
• Hei der
• Hei
• Hei der

Tips for å skrive og sende et brev

Hilsen

Start brevet ditt med en passende hilsen, som oppført ovenfor.

Første avsnitt

Etter hilsenen din, begynn første avsnitt, som vanligvis er en introduksjon som lar leseren vite hvem du er og hva du skriver om. Hvis du har en gjensidig bekjent som henviste deg til leseren, bør du nevne dem på dette tidspunktet.

Letter av brev

Liket av brevet ditt består normalt av et avsnitt eller to av tekst. Her kan du utdype temaet for brevet ditt og gi støttende detaljer for emnet.

Du vil holde det kortfattet og relevant for personen og emnet.

Vær grundig, men ikke gjenta deg selv eller fortsette og fortsette med uviktige detaljer.

Konklusjon

Deretter må du oppsummere brevet ditt. Sammendraget ditt bør inkludere en takk til personen for hans eller hennes tid og vurdering. Hvis du planlegger å følge opp senere, kan du også oppgi detaljene om når og hvordan du vil kontakte ham eller henne.

Lukkealternativer

Fullfør ditt profesjonelle brev med en avslutning, for eksempel "oppriktig" eller "hilsen."Hvis du planlegger å sende brevet med posttjeneste, bør signaturen din følges av det skrevne navnet ditt.

Hvis du sender en e -post, bør det skrevne navnet ditt følges av kontaktinformasjonen din, som du kan skrive inn manuelt eller få det gjort automatisk for deg. Slik setter du opp en automatisk e -postsignatur.

Key Takeaways

• Velg en formell hilsen. Når du ikke kjenner personen du skriver godt, ikke bruk en uformell hilsen.
• Prøv å finne en kontaktperson. Hvis du ikke finner en kontaktperson, er det greit å bruke en generisk hilsen.
• Korrekturles brevet eller e -posten din. Når du sender profesjonell korrespondanse, er det viktig å korrekturlese dokumentet ditt før du sender det.