Hvordan velkommen kunder som besøker kontoret ditt

En dag besøkte en veldig viktig kunde hovedkvarteret til et selskap som de hadde jobbet. De hadde aldri vært på kontoret før og ønsket å se hvor deres millioner av dollar i kjøp skulle gå. Så de gjorde en avtale om å besøke. Frem til da møtte klienten vanligvis en representant fra virksomheten på kundens kontor, noe som hadde en tendens til å være lettere for dem.

Virksomheten tar opp to etasjer i et kontorbygg. Personalet okkuperer andre etasje, og mottakelsen ligger i tredje etasje. Da kunden kom, gikk de direkte til andre etasje. Da de kom, var det ingen der for å hilse på dem, da resepsjonistene okkuperer en annen etasje. Klienten streifet rundt hallene og avlukker, og ingen reiste seg fra skrivebordet for å spørre: "Må jeg hjelpe deg?"Det var ikke jobben deres.

Unødvendig å si at denne million dollar-kunden ikke var veldig fornøyd da de endelig sporet opp representanten sin. De hadde allerede hatt en dårlig første erfaring på kontoret sitt. Som noen politikere liker å si, la aldri en katastrofe gå til spill. Det kan høres litt ekstremt ut, men det er å fremmedgjøre en viktig kunde. Her er noen tips for å sørge for at du velkommen (og wow) klienten din når de besøker kontoret ditt.

• Opplæring: Tren alle ansatte som alle besøkende er deres personlige kunder, selv om de ikke har en funksjonell rolle med den besøkende. Dette betyr å ta øyekontakt, smilende, si hei og spørre uovervåkte besøkende om de kan hjelpe. Dette alene kan utgjøre en stor forskjell mellom å ha en forferdelig opplevelse og en potensiell kunde som føler seg velkommen nok til å vurdere å gjøre forretninger med selskapet ditt.
• Påminn resepsjonspersonalet om å være oppmerksom: De viktigste ansatte på kontoret er resepsjonspersonalet.Hva kommuniserer de når noen går inn? Selv om de er opptatt med å svare på telefoner, kan de fremdeles ta vennlig øyekontakt, bruke håndbevegelser for å indikere at de vil ha rett med besøkende og tilby hjelp umiddelbart etter å ha gått av telefonen. Sørg for å instruere resepsjonspersonalet ditt om ikke å se ned på telefonene sine, da dette kan være en enorm slå av når en gjest tålmodig venter, og prøver å ikke være frekk.
• Opprette en personlig hilsen: Ha et lobbybrett som sier: "Velkommen, Joe Smith fra XYZ Company."Denne utrolig enkle gesten tar deg ikke mer enn et par minutter å sette sammen og betaler utbytte ved å vise besøkende at du bevisst tenkte på dem før deres ankomst. Og hvis det er en potensiell kunde du har i, denne lille velkomstbevegelsen som viser hvor mye du bryr deg om opplevelsen deres, noe som kan utgjøre forskjellen mellom deres valg om å gjøre forretninger med deg eller en konkurrent som gjør Gi dem en minneverdig opplevelse.
• Viktigheten av å opprettholde et rent, innbydende miljø: Oppretthold en ren arbeidsplass på alle områder en besøkende kan se, spesielt nær inngangen. La noen andre enn deg selv se på arbeidsinngangen din og kritisere den fra en potensielt verdifull kunde som kommer inn på besøk. Er malingen fliset? Er teppet slitt? Er to år gamle tatterede magasiner strødd rundt den besøkende lobbyen? Gjør det til en del av noens jobb å forsikre at den visuelle estetikken på arbeidsplassen din skinner gjennom og gjenspeiler profesjonaliteten du vil formidle for å ønske velkommen til klienter og potensielle kunder.
• Tilbyr selvbetjente forfriskninger: Invester i et fint kaffe- og vannsystem som ikke er begravet i kjøkkenområdet. Sett det der kundene kan finne det og tjene seg selv mens de venter eller forbereder seg på møtet sitt. Ha litt fersk frukt eller sunn, innpakket snacks tilgjengelig (ikke billig, foreldet godteri).

For bonuspoeng etter at klienten din forlater, kan du vurdere å sende alle de viktigste besøkende et takkekort eller liten gave for å vise dem at du satte pris på at de tok deg tid til å komme inn på kontoret ditt og besøke. Selv om dette er nok en liten gest, kan det gå langt mot å wowing en klient og gi dem en grunn til å velge deg over konkurransen. Husk at om selskapet ditt er stort eller lite, hver og en av dine ansatte selger, hele tiden.