Hvordan du skriver en virksomhets fremdriftsrapport

En fremdriftsrapport består av en overskrift, en utøvende sammendrag, en beskrivelse av de mindre komponentene, en indikasjon på når neste rapport forfaller. Du vil skrive rapporten etter denne malen og deretter sende den til sjefen din eller en annen rapportering overlegen som utpekt.

Overskrift

Overskriften inneholder identifiserende informasjon for rapporten. Du vil legge inn tittelen, datoen på en som rapporten er publisert, stopplysstatusen til hva du rapporterer om (rød, gulgrønn), og den totale metrikken, kanskje prosent komplett, plan kontra faktisk. Merk: En fremdriftsrapport som denne brukes oftest til prosjekter, men kan også brukes til å rapportere om andre ting. Hvis du for eksempel har fått oppgaven med å redusere antall timer per tegning for et ingeniørfirma, vil du bruke en fremdriftsrapport for å vise fremgangen din med å redusere antall timer per tegning.

• Tittel: Project X Progress Report
• Dato: 30. mai 20xx
• Status: grønn
• Prosent fullført: 63 faktisk, 59 plan

Kortfattet sammendrag

Du skriver sammendraget sist. Dette er sammendraget av alle hovedpunktene som er oppført nedenfor i rapporten. Avhengig av publikum, er noen ganger den utøvende sammendraget begrenset. Det avhenger av publikum, antall personer som mottar rapporten og deres nivåer i organisasjonen. Et utøvende sammendrag er rettet mot de topplederne som kanskje ikke har tid til å lese hele rapporten. Hvis rapporten din er rettet mot din nærmeste veileder, forventes det at han eller hun vil lese rapporten, og det utøvende sammendraget kan ikke være nødvendig. Imidlertid, hvis dette er en rapport som er bredt distribuert til mange ledere i hele organisasjonen, kan det være nødvendig å inkludere et utøvende sammendrag for de personene som ikke har tid til å lese hele rapporten.

Fremgang av komponentstykkene

Dette er hoveddelen av rapporten. I denne delen av rapporten beskriver du fremgangen din i alle komponentområdene i prosjektet. Du viser fremdriften og prestasjonene dine angående alle beregningene i løpet av denne tidsperioden. Du viser hva planen din er for neste tidsperiode. Og så lister du ikke bare blokkeringene, men også hvilken innsats du tar for å rydde dem. Endelig vil seksjonen vise hvilken ekstra hjelp som trengs fra sjefen din eller en annen mottaker av fremdriftsrapporten.

Sammendrag

Rapportenes organ blir fulgt av i sammendragsdelen. Det inkluderer færre detaljer enn fremdriften som ble rapportert i forrige seksjon. Du vil inkludere samme informasjon, beregninger, prestasjoner, planlegge for neste periode og eventuelle blokkering, men gi færre detaljer for hver kategori. For eksempel kan sammendraget være en enkelt setning, som "alle leveranser er i tide", mens fremdriftsskrivingen i forrige seksjon kan si "leverbar a, på grunn av xx/xx/xx vil bli levert tre dager for tidlig. Rapport Y vil bli levert i tide på xx/xx/xx. Og rapport C, forsinket i to uker mens du venter på grafikken, forventes nå å bli levert på sin reviderte forfallsdato for XX/XX/XX.”

Neste rapport forfallsdato

Her lister du ut når neste rapport blir sendt ut. Hvis dette for eksempel er en ukentlig rapport, vil du vise neste rapport forfallsdato som en uke etter. For en månedlig rapport vil du vise datoen neste måned når rapporten ble sendt ut. Personer som mottar rapporten vil forvente at disse dataene vil være like nøyaktige som dataene i rapportene.

Bunnlinjen

Fremdriftsrapporten din består av den valgfrie sammendraget, rapporteringen av fremdriften for alle komponentene i prosjektet, det detaljerte sammendraget og tidslinjen. Gjør dem så nøyaktige som du kan.