Hvordan skrive en profesjonell e -post

I mange år nå har folk spådd e -postens bortgang. Selv om det er sant, bruker vi andre former for kommunikasjon som teksting og sosiale medier for å "snakke" med vennene våre eller sende raske meldinger til kollegene våre, bruker vi fortsatt e-post, spesielt for arbeidsrelatert kommunikasjon. Det er også det primære kontaktmiddelet når du søker på jobb. Det er like viktig som alltid å vite hvordan du skriver en profesjonell e -post.

E -post kan være ditt første kontaktpunkt med noen, og på grunn av det er det din første mulighet til å gjøre inntrykk. Vær veldig forsiktig med å komponere meldingene dine. Før du treffer Send, svar på disse 7 spørsmålene.

1. Er meldingsfeilen min gratis?

Å sjekke e -posten din for feil er det viktigste du kan gjøre før du sender den. Feil stavemåte og dårlig grammatikk vil få deg til å se uforsiktig. Det strider mot inntrykket du prøver å gjøre, spesielt hvis du søker på jobb.

Korrekturles til du er sikker på at du har fanget alle stavemåte og grammatiske feil, samt skrivefeil. Grammatikk.com har gratis verktøy, inkludert en utvidelse for Chrome -nettleseren, som kan hjelpe deg med dette.

2. Hva sier e -postadressen min om meg?

Arbeidets e-postadresse-som forresten, du aldri skal bruke til jobbsøking-sannsynligvis er veldig grei. Mest sannsynlig er det en variant av navnet ditt. Du har kanskje valgt en mindre forretningslignende adresse du kan bruke til personlig e-post. En adresse som er suggererende, barnslig eller søt er greit hvis du bare bruker den til å sende meldinger til dine venner og familie, men hvis du trenger å skrive en profesjonell e -post, kan du registrere deg for en ny konto som formidler profesjonalitet.

Sett opp en e -postadresse som bruker ditt faktiske navn. Prøv dine første- og etternavn; Fornavnet ditt, midtre initial og etternavn; eller en kombinasjon av dem. Send aldri din profesjonelle e -post fra [email protected].

3. Er navnet og e -postadressen i "til" -feltet riktig?

Når du begynner å skrive en mottakerens navn i "til" -feltet, vil de fleste e -postklienter fylle ut resten av navnet med en fra kontaktene dine. Du kan lett ende opp med feil navn i det feltet, så sørg for å ta hensyn til dette.

Tenk deg hvilke problemer som kan oppstå hvis du tilfeldigvis sender en e -post til feil mottaker. La oss si at du leter etter en jobb mens du fremdeles er ansatt. En ansettelsesansvarlig hos en potensiell arbeidsgiver kan ha et navn som begynner med samme brev som din nåværende sjefens navn. Hvor pinlig ville det være hvis du sendte sjefen din en melding ment for den ansettelsessjefen? Ikke bare vil du sørge for at meldingen din når det tiltenkte reisemålet, men du vil også være sikker på at den ikke når en utilsiktet.

4. Har jeg brukt riktig tittel for å adressere mottakeren?

Hvis du allerede er på fornavn med personen du sender e -post, er det greit å adressere dem på den måten i meldingen din. Imidlertid, hvis dette er første gang du kommuniserer med noen, eller du ikke er sikker på hvordan de foretrekker å bli adressert, er det å foretrekke å bruke en formell tittel som MR., MS., Fru., eller dr. Og mottakerens etternavn.

Alltid feil på siden av forsiktighet. Det kan ikke skade å være formelt. For et hint om hvordan noen du allerede har et etablert forhold foretrekker å bli adressert, se tilbake på tidligere meldinger for å se hvordan de er signert. Som vil hjelpe deg med å bestemme hva du skal gjøre.

5. Formidler min tone budskapet mitt godt?

Som ordtaket sier: "Det er ikke det du sier, men hvordan du sier det."Når du snakker med noen ansikt til ansikt, kan du stole på intonasjon, kroppsspråk og ansiktsuttrykk for å gi ekstra mening til ordene dine.

Når du prøver å formidle det samme budskapet skriftlig, er det mer rom for misforståelse fordi leseren ikke kan se ansiktet ditt, lese kroppsspråket ditt eller høre stemmen din. Forsikre deg om at meldingen din er høflig og høres vennlig ut, og at din tiltenkte mening er klar.

6. Er meldingen min enkel, men ikke kryptisk?

Å holde meldingene dine korte og søte vil gjøre dem lettere å forstå. Samtidig bør du ikke utelate noe viktig. Du vil ikke tvinge mottakeren av e -posten din til å gjette hva du prøver å si. Meldingen din skal være så presis som mulig, men inkluderer all nødvendig informasjon.

7. Har jeg tatt med uoppfordrede vedlegg?

Mange nekter å åpne e -postvedlegg de ikke forventer. De har rett i å unngå å gjøre det. Datavirus overføres ofte i disse vedleggene. Hvis du for eksempel vil sende en fil til noen, og be mottakeren om hans tillatelse først. Send den bare hvis han sier at det er greit.