Hvordan skrive en forespørsel om forslag (RFP) og for anførselstegn (RFQ)

Etter å ha analysert forretningskravene dine og fullført leverandørsøket ditt, er du klar til å starte kjøtt-og-potater i leverandørutvelgelsesprosessen. En velskrevet forespørsel om forslag (RFP) eller forespørsel om anførselstegn (RFQ) er nøkkelen til å velge den beste leverandøren til beste verdi for selskapet ditt. Det er ikke vanskelig å skrive en av typen forespørsel hvis du forstår målene og funksjonen til dokumentet.

Bestem hvilken du skal skrive

An RFP brukes hvis kvalitet, service eller sluttprodukt vil være forskjellig fra hver leverandør som svarer.

An RFQ brukes til varer, enkle tjenester eller enkle/ukompliserte deler med lite eller ingen rom for produkt- eller tjenestedifferensiering mellom svarende leverandører. Forhandlingspoeng er smale inkludert elementer som leveringsplaner eller emballasjealternativer.

Målene med begge dokumenter bør omfatte:

• Innhenting av detaljerte forslag om å evaluere hver leverandørers svar, slik at selskapets beste blir oppfylt på alle fronter.
• Utnytte den konkurrerende karakteren av leverandørens utvelgelsesprosess for å forhandle om best mulig avtale.
• Sikre at interessene til alle interessenter i selskapet ditt blir oppfylt og en enighet nådd.
• Å sette selskapet ditt i kontroll over hele leverandørutvelgelsesprosessen og sette valgreglene foran.
• Bygge partnerskapet mellom deg og leverandøren helt fra starten av.

Strukturering av RFP eller RFQ

RFP eller RFQ skal være strukturert på en måte som tydelig og kortfattet presenterer dine behov for leverandøren. Hvert dokument vil være forskjellig avhengig av hvilken type selskap og produkt du søker etter, men det er noen standardseksjoner som bør inkluderes i alle typiske RFP eller RFQ. Skreddersy hver seksjon for dine individuelle behov:

1. Innleveringsdetaljer Gi viktig informasjon for leverandører å kjenne, for eksempel frister, firmaets postadresse og en kontaktperson for spørsmål og avklaringer.
2. An Introduksjon og utøvende sammendrag Gir potensielle leverandører en kort oversikt over selskapet ditt og kravene til produktet eller tjenesten din. Det skal skrives etter at hele dokumentet er ferdig for å gjøre det enkelt for deg å oppsummere nøkkelpunktene.
3. EN Forretningsoversikt og bakgrunn beskriver din virksomhet, produkter og markedssektor. Dette vil hjelpe potensielle leverandører til å forstå behovene du prøver å fylle.
4. De detaljerte spesifikasjoner skal være den lengste delen av dokumentet. For en RFP vil den inneholde de kvalitative tiltakene og kravene som vil drive valgbeslutningen. For en RFQ bør denne delen gi de kvantitative tiltakene du søker i leverandørens svar. Eksempel på kriterium kan omfatte produkttegninger, ingeniørtoleranser, servicenivå, milepæler, leveranser og tidslinjer, tekniske eller forretningskrav, programvarefunksjonalitet og maskinvarekrav.
5. Antagelser og begrensninger Leverandører må gjøres oppmerksom på er oppført i denne delen. Unnlatelse av å være rett og på forhånd med leverandøren vil åpne døren for reforhandling av avtalen på et senere tidspunkt og muligheten for å anstrenge forholdet du har til leverandøren din. Mulige emner inkluderer reiseutgifter, oppgradering/modifiseringskostnader og lisensrettigheter.
6. Noen vilkår og betingelser av kontrakten må være oppført for at leverandøren skal gi en rettferdig og ærlig respons. Disse kan omfatte finansieringsalternativer, kontraktslengde, fornyelsesalternativer, garantier, leveringsstraff, servicenivå osv.
7. Utvalgskriterier om hvordan du tar din beslutning er den siste delen. Noen selskaper foretrekker å holde denne informasjonen helt konfidensiell, mens andre selskaper tror dette vil hjelpe potensielle leverandører til å fokusere på det som er viktig for selskapet ditt.

Distribuere til leverandører

Til slutt, komponer et følgebrev og send kopier av RFP eller RFQ til hver av leverandørene du valgte under søkeprosessen. Forsikre deg om at passende kontaktinformasjon er inkludert for å gi hjelp til enhver leverandør som trenger den.