Hvordan skrive et velkomstbrev for en insentivtur

Mens hendelsesplanleggere vanligvis er godt kjent med alle aspekter av hendelsesplanlegging, trenger de noen ganger hjelp når det gjelder å skrive formelle brev, e-postmeldinger eller annet materiale til et kommende arrangement. En av de viktigste varene som planleggerne vil prøve er et velkomstbrev for gjester på en insentivtur.

Velkomstbrevet gjør akkurat det det står: det ønsker gjestene velkommen til arrangementet. Det trenger ikke å oppfattes som komplisert på noen måte. Faktisk, hvis det er skrevet riktig, bør velkomstbrevet være enkelt og til poenget. Ideelt sett er et velkomstbrev skrevet på en organisasjons offisielle brevhode.

Detaljer om en insentivtur

En insentivtur er en planlagt begivenhet eller tur som brukes til å overtale folk til å oppnå spesifikke forretningsmessige mål. Ofte er insentivturen en belønning for en selger eller annen type profesjonell for å nå en spesifikk milepæl. Vanligvis er målene som er satt relatert til salg og forretningsutvikling, men ledere og ledere har brukt denne typen insentiver for et antall lønnsomme forretningsmessige mål.

Elementer av et velkomstbrev

Et velkomstbrev for en insentivtur er ikke så forskjellig fra andre formelle velkomstbrev, men etter å ha lest det, bør en gjest vite hva du kan forvente, og hvem du skal kontakte for spørsmål eller med problemer som oppstår.

Et godt velkomstbrev vil inneholde datoen det er skrevet og en passende hilsen (hvor formell det er vil avhenge av forholdet til virksomheten eller brevforfatteren til mottakeren). 

Første ledd i brevet skal formidle velkomsten, andre ledd skal inneholde informasjon om dagsordenen og eventuelle viktige detaljer om plassering eller krav gjesten trenger å vite (for eksempel, må de ha sitt pass?). 

Endelig skal det avsluttende avsnittet formidle takknemlighet (fra enten brevforfatteren eller selskapet) til gjesten/mottakeren. Igjen, om det er formelt eller tilfeldig, bestemmes av omstendighetene. Dette avsnittet blir fulgt av en signaturlinje fra arrangementets vert, inkludert en tittel.

Vanligvis, hvis du velger å tilpasse brevet, er det nyttig å sette inn arrangementets program i brevet. Dette er valgfritt. Hvis du gjør det, må du sørge for at disse detaljene er satt inn og oppført etter andre ledd og referert til som sådan.

Eksempel velkomstbrev

[Sett inn dato]

Kjære [Navn eller deltaker på arrangementstittel]

Vi er glade for at du er i stand til å bli med oss ​​og håpe at ditt opphold på [Resort] i [Destinasjon] både er foryngende og pedagogisk.

Vi har en full agenda i løpet av de neste [nummer] -dagene, så ta noen minutter å lese gjennom informasjonen i denne pakken. Det inkluderer reiseruten vår og annen viktig informasjon.
Vi ser frem til å tilbringe denne tiden med deg i [kort frase for å beskrive destinasjonen].

Hvis vi kan gjøre noe for å gjøre oppholdet mer behagelig, vennligst gi oss beskjed. Takk for at du ble med [Event Tittel].

Vennlig hilsen,
[Offisielt vertsnavn]
[TITTEL]
[ORGANISASJON]

En av de vanligste feilene med insentivhendelser er en unnlatelse av å følge opp deltakerne etterpå. Å holde en effektiv insentivhendelse kan være en solid taktikk for å øke ansattes moral og ytelse, ikke bare å belønne fortidens gode arbeid. Så det er viktig å be om tilbakemelding for å sikre at fremtidige turer lykkes.