Hvordan du skriver bedre giver takk brev

Å si takk til en giver ender en transaksjon, men bygger en bro til fremtidig støtte og dypere engasjement. Gjør det bra, og du er på vei til fremtidig innsamlingssuksess.

Her er ti tips for å lage det takkebrevet helt riktig.

01 av 10

Få det raskt i posten

Barry Winiker/Photolibrary/Getty Images

Førtiåtte timer er en ideell snuoperasjon for et takkebrev. Hvis det er umulig, sikter du ikke mer enn en uke. Du vil at giveren skal huske at han ga donasjonen slik at takken din forsterker handlingen hans og belønner ham for å ha gitt.

Å få brevet der raskt vil få veldedighetens navn til å stikke i giverens sinn, forsikre ham om at du mottok donasjonen og imponerer ham med din effektivitet og gjennomtenksomhet.

Selv online givere bør motta et takkebrev, men det er dyrt, og mange ideelle organisasjoner flytter til online så mye som mulig. I så fall må du sørge for at din online giver ikke bare har fått en e -postkvittering. Ta deg tid til å tilpasse en e -post takk og gjøre det til noe minneverdig

Pensle på beste praksis for e -post takk brev. I fulle e -postbokser kan takkebrevet ditt gå upåaktet hen, så vær oppmerksom på emnelinjen og sørg for at "fra" -linjen tydelig identifiserer organisasjonen din.

Det er mange hindringer for å takke en giver via e -post som du kanskje glemmer. Det må holde seg utenfor spam -mappen, fange giverens oppmerksomhet og lokke ham eller henne til å åpne meldingen. Ikke la det lette og relativt lave kostnaden for e -post blinde deg for manglene.

02 av 10

Gjør det personlig

Chris Ryan/Ojo Images/Getty Images

Tilpass ditt takkebrev med giverens navn (dobbeltsjekk stavemåten og ring aldri en MS. a MR.), og skriv direkte til individet. Fornavn er kraftige.

Hva som fungerer for et innsamlingsbrev fungerer også for et takkebrev. Bruk for eksempel personlige pronomen, for eksempel "du", "vi" og "jeg.""

Inkluder informasjon om giveren, for eksempel hvor lenge de har vært en giver, eller at du likte å se dem på det siste arrangementet. Kanskje har giveren mottatt en pris eller fått en kampanje. Legg gjerne til noe om det i brevet ditt. 

Et godt donorregistreringssystem vil være din beste venn når det gjelder dette personaliseringsnivået. De fleste systemer, til og med rimelige, har muligheten til å fange opp dagens informasjon om giverne dine.

Når ga de sist? Har de frivillig? Når var siste gang giveren hadde kontakt med organisasjonen din og hva var arten av den samspillet?

Hvis dette er en første gangs giver, kan du sende en velkomstpakke og invitere giveren til å abonnere på nyhetsbrev og kunngjøringer.

Hvis du takker en lang tid giver, bør du vurdere en håndskrevet lapp i stedet for et formelt brev, eller en annen kreativ måte å si takk.

03 av 10

Koordinere det med kampanjetemaer

Dimitri Otis/Stone/Getty Images

Koordinere takken med appellen eller kampanjen som brakte inn donasjonen.

Utkast til en mal for et takkebrev når du skriver innsamlingsmaterialet ditt. Tenk på det som en del av kampanjepakken din. Hvis donasjonen er som svar på en annen stimulans - kanskje en hendelse du iscenesatte - relatere brevet til den hendelsen. 

Å komme i full krets tilbake til appellen forbedrer klissete i organisasjonens navn i giverens sinn. Det er også betryggende for giveren. 

Hvis donasjonen er som svar på en bestemt e-postappell, kan du utvikle en landingsside etter donering på nettstedet ditt spesielt for disse giverne.

Generisk er ute. Spesifisitet til hva giveren så som tvang ham eller henne til å gi er et must. Hvis en giver for eksempel donert for å hjelpe ofrene for et jordskjelv, må du sørge for at takken din refererer til den situasjonen.

04 av 10

Bruk historier for å koble givere til resultater

Helt nye bilder/stein/getty bilder

Hjelp givere visualisere hvordan pengene deres ble brukt. Den beste måten å gjøre det på er å fortelle en historie om en bestemt person som ble hjulpet av donasjonen. Historien trenger ikke å være veldig lang. Bare noen få setninger og bruk av en persons navn kan være nok til å vekke empati i giveren.

Gjør din giver til helten i disse historiene. Han eller hun gjorde den historien mulig. Hold en oversikt over historier om de gode tingene veldedigheten din oppnår. Sett deretter opp blokker med kopi ved hjelp av disse historiene og slipp dem inn i takkebrevene dine etter behov.

Å endre historiene ofte vil holde brevene dine friske og gjøre det lettere å sende ut mange brev uten å måtte gjøre hver av dem helt nye.

Selv om du betjener mennesker som er i sensitive situasjoner og du trenger å beskytte identiteten deres, er det måter å fortelle historiene deres uten å gå på akkord med personvernet deres.

05 av 10

La en ekte person signere brevene dine

t_kimura/e+/getty bilder

Unngå digitale underskrifter med mindre du sender tusenvis av brev om gangen. Selv da, reservebrev som går til givere som gir betydelige donasjoner til din administrerende direktør, styrets president, eller en frivillig innsamlingsleder for å signere. Bruk ekte førsteklasses frimerker for disse brevene.

06 av 10

Legg til en personlig, håndskrevet lapp

Franckreporter/E+/Getty Images

Hvis det er aktuelt, kan du be den administrerende direktøren eller styrets president om å legge til en personlig merknad til brevet. Langvarige givere som kanskje kjenner dine ED- eller styremedlemmer, synes dette er spesielt gledelig.

Å nevne en nylig hendelse som giveren deltok vil begge minne giveren om en hyggelig opplevelse og legge til ektheten til notatet. Vurder å ha en notat-skriverfest med frivillige som kan skrive notater på brev eller legge ved etter-it-notater med håndskrevne meldinger.

07 av 10

Inkluder en svarkonvolutt

Peter Dazeley/Fotografens valg/Getty Images

Jeg anbefaler ikke å be om en annen donasjon i et takkebrev. Ærlig talt, det slår folk av mer enn du tror. Imidlertid kan bare å inkludere en svarkonvolutt minne giveren om at fremtidige donasjoner er velkomne. 

Mange givere holder disse konvoluttene og bruker dem til en gave senere ... eller til og med med en gang. Andrew Olsen of Fundraising Fundamentals er begeistret for å inkludere svarkonvolutter i takkebrev. Han har funnet veldedige organisasjoner som bruker denne taktikken for nye givere har "2. gavekonverteringsfrekvens som er alt fra 8% -12% høyere enn de organisasjonene som ikke inkluderer dem.""

08 av 10

Bruk brevet som en skattemottak

ImageZoo/Getty Images

Donoren din takk kan også være kvittering. Du må gi en kvittering årlig for skatteformål hvis en giver gir $ 250 eller mer, og du kan inkludere den avsløringen med dette brevet.

Takk brev i dag inkluderer typisk de riktige avsløringene hver gang en giver gir, enten det er online, med sjekk eller gjennom månedlig å gi.

Det er også god praksis å gi et sammendrag av å gi for året på begynnelsen av det neste året, akkurat på det tidspunktet givere typisk forbereder selvangivelsen. Bare husk at en kvittering ikke er en takk. Kvitteringen skal være en mindre del av brevet. 

09 av 10

Inviter mer involvering

CaiaImage/Sam Edwards/Getty Images

Det er alltid hyggelig å ta med en invitasjon til å besøke byrået ditt og se arbeidet ditt førstehånd.

I dagens verden der du kanskje oppfordrer til donasjoner fra mennesker over hele verden, kan engasjement oppnås gjennom sosiale medier. Oppmuntre giveren din til å følge organisasjonen din på Facebook og Twitter eller andre sosiale nettverk som du deltar i.

Siden det ikke er noen hyperkoblinger i et e -postbrev, kan du gi nettstedets adresse og deretter sørge for at dine sosiale medieknapper er enkle å finne.

Inkluder en eksplisitt invitasjon til å besøke nettstedet og klikke på disse knappene og for å registrere deg for ditt nyhetsbrev eller annen kommunikasjon eller annen kommunikasjon. Sosiale medierikoner er noen av de viktigste elementene på veldedighetens nettsted.

10 av 10

Legg til et postscript og oppgi kontaktinformasjon

Sasha Bell/Getty Images

Vi er alle skimmere. Det er grunnen til at de fleste av oss leste den øverste delen av et brev og deretter hopp ned til P.S. Da kan vi gå tilbake og lese resten av brevet. Markedsførere av direktemeldinger vet alt om P.S. og inkluder alltid det. Noen ganger har de mer enn en.

For p.S av et takkebrev, kan det være lurt å henvise igjen til historien du ga ("Michael og Jane er trygge og glade på grunn av deg") eller legg viktig kontaktinformasjon der.

Givere skal ha navn, telefonnummer og e -postadresse til noen i organisasjonen som de kan kontakte med spørsmål. Kundeservice er like viktig for ideelle organisasjoner som for bedrifter, så gjør det enkelt for en giver å finne en ekte person hvis de skal ha et problem.