Hvordan skrive samtalepunkter

Talking Points er som et jukseark for alle som kommuniserer på vegne av en virksomhet, en organisasjon, en politiker eller til og med seg selv. De gir en rask og enkel måte å holde seg på sporet, ikke vandre av emnet, og sørge for at kommunikasjon er konsistent i hele gruppen som blir representert.

De brukes ofte som frømateriale for brev, pressemeldinger, taler, debatter og mer. Talkepunkter er intern kommunikasjon og ikke delt med tiltenkte målgrupper.

Hva du skal inkludere

På noen måter er samtalepunkter lik en disposisjon, men de er ikke så tette. Kommunikasjonsfunksjonærer som bruker dem til taler, debatter eller liveintervjuer, må kunne referere dem raskt. Talking Points designet for å veilede skriftlig kommunikasjon som pressemeldinger kan være litt mer detaljert.

De bredeste punktene vil vanligvis være emner som må tas opp. For eksempel kan noen som blir intervjuet på TV kanskje være sikker på å ta opp to eller tre emner av spesifikk betydning for organisasjonen han eller hun representerer. Talkepunktene fungerer som en påminnelse om å styre samtalen til disse emnene så mye som mulig. Mens noen som snakker på vegne av en organisasjon, skal kunne snakke om de listede emnene på en intelligent og grundig og grundig, kan samtalepunktene også inneholde detaljer eller statistikk som ikke er like enkelt husket.

For alle som er på kamera eller snakker med et levende publikum, bør samtalepunkter ikke være lenger enn en side, noe som gjør dem enkelt og raskt referert til. De kan til og med passe på noe som ikke er større enn et indekskort.

Effektive samtalepunkter

Når du skriver snakkepunktene, er det viktig å huske på noen få viktige detaljer som vil hjelpe deg å gjøre en best mulig jobb som mulig å forberede deg selv eller andre til å kommunisere meldingen din:

• Prioritere: Den ene tingen, fremfor alt annet, vil du at publikum skal ta bort fra meldingen din, må være din topp prioritet og toppen som er oppført på samtalepunktene dine. Derfra, prioritere, i orden, hva du vil adressere, men forstå at kvaliteten på meldingen din vanligvis er viktigere enn antallet poeng som blir adressert. Så du kommer kanskje ikke til alt som er nevnt på snakkepunktene dine, men hvis du har adressert topp prioritet grundig og også berørt to eller tre andre prioriteringer, kan det betraktes som vellykket. Og publikum er mer sannsynlig å huske ett eller to grundig dekket poeng enn et dusin emner glanset over.
• Forberede: Talkepunkter er bare nyttige når de som bruker dem allerede kjenner detaljene i meldingen som må formidles. Før du selv kommer til å skrive samtalepunkter, må du være sikker på at du og andre som vil kommunisere meldingen er grundig utdannet om detaljene. Talkepunktene er der for å tjene som en påminnelse og for å fremheve noen spesifikke detaljer som kanskje må resiteres. Ingen skal stole på snakkepunkter for bredde og dybde.
• Forhindre: Spesielt i intervjuer eller debatter når de som snakker vil bli avhørt om budskapet deres, er det viktig å forutse hva disse spørsmålene vil være. For eksempel den presenterer statistikk eller andre data, og du forventer deg selv eller høyttaleren du forbereder deg til å bli spurt om gyldigheten av kilden din, vær forberedt på å forsvare kilden din og ta med noen få ord i snakkepunktene for å tjene som en påminnelse.
• Fokus på fakta: Profesjonelle kommunikatører bør vite hvordan de skal være engasjerende uten å snakke punkter, men for at en melding skal være minneverdig og effektiv, trenger den stoff-og det betyr fakta. Vet hvilke fakta du vil dele med publikum, og vær forberedt på å forklare publikum hvordan disse fakta påvirker dem. Talepunktene dine er der for å minne deg på fakta du trenger å dele.
• Vær direkte: Selv om meldingen din er negativ, kan du komme rett på sak og eie det du sier. Hvis det er dårlige nyheter at du deler, bør snakkepunktene også inkludere påminnelser om hvordan du reagerer på den negative situasjonen og jobber for å gjøre det bedre. Hvis du er ærlig om de dårlige nyhetene og deler en plan for å adressere den, er det mer sannsynlig at publikum ser deg som en problemløser. Hvis du slår rundt busken eller prøver å sukkerfrakk situasjonen, er det mer sannsynlig at publikum ser deg som upålitelig.

Hva du skal unngå

Akkurat som det er ting som snakker punkter bør omfatte, er det også ting som snakker punkter bør styre unna:

• Lengde: Du skriver ikke en tale. Hvis du trenger å stole på snakkepunktene dine for å formulere setninger og avsnitt, er du ikke forberedt nok til å selv skrive samtalepunkter ennå. De som bruker samtalepunktene trenger ganske enkelt å kunne se på arket eller kortet raskt for å minne seg selv om temaer for å adressere eller om detaljer om fakta for å sitere.
• Full setninger: Hvert punkt trenger ikke å være mer enn et ord eller en kort setning-bare nok til å vekke minnet om høyttaleren. Hvis det er et tall eller annen data, bør ikke mer enn selve figuren og en et- eller to-ordet etikett for disse dataene inkluderes.
• Overdreven fet skrift, understreking, bruk av kursiv osv.: For noen som bare ser på en side raskt, er disse forsøkene på å fremheve informasjon ikke annet enn støy og ofte distraherende. Hvis du gjør en god jobb med å prioritere og holde ting kort og enkelt, bør det ikke være behov for å legge til mye i veien for ekstra utheving.