Implementering av en innkjøpsorganisasjon i verdensklasse

01 av 09

Executive buy-in

Før du implementerer noen kjøp av beste praksis, må det være støtte fra ledere i seniorselskapet. Uten innkjøp av toppledere, inkludert administrerende direktør og finansdirektør, vil eventuelle forsøk på å utvikle en innkjøpsstrategi i verdensklasse bli kvalt av Middle Management. Endringer som må gjøres i ethvert selskap, må støttes av toppledere for å oppnå resultater.

02 av 09

Rasjonalisering av eksisterende data

Ethvert selskap som har anskaffet data over en periode, vil ha en database med leverandører som inneholder nåværende, duplikat, utdatert og feil data. Hvis selskapet ditt har flere geografisk separate innkjøpsavdelinger, multipliseres nivået av unøyaktighet. For at en innkjøpsstrategi i verdensklasse skal implementeres, må dataene fra hver innkjøpsavdeling oppdateres for å gjenspeile gjeldende leverandørdata og bli rasjonalisert for å eliminere duplikat, feil og unødvendige data. Fordelen med å ha nøyaktige data til selskapet ditt er at det lar beslutninger tas nøyaktig. Det gjør at kjøpsavdelingen din kan analysere utgifter hos leverandører som brukes i mer enn ett kjøpsområde. Etter en større forståelse av hvor penger blir brukt på tvers av bedriften, vil selskapet ha større innflytelse med leverandører.

03 av 09

Dra nytte av leverandørens insentivprogrammer

Det har vært normen for selskaper å betale leverandører så sent som mulig. Hvis leverandøren har en kontrakt i 45 dager, ville de aldri motta betalingen før den 45. dagen. For å oppmuntre selskaper til å betale regningene sine før den forhandlede kontraktsdatoen, har leverandører tilbudt rabatter, rabatter og andre insentiver. Men leverandører har funnet ut at til tross for insentivene, betaler selskaper fortsatt ikke tidlig. En teori er at selskaper går inn i betalingsbetingelsene i deres ERP -system og glemmer det. Sjekker kuttes basert på disse dataene, og leverandørens insentiver blir aldri realisert. En innkjøpsstrategi i verdensklasse bør omfavne disse rabattene, og selskaper bør sørge for at de tar alle mulige insentiver. I disse vanskelige økonomiske tider har ikke selskaper råd til å gi betydelige rabatter. I tillegg bør forhandlinger med leverandører også omfatte å få større rabatter for betaling ved mottak av varer eller til og med forhåndsbetaling.

04 av 09

Implementere leverandørevaluering

En god innkjøpsstrategi bør omfatte en metode som leverandører måles. Evalueringsprosessen skal ikke bare omfatte leveringsytelse, men også spore mindre åpenbare beregninger som under eller over levering, kvalitet på leverte varer og ytelsen til leverandørens kundeservice. Disse beregningene er kanskje ikke alltid en målbar verdi, men noen ganger er beregningen subjektiv. Hvis retningslinjer for retningslinjer implementeres for subjektiv evaluering, kan alle leverandører måles likt. Ikke glem å la leverandørene vite at de blir evaluert. Hvis de vet at kundene deres ser på dem, vil de kanskje heve spillet sitt.

05 av 09

Ansett kjøp av fagfolk

Så mange selskaper tror at grunnleggende geistlige ferdigheter er den eneste forutsetningen for en stilling i innkjøpsavdelingen. Dette synet er utrolig naivt med tanke på at disse funksjonærene har ansvaret for å bruke enorme mengder selskapsressurser. Innkjøpsprofesjonen er nøkkelen til å implementere en innkjøpsorganisasjon i verdensklasse. Ferdighetene som kreves for innkjøpsorganisasjoner i verdensklasse inkluderer kunnskap om virksomheten de kjøper for, analytiske ferdigheter, forhandlingsevner og mellommenneskelige ferdigheter. Ved å frata innkjøpsdepartementet ditt med ansatte som er kjent med disse ferdighetene, kan selskapet ditt finne seg bundet i kontrakter vil gale leverandører, for feil materiale og til feil pris. Innkjøpsorganisasjoner inkluderer kunnskap om virksomheten de kjøper for, analytiske ferdigheter, forhandlingsevner og mellommenneskelige ferdigheter. Ved å frata innkjøpsdepartementet ditt med ansatte som er kjent med disse ferdighetene, kan selskapet ditt finne seg bundet i kontrakter vil gale leverandører, for feil materiale og til feil pris.

06 av 09

Redusere antall leverandører

Bedrifter har hundrevis av leverandører, noen har tusenvis, mange har tusenvis, til og med titusenvis. Å ha tusenvis av leverandører i systemet ditt, tar ikke bare en betydelig mengde vedlikehold, men det kan også være ekstremt kostbart. Hvis en innkjøpsavdeling bestiller varer fra tjue forskjellige leverandører hver dag, kan det bety tjue innkjøpsordrer som må sendes, tjue fraktkostnader som må betales og tjue varer kvitteringer som må behandles når varene ankommer. I tillegg er det ekstra kostnadene, er det sannsynligvis besparelser som ikke blir realisert. Hvor mange av de tjue leverandørene selger de samme eller lignende produktene. Hvis de tjue leverandørene reduseres til fem, vil behandlingskostnadene reduseres, og sannsynligvis er kostnadene for materialet blitt forhandlet ned.

07 av 09

Sentralisert innkjøp

Hvis selskapet ditt har en rekke geografisk spredte steder, kan du tro at det er umulig å implementere en innkjøpsstrategi i verdensklasse. Det er forsvarlig for selskaper å trenge å tenke på deres samlede utgifter som en sentral funksjon. Å ha en sentralisert innkjøpsorganisasjon, kan et selskap gjennomgå sin totale kjøp og utvalgte leverandører som kan gi et flertall av varene til de beste kostnadene. Dette scenariet vil ikke dekke alle varene som brukes på alle stedene, og den sentrale innkjøpsorganisasjonen må jobbe med stedene for å identifisere lokale leverandører som letter behovene til den eksterne plasseringen.

08 av 09

Få mest mulig ut av leverandører

Å forhandle om en avtale med en leverandør kan være en lang trukket affære med ingen av partene som er fornøyd med utfallet. Å ha et dårlig forhold til leverandøren din i starten av kontrakten er ikke måten å kjøpe organisasjoner i verdensklasse opererer. Leverandører er en viktig del av forsyningskjeden din. Materialet de gir er påkrevd på spesifikke datoer slik at bestillingen din blir sendt til kunden på den lovede datoen. Å gjøre leverandøren din til en partner i stedet for bare en annen leverandør vil bidra til å sikre at bestillingene dine er riktige og i tide. Forhandlinger med leverandørene dine bør fokusere på fordelene ved å være en leverandør; viser dem at hvis du lykkes, vil de lykkes. Forhandlinger som fokuserer på straffeklausuler og bøter for dårlig kvalitet og tapte leveringsdatoer vil forlate leverandøren mindre enn villig til å imøtekomme dine krav.

09 av 09

Maksimere teknologi

Det er noen selskaper som fremdeles bruker rolodexes, rekvisisjoner av papirkjøp og ringer inn kjøpsordrer til leverandører. De fleste har en slags innkjøpsprogramvare, selv om det er et Excel -regneark, som sporer bestillinger og samlet sett bruker. Med introduksjonen av programvare for Enterprise Resource Planning (ERP), kan selskaper integrere sine kjøpsavdelinger i deres forsyningskjede for å dra nytte av sanntidsdata. Det er imidlertid der mange selskaper stopper. Innkjøpsstrategier i verdensklasse går videre for å høste fordelene som er tilbudt av deres ERP -systemer. Bedrifter kan ta i bruk arbeidsflyteknikker i sine ERP -systemer for å automatisere godkjenninger og betalinger, og dermed redusere tiden som kjøpspersonalet må gripe inn. Data som produseres av tusenvis av innkjøpstransaksjoner kan brukes i datavarehus for å hjelpe til med å kjøpe fagpersoner med beregninger i leverandørens evaluering og kontraktsforhandling.