Brev og hilsener og hilsener

Hva er den beste hilsen du kan bruke når du skriver brev og e -post? Å starte et brev med riktig tone er viktig i formell skriftlig eller e-postkorrespondanse, for eksempel et følgebrev eller en takkemelding. Det er grunnen til at hilsenen du bruker i denne korrespondansen betyr noe. For uformell kommunikasjon kan hilsen din være mindre formell.

Gjør deg kjent med vanlige hilsener for å hjelpe deg med å formidle riktig nivå av fortrolighet og respekt i enhver profesjonell situasjon.

Retningslinjer for å velge hilsener

Hilsen er hilsenen i begynnelsen av en brev eller e -postmelding. Siden hilsen er det første en rekrutterer, ansettelsesansvarlig eller en annen forretningskontakt vil se, er det viktig for hilsenen å sette en tone som tolkes etter behov av mottakeren.

Hensiktsmessighet avhenger av:

• Hvor godt du kjenner mottakeren
• Enten du sender et skriftlig eller trykt brev eller en e -post
• Typen brev du sender

Generelt, jo bedre du kjenner personen og jo mer tilfeldig korrespondanse, jo mindre formell hilsen kan du bruke.

Hilsen i e -post er vanligvis mindre formelle enn de som er skrevet eller trykte brev. 

Formelle brevhilsen

Hilsen (eller god morgen, god ettermiddag): Tenk på disse alternativene som en litt mer formell versjon av "Hello" og "Hei."De er passende for formelle skriftlige eller trykte brev og e -postmeldinger til folk du ikke kjenner (eller bare kjenner på tilfeldig basis). Vurder for eksempel å bruke dem når du sender et nyhetsbrev til en annen avdeling.

Kjære: Denne hilsen er passende for de fleste typer formell skriftlig eller e -postkorrespondanse. Du kan bruke den om du kjenner personen eller ikke, og om brevet mottaker er en veileder eller en forretningsbekjent. "Kjære" brukes ofte i følgebrev, oppfølgingsbrev og oppsigelsesbrev til arbeidsgivere. Arbeidsgivere bruker det også i aksept og avvisningsbrev til jobbsøkere.

Til den det måtte gjelde: Dette brukes i formell skriftlig eller e -postkorrespondanse når du ikke har en måte å kjenne den spesifikke personen du skriver. Du kan bruke "som det kan bekymre seg" når du gjør en henvendelse om en jobb du vil søke på eller når du søker på jobb, men du vet ikke navnet på personen som leder kandidatsøket.

Uformelle bokstaver

Hallo: Mens en universell hilsen, er "hei" generelt bare passende i e -postkorrespondanse. Også det skal det bare brukes i tilfeldig korrespondanse med mennesker som du allerede har opprettet et profesjonelt forhold med (et takknemlighetsbrev til en veileder, for eksempel).

Hei: Denne uformelle variasjonen er bare passende i den mest tilfeldige e -postkorrespondansen med folk du kjenner godt. Tenk for eksempel på å bruke det i en takkemelding til en nær kollega.

Gjør en innsats for å finne navnet på noen spesifikke i avdelingen som du er interessert i å kontakte. (Prøv å bruke et selskapsnettsted eller LinkedIn for å finne en spesifikk kontakt.) Å bruke personens navn gir et personlig preg på meldingen.

Hvordan følge en hilsen

Etter åpningsperioden som formidler din kjennskap til personen (for eksempel "kjære"), inkluderer du enten mottakerens ære og navn (for eksempel "MRS. Hudson "eller" Doctor Zhivago "), et navn (første eller første og siste, for eksempel" Abby "eller" Peter Parker "), eller en generisk tittel (" Sir "eller" Madam "), avhengig av forholdet ditt til mottaker.

Når du kjenner personen godt

Hvis du kjenner personen godt nok til å være på første navn (for eksempel en nåværende kollega eller veileder), følg hilsen med bare fornavnet ("Kjære Jamison").

Når du ikke kjenner personen

Hvis du ikke kjenner personen godt, bruk MR./MS. Etternavn, eller MR./MS. Fornavn Etternavn. Hvis kontakten din har et kjønnsnøytralt navn (for eksempel Taylor Brown) og du er usikker på om du henvender deg til en kvinne eller en mann, følg åpningsperioden med personens fulle navn ("Kjære Taylor Brown").

For en potensiell arbeidsgiver

For en potensiell arbeidsgiver eller veileder, bruk alltid MR. eller MS. Med mindre du er blitt bedt om å bruke personens fornavn spesifikt.

Generiske hilsener

Hilsenene "Kjære herr eller fru" eller "som det kan bekymre seg" kan tolkes som utdatert av noen, men det er bedre å feile på siden av konservatismen når du tar opp korrespondanse innenfor forretningsforhold. Det skader generelt ikke å være altfor formell, mens profesjonaliteten din kan bli avhørt hvis du velger en tilfeldig hilsen.

Adressere kjønn

Du kan bruke riktig kjønnstittel (for eksempel "sir" eller "madam") hvis du kjenner kjønnet til personen, men ikke navnet deres. Selv om du alltid bør adressere brevene dine så spesifikt som mulig, hvis du ikke kan skaffe personens kjønn, kan du bruke deres første og etternavn: Kjære Rory Smythe. Bruk "Kjære herr eller fru" som en siste utvei.

Adressere flere personer

Når du adresserer flere mennesker, er hilsen og hilsen ovenfor fortsatt passende. Imidlertid bør du ta med navnene på alle mottakerne hvis det er tre eller færre navn.

Du kan skrive "Hei, Rick og Jen" eller "Kjære Mary, Bob og Sue."Men hvis det er mer enn tre navn, eller du foretrekker en gruppehilsen, bruk" All "eller" Team "etter navnet (" Hei, alle "eller" Dear Team ").

Punkterende hilsener

På slutten av hilsenen bør du takle enten komma eller en tykktarm. For eksempel er alt av følgende akseptable:

• Kjære fru. Brun:
• Kjære fru. brun,
• Kjære Sarah:
• Kjære Sarah,

Når det er sagt, er tykktarmen det mer formelle alternativet, noe som gjør det egnet for både skriftlig og e -postkorrespondanse. Derimot er komma et litt mer uformelt valg, noe som gjør det mer egnet for e -post eller tilfeldige skrevne eller trykte brev.

Når skal du bytte til mindre formelle hilsener

Husk at visse åpningsbetingelser som kommuniserer en profesjonell tone i din første korrespondanse kan formidle en stiv tone hvis den brukes i påfølgende meldinger, på hvilket tidspunkt du vil kjenne personen bedre.

Vurder å reservere formelle vilkår som "kjære" eller "hilsener" for det første kontaktpunktet og deretter bytte til mer kjente hilsener og hilsener (for eksempel "Hello Again") i påfølgende e -postmeldinger.

På samme. Når for eksempel en potensiell arbeidsgiver blir en veileder, kan du gå over fra "kjære" til "hei."Og hvis kontakten din signerer med fornavnet og adresserer deg med fornavnet ditt, kan du gjengjelde deg. 

Skrive effektive brev

En hilsen er en viktig komponent i formell korrespondanse som trekker mottakeren inn og setter en profesjonell tone. Imidlertid er det mer å lære om å skrive forretningsbrev utover som hilsen du skal bruke.

Forbedring av dine overordnede ferdigheter for forretningsbrev vil hjelpe deg med å lage et overbevisende organ av brevet, slik at du kan få det intervjuet, sende et passende takkbrev og til slutt vinne over forretningskontakter. Med henvisning til forretningsbrevprøver kan hjelpe deg med å evaluere og perfeksjonere brevskrivingsferdighetene dine.

Key Takeaways

• Hilsen setter tonen. Velg en passende basert på kommunikasjonsmåten, hvor godt du kjenner mottakeren, og hvilken type brev du sender. 
• Når det er mulig, bruk personens navn. Hvis du ikke kan finne ut hva det er, "som det kan bekymre seg" eller "kjære herr eller fru" er passende. 
• Over tid kan hilsener bli mindre formelle. Når du korresponderer med noen, "Kjære MR. Smith "kan skifte til" Hei igjen, Bob."Følg ledelsen til personen du kommuniserer med. Hvis du er i tvil, er det bedre å feile på siden av å være altfor formell i stedet for for uformell.