Møtehåndteringspraksis bidrar til å forbedre produktiviteten

Vi bruker mye av arbeidslivet vårt på møter. I mange tilfeller resulterer dårlig møtehåndteringspraksis i uproduktiv bruk av deltakernes tid. I en relatert artikkel tilbyr vi veiledning om å gjøre fem vanlige møte -scenarier til produktive hendelser. Her er flere ideer for å støtte styrking av nytten, produktiviteten og effekten av møter.

Møteledelsesnøkkel - Stand Pat

Noen ledere ansetter en P.EN.T. tilnærming til møter, som krever en Purpose, an ENGenda, og en TIMEFRAME. Å bevæpne deltakerne med disse kritiske kontekstpunktene foran økten sikrer at folk dukker opp forberedt på å delta og støtte møtets generelle hensikt. En klar s.EN.T. Oversikt hjelper deg med å sikre en produktiv økt. 

Du skal kunne definere formålet med møtet i 1 eller 2 setninger på det meste. "Dette møtet er å planlegge den nye markedsføringskampanjen" eller "Dette møtet er å gjennomgå Shippes nye policy for håndtering av returer."Formålet hjelper med å sikre at alle vet hvorfor de er der, hva som må gjøres, og hvordan du kan veilede fremgang og kjøre for en konklusjon. 

Sett en agenda. Liste over varene du skal gjennomgå/diskutere/inspisere. Vi liker å tildele en tidsbegrensning til hver agenda -element (se nedenfor) og identifisere personen som er ansvarlig for å moderere diskusjonen. Angi en tidsramme; i det minste satte en start- og sluttid. Vi anbefaler også å sette en varighet for hvert element på agendaen. Disse bør totalt til den samlede møtet tidsramme.

Start møtene dine i tide

Hvis du jobber i en av de kulturene der folk sildrer inn i møter helt frem til fem eller ti minutter etter den planlagte starttiden, er det på tide å starte en ny trend. Et firma oppfordrer lederne til å lukke døren ved planlagt starttid, og de som er sent er ikke velkomne til å delta. Selv om dette kan være mer drakonisk enn du bryr deg om å handle, bør du ikke ha noen betenkeligheter med å bringe møtet til ordre, gjennomgå formålet og bekrefte forventninger og timing.

Ikke vent på at stragglerne dukker opp. Når noen kommer sent, ikke gå tilbake og gå gjennom det som allerede er dekket. Fortsett med møteemnene dine. Dette vil være vanskelig for straggleren og forbedre oddsen for ham/henne som kommer i tide på neste møte. 

Hvis møtearrangøren/sponsoren ikke dukker opp i tide, bør du vurdere møtet kansellert og gå tilbake til jobb. En ventetid på fem til syv minutter er rimelig. Oddsen er at møtearrangøren fikk en uventet vanskelighet og foretrekker at du ikke kaster bort tiden din på å vente på ham/henne. 

Behold møtet om emnet

En god praksis er å tildele noen rollen som å holde alle på sporet under møtet. Altfor ofte driver diskusjoner og deretter nedbryter til en virvel av meninger, ideer, fakta og følelser. I stedet, tilordne rollen og informere alle som er til stede om at denne personen vil avskjære hvis og når diskusjonen vender ut av agendaen og spesifikk diskusjonsartikkel. I noen firmaer blir denne rollen referert til som "trafikkhåndtaket", i andre ", emnee keeper."Uansett etikett, er rollen ekstremt nyttig for å styrke effektiviteten og produktiviteten til møtene dine.

Hvis det oppstår flere emner som er utenfor agenda, men viktige å diskutere, bør de tydelig fanges og plasseres på "parkeringsplassen" for fremtidig vurdering og diskusjon eller for et diskret møte. Møteeieren forbeholder seg retten til å tillate en mindre divergerende diskusjon hvis den støtter det overordnede møteformålet. 

Oppbevar og distribuerer møtesnoter/minutter

Noen, annet enn møtearrangøren, bør beholde minutter av møtet. En god innspilling av protokollen vil omfatte:

• Møtetid, dato, beliggenhet
• Beskrivelse av formålet
• Kopi av agendaen
• Liste over deltakere og en liste over de som ikke deltok
• En detaljert sammendragsliste av konklusjoner, handlingselementer, ansvar og datoer for fullføring. Mange notatere bruker agendaen som en guide for å oppgi konklusjoner og handlinger. 
• Planlagt oppfølgingsmøte hvis det virkelig er nødvendig. 

Ideelt sett distribuer møtesedlene så snart som mulig etter avslutningen av møtet og absolutt innen en virkedag. Protokollen og notatene fungerer som en viktig påminnelse for deltakere, så vel som en informasjonskilde for andre interessenter eller, for de som gikk glipp av møtet. Protokollen er et flott verktøy å utnytte for å minne folk og team om deres engasjerte oppfølgingshandlinger. 

Bunnlinjen

Det er mulig at et møte vil resultere i et positivt resultat, og bidra til å drive prosjekter og folk fremover, bare ikke stole på det. Noe flid og bevisst styrking av møteledelsesteknikkene dine vil forbedre sjansene dine for å drive et stort resultat. 

Oppdatert byart Petty