Forhandling i innkjøpsprosessen

Forhandling i innkjøpsprosessen dekker perioden fra den første kommunikasjonen blir gjort mellom kjøpekjøperen og leverandøren til den endelige signeringen av kontrakten. Forhandling kan være så enkelt som å prøve å få en rabatt på et tilfelle av sikkerhetshansker til kompleksitetene i store kapitalkjøp.

En innkjøpsprofesjonell må ta sikte på å lykkes.

Mindre leverandørbase og langsiktige kontrakter

Forhandlingsprosessen har blitt en viktigere sektor i forsyningskjedeprosessen ettersom selskaper ser ut til å redusere utgiftene sine mens de øker kjøpekraften. Dette betyr at kjøp av fagpersoner må forhandle stadig bedre priser med leverandører mens de opprettholder eller øker kvalitet og service.

I det siste hadde selskaper en lang liste over leverandører som de ville kjøpe forskjellige varer som krevde kjøpsressurser for å bruke begrenset tid på å forhandle om de laveste prisene. Den beste løsningen var å sammenligne listepriser fra kataloger og velge leverandøren basert på den informasjonen. Trenden det siste tiåret har vært å rasjonalisere leverandørbasen og inngå langsiktige avtaler med en-sourcing. Dette gir selskaper muligheten til å forhandle om betydelig lavere priser for varer som de kjøpte fra en rekke separate leverandører.

Leverandører er partnere

Vektleggingen i forhandlinger flyttet bort fra laveste priskcenario til forhandlinger med færre leverandører for å oppnå den laveste prisen med den beste service, kvalitet og betingelser. Målet med selskaper var å redusere de samlede utgiftene i stedet for å forhandle om den laveste prisen med et stort antall leverandører, noe som ikke ga det beste resultatet.

De forhandlede langsiktige kontraktene med en mindre leverandørbase har produsert mer av et partnerforhold mellom kjøper og leverandør. Forholdet kan bli mindre motstander som kommer kjøperen og leverandøren til gode. I en partnertype av forhold vil kjøperen oppfordre leverandøren til å øke kvaliteten og tjenesten, og leverandøren vet at ved å gjøre dette vil partnerskapet fortsette med en fornyet kontrakt med garantert salg.

Forhandling eller RFQ

Innkjøpsavdelinger for ikke-statlige. Den konkurrerende budprosessen kan produsere en rekke bud og betingelser som innkjøpsavdelingen vil evaluere og deretter tildele virksomheten. Dette kan ikke innebære en form for forhandling.

Mest forhandlet virksomhet vil involvere varer eller tjenester som ikke nødvendigvis er definerbare av en RFQ. Innkjøpsavdelingen og leverandøren vil forhandle mer enn en pris. Forhandlingene vil vanligvis dekke hva som skal produseres eller hva som er omfanget av tjenesten som skal leveres, garantien, transporttjenestene, teknisk assistanse, emballasjealternativ, betalingsplaner osv.

Å kjøpe varer eller tjenester for en betydelig kostnad vil kreve utvidede forhandlinger for å komme frem til en endelig kontrakt.

Innkjøpsfagfolk er pålagt å delta i denne typen forhandlinger for å sikre at selskapene får den beste prisen med de mest gunstige vilkårene, og personalet kan trenge å bli opplært i forhandlingsmetoder, da det blir mer vanlig i et vanskelig økonomisk klima.

Forhandlingsmål

Innkjøpsansatte bør inngå alle forhandlinger med klart definerte mål. Uten å ha mål er muligheten for at innkjøpsprofesjonen innrømmer pris, kvalitet eller service betydelig hevet. Forhandleren bør inngå diskusjoner med leverandøren med presise mål som de ønsker å oppnå for selskapet sitt.

Målet skal ikke være absolutt og bør gi rom for en viss fleksibilitet. Forhandleren bør imidlertid også sørge for at de ikke avviker fra målene og lar seg forhandle om områder som ikke var en del av diskusjonen. For eksempel kan en forhandler ha jobbet med leverandøren om sine mål om pris og tjeneste, men ikke kvalitet. Når leverandøren begynner å diskutere kvalitet, bør forhandleren avstå fra enhver avtale der de er uten et fast mål.

Forhandling er en viktig del av rollen som innkjøpsprofesjonell. Det er en ferdighet som læres, og opplæring kan hjelpe å kjøpe personalet i å forstå hva som trengs når du forhandler med leverandører.