Ikke-konformance rapport hvordan du rapporterer et kvalitetsproblem

En ikke-konformance-rapport, eller ikke-forholdsrapport eller NCR, er et konstruksjonsrelatert dokument som adresserer spesifikasjonsavvik eller arbeid som ikke oppfyller kvalitetsstandarder. Rapporten brukes som en del av kvalitetskontrollprosesser ved å detaljere problemet, hvordan det skjedde og hvordan du kan forhindre at det skjer igjen. En NCR brukes også til å bestemme en oppløsning med en kunde og dokumentere eventuelle korrigerende endringer som er gjort.

Ikke-konformet rapportelementer

En rapport om ikke-samsvar må inneholde minimum følgende informasjon:

• Hva er hovedårsaken til NCR eller hva som gikk galt
• Hvorfor arbeidet ikke oppfyller spesifikasjoner
• Hva som kan gjøres for å forhindre at problemet skjer igjen
• Forklaring av korrigerende tiltak iverksatt eller å bli iverksatt
• Sentrale aktører som er involvert i NCR og spesifikasjoner som er berørt under NCR

Når skal du gi ut en ikke-konformansrapport

Det er mange vanlige scenarier i byggebransjen som krever utstedelse av en NCR:

• Arbeid som ikke ble bygget som indikert i det godkjente Utstedt for bygging tegninger
• Arbeid som ikke oppfyller spesifiserte toleranser som etablert i prosjektspesifikasjonene
• Arbeid som utføres ved hjelp av ikke-godkjente metoder eller standarder
• Unnlatelse av å følge den godkjente test- og inspeksjonsplanen
• Testresultater viser at produktet ikke oppfyller etablerte og godkjente standarder
• Materiale som brukes som ikke er godkjent som erstatning (lik eller lignende)
• Design er ikke nøyaktig og representerer ikke faktiske feltforhold
• Godkjent prosedyre ble ikke fulgt, og kvalitetsdefekter er identifisert av prosjektgruppen

Hvem kan utstede en NCR?

En rapport om ikke-samsvar er vanligvis utstedt av prosjektkonsulenten. Rapporten må presentere et ikke-utskiftelig faktum og inkludere klar og tilstrekkelig sikkerhetskopieringsinformasjon som støtter kravet. NCR følger avtalte betingelser for å spore og lukke rapporten etter at passende korreksjoner er gjort. Ikke-samsvarsrapporter brukes ofte som treningsverktøy for teamledere for å trene andre ansatte for å forhindre at lignende situasjoner skjer igjen.

Ikke -konformansrapporter konsekvenser

Mens NCRS er kritiske for kvalitetskontroll, kan de innføre flere problemer i kontrakten. Noen ganger kan NCR -er sees av finansinstitusjoner som røde flagg eller kan identifiseres som dårlige resultatsituasjoner av entreprenøren, med potensial for økonomisk innvirkning på fremtidige prosjekter. I noen situasjoner kan NCR -er åpne døren for påstander og enda ytterligere voldgiftsprosesser. NCR -er kan også føre til forsinkelser i byggeprosessen når det er nødvendig. Det er mye papirarbeid og forskning knyttet til en NCR, ettersom den utstedende parten må samle informasjon, spesifikasjoner, standarder og listeprosedyrer som ble påvirket av situasjonen.

Hva du skal gjøre når du mottar en NCR

Hvis du er mottaker av en NCR, må du handle omgående og følg på minimum disse trinnene for en rask oppløsning:

• Møt med personen som utsteder NCR.
• Implementere korrigerende tiltak og sørg for å gjennom en inspeksjonsprosess som problemet er løst tilstrekkelig.
• Svar med et formelt brev eller et annet dokument, og beskrev prosessen som førte til handlingen som utløste NCR, dokumenterte handlingen for å løse problemet og forklare trinnene som er tatt for å forhindre at problemet gjentar seg.
• Forsikre deg om at motstykket ditt er enig og signerer på handlingsplanen din.