Planlegger sjekkliste for små arrangementer

Små arrangementer har mye mer fleksibilitet når det gjelder muligheter med arenaer, aktiviteter og samhandling. Til slutt er det rett og slett lettere å jobbe med behovene til en mindre gruppe. Selvfølgelig trenger planleggere fortsatt å bli kreative hvis du vil at dagen skal flyte godt. En sjekkliste med viktige detaljer hjelper strømmen av hendelsen og gir verdifull innsikt i hva som kan fungere bedre neste gang.

Start med det grunnleggende

De beste ideene begynner med et solid fundament, så det er viktig å sette opp rammen for arrangementet ditt før du ser fremover for langt. Ting som datoer, tider og reiseruter bør fullføres før du går videre til eventuelle intrikate detaljer. Sørg for å bruke de mange gratis appene og programmene som brukes til å spore datoer og nødvendige samtaler.

Velg riktig sted

Du vil ha en enklere tid på å finne et rom for en mindre gruppe, men kapasitetstersklene vil være strammere. Hvis arrangementet ditt utvides fra 50 personer til 100, kan det hende du må flytte til et større rom avhengig av kapasiteten til ditt sted. Generelt sett er det lettere å gå mindre i en klype, så handle for et rom som har plass til din største fremmøteprojeksjon og skala ned etter behov så lenge det ikke påvirker budsjettet.

Kartlegg ut en markedsføringsstrategi

Selv om du er vertskap for et "gratis arrangement", må du fremdeles presentere det på en måte som lokker registreringer. Folk vil vite hvordan de vil dra nytte av å delta på anledningen, og måten du ordner invitasjoner og markedsføringsmateriell kan ha stor innvirkning på om de vil dukke opp eller ikke dukker opp. Mens arrangementet ditt sannsynligvis høres spennende ut for deg, er den virkelige utfordringen også spent på.

Budsjett per person

Den ene ulempen med små hendelser er at de vanligvis koster mer per person fordi hotell- og cateringprisene avtar når mengder øker. For å gjøre saken enda mer komplisert, har et fall i 20 prosent i antall for en liten hendelse potensial til å påvirke gruppeprisstatusen din. Med det i bakhodet, vil du budsjettere kostnader per person under det laveste projiserte fremmøtefiguren. Hvis du gjør dette nøyaktig, vil gevinstmarginen din faktisk øke for hver person du legger til over projeksjonen.

Spill til styrkene dine

Små grupper tilbyr flere muligheter for organiserte diskusjoner, så bruk dette til din fordel når du planlegger reiseruten. Det er ikke så gøy å bli "snakket med" hele dagen, og det er grunnen til at mange små arrangementer tilbyr gruppeøkter eller breakout -alternativer. Selv gruppeprosjekter kan integreres under de rette omstendighetene. Tenk på måter å involvere deltakerne i dialogen, da dette vil øke deres oppbevaringsgrad for hver presentasjon.

Inkluder spørsmål og svar -økter og tilbakemeldingsskjemaer

Den beste måten å få et hopp på å planlegge ditt neste arrangement er å lytte til tilbakemelding fra din nåværende. La god tid til spørsmål på slutten av hvert segment. Du kan også arrangere spørsmål fra personalet ditt for å få samtalen i gang. Tilbakemeldingsskjemaer er enkle å ta med i informasjonspakkene dine, men sørg for at du instruerer deltakerne om hvordan du vil ha dem sendt inn.

Legg til muligheter for nettverk etter arrangementet

En god nettverksfunksjon kan gi enorm verdi for alle deltakerne. Hvis du var effektiv til å anspore dialog mellom deltakere, burde alle vite litt om hverandre på slutten av dagen. Det hjelper alltid med å gjøre mat tilgjengelig på en funksjon som denne, og du kan til og med ønske å rekruttere forpliktelser før arrangementets dag. Som de sier, trekker ingenting en mengde som en mengde, så vær proaktiv når det gjelder å markedsføre alle funksjoner etter hendelsen.

Små hendelser har potensial til å være en rik og givende opplevelse for alle, men du trenger å planlegge hvert minutt med publikum i tankene. Den gode nyheten er at det blir lettere hver gang fordi du forstår nøyaktig hva gjestene dine håper på.