Profesjonell forretningsbrevmal

Et forretningsbrev er et profesjonelt stykke korrespondanse. Hvis du skriver et følgebrev, anbefalingsbrev, takk-notat eller annen profesjonell korrespondanse, må du følge de formelle konvensjonene i et forretningsbrev.

Å følge disse retningslinjene er viktig siden det viser at du tar korrespondansen på alvor. I tillegg sikrer det at mottakeren av brevet kan fokusere på meldingen din (og ikke på formatering av uoverensstemmelser, skrivefeil eller andre små, men distraherende feil). 

Før du skriver eller avslutter ditt neste forretningsbrev, kan du ta deg tid til å gjennomgå hvordan du formaterer brevet, fra Font Choice to Style, sammen med informasjon som hilsen og avmeldinger er passende å bruke.

Typer formater for forretningsbrev

Det er tre grunnleggende formater som brukes i forretningsbrev:

• Blokkformat: I denne stilen blir all tekst rettferdiggjort. Hopp over en linje mellom hver seksjon.
• Endret blokkeringsformat: Mest innhold er berettiget i denne stilen, akkurat som i blokkformatbrevet. Her er unntakene: For din kontaktinformasjon og gratis lukk, fane over til midten av siden, og skriv informasjonen din der.
• Semi-block-format: Noen ganger noen ganger referert til som innrykket blokkformat, er denne stilen den samme som det modifiserte blokkeringsformatet, bortsett fra at hvert avsnitt er innrykket.

Noen av disse stilene er akseptable for bruk i et forretningsbrev, men siden reglene for blokkeringsformatet er så klare, kan dette være det enkleste alternativet å velge.

Mange tekstbehandlingsprogrammer vil ha maler tilgjengelig som vil gjøre det lettere for deg å formatere bokstaven på riktig måte.

Dra nytte av disse malene slik at du kan fokusere på innholdet i brevet i stedet for formateringen. Hvilket format du velger, sørg for å romme brevet og hoppe over et mellomrom mellom hvert avsnitt og seksjon.

Hvordan formatere og skrive et brev

Utseende betyr noe. Et forretningsbrev er et profesjonelt stykke korrespondanse, men det vil ikke bli oppfattet på den måten hvis du velger en gal skrift eller har mange skrivefeil. Her er noen retningslinjer for å følge: 

• Velg en passende font og skriftstørrelse. Hovedpoenget her er at du vil ha en enkel, umerkelig skrift (for eksempel Times New Roman, Calibri eller Arial) som ikke vil skille seg ut. Standardfonten i tekstbehandlingsprogrammet ditt er sannsynligvis et akseptabelt valg.
• Unngå tilfeldig språk eller slang. Dette er et formelt brev, så du vil bruke mer formelt språk.
• Forhindre skrivefeil og grammatiske feil ved korrekturlesing nøye.
• Hvis du skriver ut brevet, Vurder å velge papir av høy kvalitet. Uansett hvilket papir du velger, bretter du brevet nøye før du legger det i konvolutten. Hvis du kan, skriver du mottakerens adresse på konvolutten; Hvis det ikke er mulig, bruk din pentest håndskrift.

Hva du skal inkludere i hver del av brevet

Kontaktinformasjon

Ta med kontaktinformasjonen din i følgende rekkefølge:

Navnet ditt
Adressen din
By (*): Stat (*): Postnummer
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse

Hvis du bruker personlig brevhode som inkluderer denne informasjonen, kan du forlate denne delen.

Dato: I USA, formatet for å skrive datoen er måned, dato og år, for eksempel, 12. mai 2022. Ikke forkorte måneden.

Mottakerens kontaktinformasjon: Inkludere kontaktinformasjonen for personen du skriver til. Hvis du ikke har et spesifikt navn, la det være av.

Navn
Tittel
Selskap
Adresse
By (*): Stat (*): Postnummer

Hilsen: Begynn brevet med en hilsen, for eksempel "Kjære", etterfulgt av tittelen og navnet. Se flere eksempler på passende hilsener som skal brukes i et forretningsbrev samt råd om hva du skal gjøre hvis du ikke har en spesifikk kontaktperson. Følg personens navn med en tykktarm eller et komma.

Kjære MR./MS. Etternavn:

Brud of Business Letter

Hold brevet enkelt og fokusert, så det er klart formål.

• Første ledd i forretningsbrevet ditt skal gi en introduksjon til hvorfor du skriver.
• I de følgende avsnittene gir du mer informasjon og detaljer om forespørselen din.
• Det siste avsnittet skal gjenta grunnen til at du skriver og takker leseren for å ha gjennomgått forespørselen din.

Enkeltrom brevet ditt og rettferdiggjør brevet til venstre. Legg igjen en tom linje mellom hvert avsnitt.

Gratis nær:

Med vennlig hilsen,

Signatur

Håndskrevet signatur (for et sendt brev)

Typisk signatur

E -post signatur

For et e -postbrev, ta med kontaktinformasjonen din i signaturen din i stedet for øverst i brevet:

Navnet ditt
Din epostadresse
Telefonnummeret ditt

Forretningsbrev mal

Dette er et eksempel på et profesjonelt forretningsbrev. Last ned den profesjonelle forretningsbrevmalen (kompatibel med Google Docs og Word) eller se nedenfor for flere eksempler.

Balansen

Forretningsbreveksempel (tekstversjon)

Joan Lau
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected] 

20. april 2022

Steven Kramer
Regissør, menneskelige ressurser
ACME Office Supplies
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Kjære MR. Kramer,

Jeg skriver i dag for å invitere deg eller en annen representant fra selskapet ditt til å tale på den årlige Metropolitan Business Conference, som arrangeres på North Branch Hotel 15. -18. september 2022.

Temaet for vår kommende konferanse er å finne og ansette ansatte som passer selskapskultur. Med veksten som selskapet ditt har sett de siste fem årene, tror jeg at du ville ha mye å tilby publikum.

Som en del av høyttalerpakken tilbyr vi et beskjedent honorarium og et bord for seks på Saturday Night Dinner.

Hvis du har spørsmål eller ønsker å vite mer om tale muligheten, vennligst gi meg beskjed. Mobiltelefonnummeret mitt er 555-555-5555, og e-posten min er [email protected].

jeg ser frem til å høre fra deg. Takk for vurderingen.

Vennlig hilsen,

Signatur (papirkopi)

Joan Lau

Flere maler og eksempler

Overveldet av alle trinnene som er involvert i formatering av virksomhetsbrev korrespondanse? En mal kan hjelpe. Microsoft Letter -maler er tilgjengelige som en gratis nedlasting for Microsoft Word -brukere eller er tilgjengelige i ordprogrammet ditt. Du kan bruke disse malene til å lage en rekke forretnings- og ansettelsesbrev.

Hvis du er usikker på hva du skal skrive i kroppen til et forretningsbrev, kan du gjennomgå disse eksemplene jobbsøk og ansettelsesbrev for inspirasjon.