Profesjonelt brev og retningslinjer for e -postskriving

Hva er den beste måten å skrive et brev? Fungerer papirbrev fortsatt eller er e -post til et bedre alternativ? Det er ikke en beste måte å kommunisere på. I noen tilfeller er det fornuftig å kommunisere via e -post, andre ganger kan det hende du trenger å sende tradisjonelle typiske, skrevne og signerte brev.

Som du velger avhenger av hvem du kommuniserer med, og formålet med korrespondansen din.

E -post er raskere og enklere, men noen e -postmeldinger blir aldri åpnet, og avhengig av hvem du skriver til og hvorfor du skriver, kan det hende du blir pålagt å sende et skrevet og signert brev eller til og med laste det opp på nettet.

Hvilken type melding du velger avhenger av hvem du kommuniserer med, og formålet med korrespondansen din.

Profesjonelt brev og retningslinjer for e -postskriving

Her er retningslinjer for å skrive brev og e -postmeldinger, inkludert hvordan du skriver, format og korrekturleser brevene dine, med eksempler på forskjellige typer forretningsbrev.

Hva du skal inkludere i et brev eller e -post

Uansett hvordan du kommuniserer, velskrevne brev inkluderer flere seksjoner. Hva du inkluderer i hver seksjon og hvordan dokumentet er formatert, vil avhenge av om du sender et skrevet brev eller en e -postmelding.

Denne guiden til å skrive brev inkluderer det som skal oppføres i hver del av et brev, hvordan du tar opp og signerte skrevet og e -postkommunikasjon, brevformater og oppsett, og eksempler og maler.

Deler av et brev

• Kontaktinformasjon
• Hilsen (hilsen)
• Letter av brev
• Lukking
• Signatur

Kontaktinformasjon
Hvordan du inkluderer kontaktinformasjonen din vil være forskjellig basert på hvordan du sender brevet ditt. Når du sender en e -postmelding, vil kontaktinformasjonen din være på slutten av meldingen i stedet for toppen av siden.

Salutasjonseksempler
Hilsen er hilsen -delen av brevet ditt. Her er en liste over eksempler på bokstaver som fungerer bra for profesjonell korrespondanse.

Letter av brev

Liket av brevet ditt vil inneholde flere avsnitt.

• Første ledd skal inneholde en introduksjon og en kort forklaring av grunnen til skriving.
• Andre avsnitt (og eventuelle følgende avsnitt) bør forklare videre årsakene til skrivingen.
• Det siste avsnittet skal enten be om handling fra leseren, hvis du ber om noe, eller oppgi hvordan du vil følge opp.

Forsikre deg om at formålet med brevet ditt er klart. Leseren må vite hva du ber om og hvordan de kan hjelpe deg. Eller, hvis du tilbyr tjenester eller hjelp hva du kan gi til leseren.

Lukking
Et brev er stengt med et begrep som "vennlig hilsen" eller "oppriktig" som blir fulgt av et komma, deretter signaturen din hvis du sender et skrevet brev. Hvis du sender en e -postmelding, skriver du bare navnet ditt etter avslutningen. Her er en liste over brevavslutningseksempler som er passende for forretnings- og sysselsettingsrelatert korrespondanse.

Signatur

Finishen til brevet ditt er signaturen din, som i en e -postmelding vil inkludere kontaktinformasjonen din.

• Hvordan signere et brev
• Hvordan sette opp en e -postsignatur

Hvordan ta opp et brev
Det er viktig å adressere den personen du skriver til formelt, med mindre du kjenner dem veldig godt. Slik tar du opp et brev, inkludert generisk informasjon du kan bruke hvis du ikke har en kontaktperson i selskapet.

Formatering av korrespondansen din

Nå som du har all informasjonen du trenger å inkludere, kan du gjennomgå standardformatet du vil bruke for bokstaver og e -postmeldinger:

• Brevformat
• E -postmeldingsformat

Retningslinjer for brevskriving

Neste trinn er å polere opp brevet ditt, så det er god plass mellom avsnitt og øverst og nederst på siden. Du vil også velge en lesbar, profesjonell stil og størrelse på font. Det du sier vil avhenge av grunnen til at du skriver, så husk å skreddersy brevet ditt for å passe til din personlige og profesjonelle situasjon.

Her er trinnvise guider for å skrive en rekke forskjellige typer bokstaver, inkludert sidemarginer, skrifter, avstand og detaljer om hva du skal inkludere, sammen med eksempler på hver.

• Hvordan skrive et følgebrev
• Hvordan skrive et jobbsøknadsbrev
• Hvordan skrive et referansebrev
• Hvordan skrive et avskjedsbrev
• Hvordan skrive et takkebrev
• LinkedIn Melding og invitasjonsretningslinjer
• Profesjonelle retningslinjer for e -postmeldinger

Eksempler og maler

Å bruke en mal er en flott måte å starte ditt eget brev eller e -postmelding fordi du begynner med det grunnleggende formatet på plass. Bare fyll ut informasjonen din i den aktuelle delen av brevet.

Å se på eksempler er også nyttig, fordi du får ideer til hva du skal si i din egen korrespondanse.

Brevprøver
Brevprøver inkludert forretningsbrev, følgebrev, intervju takkbrev, oppfølgingsbrev, jobbaksept og avvisningsbrev, avskjedsbrev, takknemlighetsbrev, forretningsbrev og flere bokstavprøver og maler.

Eksempler på e -postmelding
Eksempler på sysselsetting, jobbsøking og e -postmeldinger, pluss e -postmaler, formaterte meldingseksempler og emnelinje, hilsener og signatureksempler.

Korrekturles og stavekontroll

Til slutt, før du skriver ut eller laster opp brevet eller send e -postmeldingen din, stavekontroll, grammatikk sjekk og korrekturleser det. Et tips for å sørge for at det ikke er noen feil, er å lese det høyt. Du kan merke feil du ikke fanget det ved å se på det bare ved å se på det.