Prosjektledelsesalternativer til Gantt -diagrammer

Prosjektledere bruker Gantt -diagrammer som et svært nyttig verktøy for å spore og koordinere alle de små trinnene som går inn i et stort prosjekt. Gantt -diagrammer kan raskt bli overveldende og rotete. De kan vise seg spesielt forvirrende for folk som ikke vet hvordan de skal lese dem. Prøv å bruke et Gantt -diagram for å forklare fremgangen din til en klient eller en kollega i en annen avdeling, og du kan ha ganske utfordringen på hendene.

Dette er ikke den eneste utfordringen Gantt -diagrammer til stede. Dataene i et Gantt -diagram krever vanligvis spesiell programvare for visning, redigering og utskrift som nesten alltid er en utfordring. Videre vil du bare fokusere på en liten del av et prosjekt uten å bli overveldet av all tilleggsinformasjon for hele prosjektet.

Mens Gantt -diagrammer er en flott løsning for prosjektledelse, er de ikke den eneste. Når du trenger å se på et mindre utvalg av informasjonen, eller du må presentere en forenklet versjon-eller del av informasjonen i en situasjon når et Gantt-diagram ikke ville være praktisk, kan en alternativ metode passe regningen.

Oppgavelister

Alle i næringslivet skal være kjent og komfortable med en grunnleggende oppgaveliste. Å være organisert er faktisk en av de beste ferdighetene for en prosjektleder.

En oppgaveliste tar oppgavelisten til neste nivå. Med en oppgaveliste kan du legge til flere kolonner for å vise hvem som skal fullføre hver oppgave, statusen til oppgaven, start- og sluttdatoer og sannsynligheten for at oppgaven vil bli fullført i tide. Du kan til og med legge til avmerkingsbokser for teammedlemmene dine for å sjekke ettersom varene er fullført.

Regneark

Et forenklet diagram på et regneark er et annet alternativ. Du kan fremdeles liste opp oppgaver på venstre side, og du kan fremdeles skygge stenger for å vise ditt fremgangsnivå og de estimerte start- og sluttdatoene for oppgavene.

Regneark kan være tidkrevende å lage og tidkrevende for å oppdatere, men du vil ikke bruke dem som din totale prosjektstyringsløsning. For en enkel engangsrapport for en klient eller leder kan imidlertid et forenklet regneark visuelt legge ut prosjektet på en måte som er
lett å forklare og forstå. Det er også et godt alternativ for å spore prosjektets fremgang.

Flytdiagrammer

Flytskjemaer, eller nettverksdiagrammer, viser prosjektoppgavene i den rekkefølgen de må fullføres. Flytdiagrammer kan være så enkle eller komplekse som du vil. For eksempel vil du kanskje ikke liste opp informasjon som start- og sluttdato for hvert trinn, oppgavens identifikasjonsnummer eller
stedet. Husk at å legge til for mye informasjon kan gjøre disse diagrammer vanskelige å lese.

Mens mange mennesker finner flytdiagrammer lettere å lese og forstå enn Gantt -diagrammer, kan det være problemer. Videre er de ofte upassende for store og sammensatte problemer. Flytdiagrammer er best for å presentere enkle prosjekter med oppgaver som naturlig går fra en til
den neste, men skal ikke brukes som et langsiktig verktøy eller for altfor komplekse prosjekter.

Kanban -tavler

Har prosjektet ditt et stort antall trinn som ikke nødvendigvis må gjøres i sekvensiell rekkefølge? Har du flere personer som jobber med det samme prosjektet, eller blir oppgavene oppdatert ofte? I så fall kan Kanban tilby den ideelle løsningen for deg.

Med et Kanban -brett er hver prosjektoppgave skrevet på en klissete lapp og plassert i den aktuelle kolonnen, for eksempel "å gjøre", "pågår" eller "gjort."Når hver oppgave er fullført, flyttes den tilsvarende klissete lappen over hele linjen til alle notatene er i" Done "-kolonnen.

Dette organisasjonssystemet er veldig enkelt å forstå og endre seg raskt, men det er ikke veldig bærbart, og du må være forsiktig med at ingen av notene faller og går tapt.

Statusrapporter

Gantt -diagrammer er utmerkede verktøy for å spore prosjektene dine, ikke nødvendigvis for å kommunisere det. Hvis alt du trenger å gjøre er å kommunisere fremgangen din med en klient, prosjektsponsor eller andre teammedlemmer, kan en statusrapport være det beste alternativet. I tillegg vil mange prosjektstyringsprogrammer lage forenklede, lettfattelige statusrapporter med bare noen få museklikk, og sparer deg verdifull tid og energi.

Gantt -diagrammer er svært praktiske for å spore alle oppgavene som går inn i et stort prosjekt, men de er ikke alltid de beste for å kommunisere denne informasjonen med andre, spesielt de som ikke er vant til å lese dem.

Du har flere andre alternativer. Prøv et av disse fem Gantt -kartalternativene selv. Du kan bli overrasket over hvor mye tid du kan spare.