Prosjekttidsstyringsprosessplan

Tidsstyring er et av de 10 kunnskapsområdene som prosjektledere må mestre for å skaffe en prosjektledelsesprofesjonell (PMP) ® -sertifisering fra Project Management Institute. Det er viktig del av å administrere et prosjekt fordi det hjelper til med å sikre at prosjektet er fullført i tide.

Prosjektstyringsorganet for kunnskap (PMBOK) ® guide tilbyr et rammeverk for prosjekttidsstyring som for de som ønsker å skaffe PMP® -sertifisering, og det kan være nyttig for alle prosjektledere også. Det består av syv prosesser:

1. Planleggsadministrasjon
2. Definere aktiviteter
3. Sekvensaktiviteter
4. Estimere aktivitetsressurser
5. Estimere aktivitetsvarighet
6. Utvikle tidsplan
7. Kontrollplan

La oss ta en dypere titt på hver enkelt av dem.

Planleggsadministrasjon

Dette trinnet krever at du etablerer alle retningslinjer, prosedyrer og dokumentasjon som kreves for å håndtere prosjektplanen. Målet er å gi veiledning om hvordan prosjektets plan vil bli administrert gjennom hele prosessen.

Imidlertid vil du sannsynligvis ikke ha en egen plan for å administrere timeplanen din. Mye av det du trener her vil havne i prosjektstyringsplanen din.

Definere aktiviteter

Det er her du identifiserer og lister opp de individuelle oppgavene som må gjøres i hele prosjektet for å sikre at alle leveranser blir oppfylt. Du kan gjøre dette ved å se på hver større prosjekt milepæl og dele det ned i mindre aktiviteter som må gjøres for å nå den milepælen. Du trenger den resulterende listen over prosjektoppgaver for å gå videre til neste prosess.

Sekvensaktiviteter

Denne prosessen hjelper deg å legge prosjektarbeidet i riktig ordre, slik at du kan utnytte prosjektets ressurser og levere så raskt som mulig som mulig. Det innebærer å ta listen over prosjektaktiviteter som du opprettet tidligere og sette hver oppgave i riktig ordre. På slutten av denne prosessen har du utsikt over forholdene mellom prosjektoppgaver.

PMBOK® -guiden snakker om å produsere et nettverksdiagram som utgangen av denne prosessen, men det er sjelden nødvendig, og absolutt ingenting du må gjøre for hånd. Hvis du vil gjøre nettverksdiagramming, kan du bruke prosjektstyringsprogramvaren din til å gjøre det. Til syvende og sist vil imidlertid en liste over avhengigheter og potensielle start- og sluttdatoer for oppgaver være like gode og mindre tidkrevende.

Estimere aktivitetsressurser

Når du har lagt oppgavene dine i riktig rekkefølge, er neste trinn å finne ut hvilke ressurser du trenger for å oppnå dem, inkludert menneskelige ressurser, utstyr og forsyninger, pluss mengden du trenger for hver. Det er vanligvis en god idé å trykke på en spesialist på dette området for å sikre at du får et nøyaktig estimat for prosjektet.

Estimere aktivitetsvarighet

Dette trinnet er der det harde arbeidet med å beregne hvor lang tid hver oppgave kommer til å ta skjer. I løpet av denne prosessen vil du finne ut hvor lang tid det vil ta å gjøre hver aktivitet ved hjelp av ressursene du har identifisert. Ikke glem å ta hensyn til ressurstilgjengelighet og høytider. Vær også realistisk: Bare fordi du anslår at en oppgave vil ta åtte timer, betyr ikke det at den vil være ferdig om morgenen.

Utvikle tidsplan

Til slutt kan du sette sammen prosjektplanen din. Å utvikle timeplanen er en av de mer kompliserte prosessene i PMBOK® -guiden. Det er 13 deler til det, inkludert alt ovenfor, pluss risikoer, omfang og elementer knyttet til prosjektkonteksten. Du kan bruke prosjektstyringsprogramvare for å lage timeplanen.

Kontrollplan

Denne prosessen gir deg verktøyene du trenger for å overvåke og oppdatere prosjektplanen din. Det vil hjelpe deg å sørge for at endringer styres på riktig måte og at du holder kontrollen over tidspunktet for prosjektet ditt.

Å utarbeide prosjektplanen din og spore den etterpå er mye arbeid, men det er verdt det å vite at du har en plan som du kan være trygg på.