Grunner til å vurdere outsourcing av lønnsbehandling

Enten du har en ansatt eller hundrevis, må du følge de formelle prosedyrene som går ut på å betale dem og håndtere lønnsskatt. Du kan utføre disse lønnsoppgavene selv, eller du kan outsource prosessen ved å overføre den til en leverandør av lønnstjenester.

Lønnsbehandlingsalternativer

Her er to alternativer som bedriftseiere har for å administrere lønn.

Online lønnsprogramvare

Du kan bruke lønnsprogramvare, gi innspillet selv og få programvaren til å gjøre beregningene. Online lønnsprogramvare fungerer på en lignende måte som Business Accounting Software. De gir deg en håndfull spørsmål og informasjon, men du eller noen i virksomheten din, må angi informasjonen.

Lønnstjenester

Lønnstjenester er individuelle virksomheter som noen ganger er koblet til regnskaps- eller bokføringsfirmaer. Du kan outsource prosessen din ved å gi en lokal eller online lønnstjeneste Grunnleggende informasjon om ansatte og la dem kjøre lønn, sende ut lønnsslipper og sende inn lønnsskatterapporter og betalinger i lønns.

Outsourcing Lønn tar ikke bort ditt ansvar for å betale og rapportere alle lønnsskatter i tide og i sin helhet og å betale ansatte nøyaktig hva de skyldes. Skattemyndighetene belaster straffer for manglende innløp av lønnsskatt.

Grunner til å outsource lønn

Tenk på kostnadene for din tid

Jobben din som bedriftseier er å drive virksomheten din, ikke å behandle lønn. Å prøve å gjøre lønn selv betyr å ta deg bort fra andre viktige oppgaver, som å anskaffe kunder, lage produkter eller utføre tjenester.

Lønnsskatter er kompliserte

Lønnsskatter er sammensatte fordi det er flere forskjellige typer skatter du må samle inn og betale og mange kompliserte skjemaer for å fylle ut. Disse inkluderer føderal inntektsskatt, statlig inntektsskatt, FICA -skatt for trygd og Medicare, og føderal og statlig arbeidsledighetsskatt.

Her er et eksempel; Beløpene du holder tilbake fra ansattes lønnsslipp for føderale inntektsskatter og FICA -skatt må betales til skattemyndighetene enten månedlig eller halvt uke (to ganger i uken), avhengig av størrelsen på innskuddet. Å lage disse innskuddene kan ta mye av tiden din.

Alle føderale lønnsskatteinnskudd må gjøres online. Det beste alternativet for å gjøre innskudd er å melde seg inn i IRS Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Gi deretter lønnsleverandøren din påloggingsinformasjon slik at de kan gjøre innskudd for deg.

Skattelovene endres hele tiden

Hvert år kan det være endringer i skattelovgivningen, skattesatsene eller frister for å sende inn rapporter. Det er vanskelig for en individuell virksomhet å holde seg oppdatert på alle disse endringene. En lønnstjeneste eller programvare omhandler disse endringene for mange selskaper, og de kan gjøre disse endringene raskt og enkelt.

Hva gjør lønnsbehandlingstjenester?

Du kan finne lønnsprogramvare eller en lønnstjeneste som kan hjelpe deg med noen eller alle disse lønns- og lønnsskatteoppgavene.

Lønnsoppgaver

Lønnsprogramvare eller en lønnstjeneste kan beregne ansattes lønn, tilbakeholdelse og fradrag for å lage lønnsslipper. De fleste vil også beregne og betale uavhengige entreprenører (ikke-ansatte) også. Begge kan også sende ut lønnsslipper, vanligvis gjennom direkte innskudd.

Lønnsskatteoppgaver

Avhengig av servicenivået du betaler for, vil lønnsprogramvare og tjenester:

• Samle inn og rapportere lønnsskatten
• Beregn årlig lønns- og skatterapporter, skjema W-2 for ansatte og skjema 1099-MISC for ikke-ansatte
• Send inn lønnsskatterapporter-lignende skjema 941
• Rapporter og betal arbeidsledighetsskatt

Her er en liste over noen av de beste lønnsprogramvarene som er tilgjengelige med detaljer for hver.

Hvor mye koster en lønnstjeneste?

Online lønnsprosessorer og lønnstjenester belaster forskjellige priser basert på antall betalte ansatte. De har også forskjellige nivåer av tjenester, inkludert støtte.

Online lønnsbehandlingstjenester

De fleste online lønnstjenester avgifter på månedlig basis, og den vanligste prisingen er en månedlig basispris med et ekstra beløp per ansatt per måned.

Flere programvareselskaper har lagdelt priser, med et høyere månedlig beløp og kostnader per ansatt basert på nivået og typene av tjenester.

For eksempel belaster Patriot Paymroll Software $ 10 i måneden pluss $ 4 per ansatt for grunntjeneste der selskapet driver sin egen lønn og skatt med Patriots hjelp. For $ 30 i måneden pluss $ 4 per ansatt, Patriots fullservice lønnsalternativfiler og setter inn lokale, statlige og føderale lønnsskatter og innleveringer av årsskiftet.

Intuits QuickBooks tilbyr tre nivåer av service. Foreløpig er grunnnivået $ 22.50 per måned pluss $ 4 per ansatt. Det andre nivået tilbyr automatisk lønn, direkte innskudd av samme dag, tidssporing mens du er på farten og støtte for menneskelige ressurser for $ 37.50 per måned pluss $ 8 per måned per ansatt. I mellomtiden inkluderer det høyeste nivået av skattestraffsbeskyttelse og en Personal Human Resources (HR) rådgiver for $ 62.50 i måneden pluss $ 10 i måneden per ansatt.

Offline lønnsbehandlingstjenester

Teresa Ray, eieren av lønnsavdelingen, forklarte i en e -post til balansen hvordan selskapets lønnstjenester fungerer. I følge Ray belaster selskapet hennes en basisavgift per lønnsperiode (ukentlig, to-ukentlig, halvmånedig eller månedlig) på $ 54 pluss $ 2 for hver ansatt betalt. Så hvis det ble betalt 10 ansatte i løpet av den lønnsperioden, ville avgiften være $ 74 ($ 54 pluss $ 20). Denne avgiften inkluderer behandling av lønn, innsamling og betaling av alle betalingsskatter og utarbeide og arkiverer alle månedlige, kvartalsvis og årlige lønnsskatterapporter.

Spørsmål å stille før outsourcing av lønn

Når du snakker med potensielle lønnstjenester og evaluerer lønningsprogramvare, kan du lese anmeldelser og be om referanser. Her er noen spørsmål å stille:

• Hvor sikkert er systemet ditt? Har du noen gang hatt et datainnbrudd?
• Hvor ofte oppdaterer du systemet ditt? Har du sikkerhetskopier i tilfelle tap av data eller systemkrasj? 
• Hvordan følger du med endringer i skattelovene? Hvor ofte oppdaterer du dataene dine for skatteendringer? 
• Hvor lenge har du vært i virksomhet? 
• Hvordan håndterer du kundeservice? Kan jeg ringe og snakke med en ekte person? Hvor raskt svarer du på presserende forespørsler? 
• Hvis jeg må gjøre korreksjoner, hvor raskt kan du lage disse?
• Hvordan vet jeg at du sender inn rapporter og betaler før de forfaller? Hvilke bekreftelser sender du meg?

Hvis du nettopp begynner med lønn, kan du ta deg tid til å lese denne oversikten over hvordan du setter opp et lønnsskattesystem. Lag deretter en liste over hva du er villig til å gjøre selv og hva du vil at en lønnstjeneste skal gjøre.

Ofte stilte spørsmål (vanlige spørsmål)

Påvirker antall ansatte valget av et lønningsbehandlingsalternativ?

De fleste lønnsbehandlingstjenester baserer prisene på antall ansatte, slik at du ikke blir belastet mye for bare noen få ansatte til det laveste priset alternativet. Deretter kan du legge til tjenester som direkte innskudd når virksomheten din vokser. Lokale lønnstjenesteleverandører også pris basert på mengden arbeid som antall ansatte lønnsjekker behandlet.

Hvordan fungerer støtte for forskjellige typer lønnstjenester?

Online lønnsselskaper tilbyr forskjellige nivåer av støtte; Jo høyere nivå, jo mer direkte støtte inkludert. Det laveste støttenivået er vanligvis videoer, vanlige spørsmål eller chat, mens den høyeste er VIP -tjeneste med hjelp fra en levende person. Rask støtte er viktig, spesielt når du kommer i gang, så se etter tjenesten som har den beste støtten på det laveste nivået, eller være villig til å betale ekstra.

Hva er noen vanlige applikasjoner som fungerer med lønnsprogramvare og tjenester?

Den vanligste integrasjonen av lønnsprogramvare er med regnskap eller bokføringsprogramvare, som QuickBooks. HR -programvare kan også kobles til lønnssystemet ditt for helseforsikring, betalt tidsavgift og ansattes dokumentstyring.

Lønnstjenester har også flere applikasjoner. Teresa Ray sa at selskapet hennes tilbyr en tjeneste som heter Web-ansatt som lar ansatte logge inn, få lønnsslippsstubber og W-2-skjemaer, og endre deres tilbakeholdelsesgodtgjørelser.

Jeg har ansatte som jobber eksternt i flere stater. Hvordan håndterer en lønnstjeneste denne situasjonen?

Alle betalingsprogramvaretjenestene driver statlige skatter for ansatte. Teresa Ray sa at servicebehandlingen hennes betaler for arbeidsgivere som driver virksomhet i rundt 18 andre stater enn Indiana, der selskapet hennes er lokalisert. Lønns- og lønnsskattebehandling for stater etter at hjemstaten har ytterligere gebyrer.