Forespørsel om forslag (RFP)

Når et komplekst forretningskrav er definert, er et selskap da klart til å finne en leverandør for å oppfylle kravene. Det første trinnet i å finne en leverandør er å opprette og sende ut en forespørsel om forslag (RFP). RFP -dokumentet skal i detalj inneholde alle aspekter av forretningskravet, og hva selskapet krever fra en potensiell leverandør for å oppfylle kravene som er spesifisert i RFP. Leverandøren vil gi et bud basert på dets forståelse av kravene som er spesifisert i RFP, og de konkurrerende budene vil bli evaluert for å produsere enten utvalget av den vinnende leverandøren eller en kort liste over leverandører som deretter vil levere presentasjoner til selskapet.

Definere forespørselen om forslagsdokument

RFP -dokumentet er avgjørende for å skaffe en leverandør som kan oppfylle kundens forretningskrav. Hvis dokumentet er feil, enten etter tvetydige krav, manglende krav eller urimelige krav til leverandøren, vil RFP -prosessen føre til ufullstendige bud, eller i noen tilfeller ingen bud i det hele tatt. Leverandører er ikke pålagt å sende inn bud til alle RFP de mottar, og selv om de kan oppfylle RFP -kravene, har de kanskje ikke kapasitet til å levere kravene på rettidig måte. Den senere blir ofte funnet når en kunde sender RFP -er til mindre leverandører som kan være ledere på sitt felt, men ikke har midler eller kapasitet til å oppfylle kundens behov.

Hver RFP vil være forskjellig basert på kravene som er definert og kundens spesifikke behov. Selv i det samme selskapet kan et RFP -dokument avvike i fokus avhengig av de primære kravene. For noen RFP -er kan fokuset være på pris, mens andre kan fokusere på leveringstider eller kvalitetskravene for varene som trengs.

Spesifikke funksjoner i RFP -dokumentet

Det er noen funksjoner i RFP -dokumentet som kreves. For eksempel skal hver RFP ha en bestemt dato og tid som kunden krever at alle potensielle leverandører har sendt inn et bud. Hvis det sendes inn bud etter den datoen, bør de kastes. Hvis en leverandør ikke kan sende inn et bud i tide, kan dette indikere et mulig problem med organisasjonen og kanskje leveringsproblemer.

Kunden må imidlertid gi leverandører tilstrekkelig tid til å sende inn et bud. Hvis kravene er spesielt kompliserte, kan det hende at leverandører må samle et responsteam for å dele ned kravene i områder som de kan forstå, og deretter sette sammen et bud. Hvis tidslinjen som er definert i RFP er for kort, kan svarene bli ruset og leverandører kan gjette på kompleksiteten i prosjektet, i stedet for å forstå det fullt ut. Dette vil føre til unøyaktige bud og en bortkastet RFP -prosess.

RFP -dokumentet skal indikere prosessen hvis leverandører har flere spørsmål om kravene som er spesifisert i RFP. Leverandører skal ikke få lov til å ringe kunden, da dette kan føre til at en leverandør får tilleggsinformasjon som gir dem et konkurransefortrinn. Det er best å ordne en konferansesamtale slik at representanter for hver leverandør kan stille og lytte til spørsmål rettet tilbake til klienten. Dette sikrer en rettferdighet i anbudsprosessen.

Et RFP -dokument må også tydelig spesifisere formatet leverandørene RFP -svar. Hvis dette ikke er klart definert, vil det bli sendt svar som er i forskjellige formater, og det ville være umulig å sammenligne leverandørens bud. Svarformatet skal identifisere hva som kreves fra leverandøren i hver seksjon, for eksempel referanser, gjenopptas av potensielle teammedlemmer, et dokument med leverandørens forståelse av kravene, og et format for prisingen. Hvis hver leverandør holder seg til riktig svarformat, vil dette gjøre en sammenligning av budene lettere.