Syv måter å øke kommunikasjonen i din lille bedrift

Kommunikasjon er grunnlaget for alle forhold i livet ditt. Uten effektiv kommunikasjon kan det være misforståelser, problemer og konflikter blant dine ansatte, dine klienter og alle andre du kommer i kontakt med. Dårlig kommunikasjon kan gjøre et arbeidsmiljø frustrerende, og skape en stor mengde ansattes omsetning.

Disse tipsene kan hjelpe deg med å finjustere kommunikasjonsevnen din, slik at du kan spare tid, redusere stress og bli mer produktiv ved å kommunisere effektivt i dine forretningsinteraksjoner.

Begrens distraksjoner og lytt

De fleste av oss er ikke veldig flinke til å lytte til andre. Alle er distraherte, og gjennomsnittlig oppmerksomhetsspenn begynner angivelig å krympe. Det er noen få handlinger du kan gjøre for å begrense distraksjoner slik at du kan fokusere på hva andre sier.

Du kan prøve å lukke e -postklienten din, slå av telefonringen din og lukke døren til kontoret ditt. Disse få enkle handlingene reduserer ikke bare distraksjonene dine, men de gjør det samme for personen du lytter til, og lar dem få vite at du fokuserer på dem.

Ta deg tid til å fokusere på personen foran deg. Du har sannsynligvis flere viktige problemer å håndtere som er i tankene dine. Du kan imidlertid bruke denne tiden til ikke å tenke på dem.

Personen du lytter til mener det de har å si er viktig. Bremse deg ned og etablere en gi-og-ta som lar begge parter snakke og lytte. Prøv å ikke gjøre snapdommer, og vent tålmodig på at de skal være ferdige. Dette er de første trinnene du kan ta mot å bli en aktiv lytter.

Aktiv lytting er kunsten å lytte til å forstå. Det er flere teknikker du kan bruke for å øke lytte- og oppbevaringsferdighetene dine. Når du lytter, bruk muntlige spørsmål for å holde informasjonen flyte. Spørsmål som "Egentlig? Hva gjorde du da?"gir dem en åpning for å forklare noe ytterligere.

Omformulere og snakke tilbake hva personen forteller deg. Denne tilbakemeldingen lar dem få vite at du lytter og forstår. For eksempel, "Så maskinen fungerte bra, og Bob fortalte deg at hvis du gjorde det på denne måten, ville maskinen fungere bedre. Da sluttet det å fungere?"Demonstrerer en forståelse av omstendighetene som en ansatt sier førte til at et utstyrsutstyr gikk sammen.

For å få mer informasjon fra noen du trenger for å kunne stille spørsmål designet for å anmode om riktig informasjon. Personen du snakker med kan være for spent på å lytte til deg når du prøver å finne ut hva som skjer, så spørsmålene dine må vanligvis være klare og konsis.

Kroppsspråk er en annen indikator på å lytte. Du bør sikre at kroppsspråket ditt ikke antyder noe annet enn åpenhet og interesse. Du kan gjøre dette ved å speile holdningene til den andre personen, eller lene deg inn for å konsentrere deg.

Still de riktige spørsmålene

For å få informasjonen du trenger for å forstå noen, må du kunne stille de riktige spørsmålene mens du presenterer et åpent sinn. Slapp av kroppen din, tvern armene dine og lytt etter muligheter til å stille spørsmål.

Vanligvis er det ledetråder gitt av folk som bør varsle deg om spørsmålene du bør stille. Lytt etter nøkkelord og uttrykk for å hjelpe deg med å finne ut hvilke spørsmål som vil avdekke informasjonen du trenger.

Tenk på saken om en ansatt som ikke har oppfylt mål og generelt er ulykkelig på jobben. Hvis du ikke stiller de riktige spørsmålene, kan du aldri komme til roten til problemet, noe som kanskje ikke lett kan identifiseres.

Hvis personen var motivert for å ansette og presterte bra til for noen uker siden, kan de ha utviklet noen personlige problemer, ikke bli utfordret av arbeidet lenger, eller har problemer med en kollega.

Ikke stol på møter for informasjon

Møter er en av de verste innstillingene for kommunikasjon mellom parter. Folk vil ikke snakke tankene sine, og du vil ikke kunne avdekke sannheten i de fleste situasjoner. De fleste går inn i møter med forsvaret deres automatisk opp.

Møter kan være gunstige for raske orienteringer eller direkte informasjonskommunikasjon som alle tilstedeværende har interesse for. Imidlertid er det ikke nødvendig å samle alle sammen hvis ikke alle har en eierandel i temaene, eller hvis det ikke er godt planlagt og organisert.

For mer effektiv kommunikasjon, velg en innstilling som er mer sannsynlig å forhindre at folk legger opp en personlig barriere. En-til-en-innstillinger eller et godt planlagt møte med bare de involverte har en tendens til å fungere bra, da dette holder fokus på bare problemene de takler.

Kombiner kommunikasjonsmetoder

Ansikt til ansikt eller stemme-til-stemme-kommunikasjon er flott for å eliminere forvirringen som ofte kommer med en e-post. Å lede via e -post er aldri en god praksis fordi det eliminerer den personable tilnærmingen du kan ta ved å snakke med noen, og e -post er sjelden like klare for publikum som for avsenderen.

Videosamtaler er en fantastisk måte å kommunisere på fordi du kan se personen du snakker med og dele dokumenter mens du jobber for å forstå hverandre. Visuelle interaksjoner er viktige fordi vi gir signaler når vi snakker som kan hjelpe folk til å forstå poenget som blir gjort.

Hvis det meste av kommunikasjonen din finner sted i andre situasjoner enn ansikt til ansikt, kan du lage sammendragsvideoer eller presentasjoner som skisserer hva som ble diskutert, hva de neste trinnene er og hvem som er ansvarlig for hva.

Være lydhør

Kommunikasjon er en av de beste metodene for å løse konflikter eller tvister. Som bedriftseier er en av de verste tingene du kan gjøre når du blir møtt med konflikt, tvist eller klage, ignorerer den. Det skal utstedes et svar umiddelbart, selv om det bare er en kort uttalelse om at du vil se på problemet.

Når folk som når ut til deg, føler at problemet deres er viktig for deg, og får tilbakemelding på bekymringene sine, vil du ha større sannsynlighet for å holde kunder og ansatte fornøyde.

Bruk tilbakemeldingene du mottar

Hvis du allerede kommuniserer med dine kunder, ansatte og medarbeidere, vil du sannsynligvis motta tilbakemelding regelmessig. Det er ikke sikkert at du oppfordrer den, men en aktiv lytter kan finne informasjon overalt.

Å lytte til alle du kommer i kontakt med er en gullgruve av nyttig informasjon om hvordan din virksomhet, produkter og tjenester oppfattes av kunder og potensielle kunder.

For å gjøre positive kommunikasjonsendringer, bør du bruke informasjonen du samler for å forbedre prosessene dine. Lag en prosess for å samle tilbakemeldingene du mottar på ett sted, og sett deretter av tid med jevne mellomrom for å analysere den og lage en plan for å implementere og spore forbedringer.

Til syvende og sist kan effektiv kommunikasjon være en av de viktigste ferdighetene du bruker i virksomheten din. Hvis kommunikasjonsevnen din kan bruke litt finjustering, ta deg tid til å analysere hvordan du kommuniserer. Prøv deretter å fokusere på måter du kan forbedre ferdighetene dine over tid. Du kan bli overrasket over hvor mye som bare lytter kan endre forholdet til ansatte, klienter, kolleger og familie.