Strategier for å optimalisere kontoer som skal betales

For mange virksomheter får ikke avdelingen for betalbar kontoer mye oppmerksomhet med mindre noe går galt. Imidlertid er det mye å hente fra avdelingen for kontoer som er godt drevet. Motsatt er det mange problemer som kan komme fra en som bare halter sammen. Denne avdelingen har ofte en enorm effekt på en virksomhets kontantstrøm, og det er muligheter som kan oppnås eller tapes ved å dra nytte av betalingsavtaler med leverandører.

En godt kjørt konto som skal betales, skal kunne dra nytte av volumrabatter og rabatter på tidlig betaling, samt bestemme den beste måten å holde mest mulig penger tilgjengelig for en virksomhet for andre utgifter og investeringer. Denne avdelingen skal også kunne sikre at leverandører oppfyller sine forpliktelser basert på avtaler og kontrakter, så hvis volum- eller kvalitetsstandarder ikke er oppfylt, blir utgaver løst og passende korrigerende tiltak blir iverksatt.

Vanlige kontoer som skal betales

Selv om det er mange muligheter for å kutte kostnader og frigjøre kontanter, er det også en rekke hindringer som bedrifter står overfor når de prøver å oppnå disse målene. Canons 2014 -betalingsoptimaliseringsstudie fant at papirbehandling var en av de største kildene til problemer for mange organisasjoner, med tiden det tar å håndtere papirfakturering som det største problemet. Andre viktige kilder til bekymring var:

• Sikre at betalinger blir utført i tide
• Effektivisering av faktura godkjenningsprosessen
• Innhenting av de beste betalingsbetingelsene med leverandører og sørge for at forpliktelser blir oppfylt på begge sider
• Håndtere en rekke leverandørregnskap og faktureringssystemer
• Registrering og verifisering av sikkerhet for data og transaksjoner

Mange av problemene som er oppført blir verre eller opprettet av en avhengighet av papirfakturering. Mistet papirer er et hyppig problem i mange organisasjoner, noe som fører til sene eller tapte betalinger. I tillegg, mens en rekke virksomheter er interessert i å digitalisere papirene sine, sender flertallet av leverandørene fortsatt fakturaer eller sender dem på faks.

De fleste små bedrifter håndterer sine egne kontoer som skal betales, og mye av dette gjøres manuelt. Siden få leverandører har gått over til elektronisk fakturering, bruker de fleste organisasjoner store mengder arbeidskraft manuelt på å legge inn data og lage digitale kopier av dokumentasjon.

Bruk av papirdokumentasjon bremser ofte fakturaens godkjenningsprosess siden kopier må gjøres og leveres til de aktuelle ledelsesmedlemmene for gjennomgang. Når papirarbeid ikke er lett tilgjengelig eller tilgjengelig i et digitalt format, er det en utfordring å analysere data og sikre at de beste betalingsavtalene blir innhentet og at forpliktelser blir oppfylt. I tide og tidlig betaling kan rabattavtaler lett gå tapt hvis virksomheter ikke er i stand til å betale når de er pålagt å gjøre det, så det kan være kostbare problemer relatert til papirarbeid.

Forbedringer og optimalisering

På grunn av det faktum at en rekke spørsmål relatert til riktig drift av betalbare avdelinger stammer fra de samme årsakene, er det også noen få justeringer som organisasjoner kan gjøre som vil ta seg av mange bekymringer samtidig. Tre av de mest effektive måtene bedrifter kan effektivisere sine kontoer som skal betales avdelingsprosesser er å:

• Bruk objektkaraktergjenkjenning for å digitalisere papirer
• Dra nytte av online portaler som er tilgjengelige for leverandører
• Lag ledelsens arbeidsflyter

OCR

Mens mange selskaper rutinemessig drar nytte av skannere for å lage digitale kopier av papirarbeid, innebærer dette generelt bare å lage et bilde av et dokument som er lagret på en datamaskin. Dette betyr at informasjon fremdeles må legges inn manuelt i en database, så mens tapet av poster er mindre av et problem, er det fortsatt tidkrevende.

Objektkaraktergjenkjenning, eller OCR, innebærer å skanne et dokument og hente data fra det. Disse dataene kan automatisk legges til i en database eller regneark. OCR -prosessen bidrar til å redusere spørsmålet om manuelle datainnføringsfeil og lar informasjon legges inn så snart papirene er mottatt. OCR tar omtrent samtidig for en ansatt som å skanne et dokument for å lage en bildefil, og det krever vanligvis ingen ekstra trinn. Per Gartner er det organisasjoner som er i stand til å legge ut 80 prosent eller mer av fakturaene sine uten at en ansatt trenger å være direkte involvert.

Leverandørportaler

Å effektivisere prosessen for å legge inn fakturaer og data i et sentralisert system kan gjøre det mulig. Å gjøre disse dataene tilgjengelige for en rekke individer i en organisasjon kan bidra til å sikre at kontoen som skal betales riktig tilsyn, og det kan bidra til å fremskynde tiden det tar å godkjenne fakturaer. Å la leverandører få tilgang til portalen gjør det mulig.

Etablere arbeidsflyter og prosesser

Imidlertid bestemmer en organisasjon seg for å håndtere deres datastyringsinnsats, det er viktig at det er en etablert prosess for å administrere kontoer og betalinger. Dette gjør det mulig for virksomheter å sikre at driften fungerer og finne ut av alternativer hvis de er tungvint eller fører til feil eller forsinkelser. I følge Deloitte bør disse prosessene detaljere hva kontoen som skal betales når den mottar en faktura, hvordan data blir lagt inn og delt og hva prosessen er for å få godkjent fakturaer. Det bør også være retningslinjer for å bestemme de beste måtene å håndtere å betale forskjellige typer leverandører.

Mens mange leverandører tilbyr rabatter for betaling innen 30 eller 90 dager, kan det ikke være verdt rabatten hvis det gjør det hemmer en organisasjons kontantstrøm. Det er også viktig at det er en måte å bekrefte at både selskapet og leverandørene oppfyller reseptene til en kontrakt eller enighet. Å etablere arbeidsflyter for å håndtere disse problemene kan hjelpe organisasjoner med å ta de riktige valgene.

Når leverandører ikke leverer i tide, i tilstrekkelige beløp eller passende mengder aksjer, vil kanskje ikke selskaper betale fakturaer før disse sakene er løst. En arbeidsflyt kan være kritisk for å etablere hva som bør gjøres når disse problemene oppstår. I tillegg må betalinger til leverandører også gjøres i tide for å forhindre å miste rabatter eller pådra seg straffer for sene betalinger. Hver leverandøravtale må dokumenteres og oppdateres etter hvert som ting endres, og prosesser skal sikre at hver konto blir håndtert på riktig måte.

Å lage arbeidsflyter kan også hjelpe et selskap:

Utkontraktering

Digitalisering av poster, implementering av OCR og bruk av en portal som leverandører har tilgang til, er kanskje ikke noe som er nødvendig for mindre bedrifter, men organisasjoner bør ikke anta at kostnadene vil forhindre at en virksomhet kan dra nytte av dem. Selv om kostnadene for å sette opp og vedlikeholde elektroniske systemer kan være uoverkommelige for mange små og mellomstore organisasjoner, er det ofte ikke nødvendig å gjøre det. Det er en rekke tredjepartsleverandører som organisasjoner kan outsource disse oppgavene til. Organisasjoner kan få outsourcet hjelp til alt fra å sette opp en OCR -prosess til å hjelpe et selskap med å lage arbeidsflyter for å analysere leverandørkontrakter.

Selv om organisasjoner kanskje ikke kan legge kostnadene ved å implementere en rekke IT-systemer på egen hånd, er det ofte veldig rimelig å ha et tredjeparts å håndtere dem. Bedrifter må sammenligne kostnadene ved å bruke eksterne parter for å utvikle disse systemene mot potensielle besparelser og verdien av å frigjøre kontanter, men outsourcing lar organisasjoner dra nytte av teknologi og systemer som normalt vil være for dyrt.

• Forsikre deg om at innkjøpsordrer opprettes for hver ny ordre
• Kontroller at fakturaer samsvarer med mottatt og oppfyller kontraktsavtaler
• Sjekk poster for å sikre at betalinger blir utført, at de blir gjort i tide og at de ikke er duplisert
• Bestem den beste metoden for å betale fakturaer, for eksempel gjennom EFTs eller kredittkort, for å redusere gebyrer