Det grunnleggende om å bygge et arrangementsbudsjett

Som en hendelsesplanlegger er det nøkkelen å holde seg innenfor kundens budsjett. Og for å gjøre det, trenger du et detaljert hendelsesbudsjett som du og din klient er enige om. Enten du er ny på planlegging av arrangementer eller en erfaren profesjonell, vil det å holde et arrangementsbudsjett hjelpe deg med å holde deg organisert og forberedt på enhver klientundersøkelse, alt mens du hjelper deg å unngå å gå over budsjettet.

Viktige aspekter ved et hendelsesbudsjett

For en grunnleggende begivenhet, for eksempel et seminar eller middagsselskap, kan Excel eller andre regnearkprogrammer være nyttige. Liste over følgende fire kategorier langs toppen: vare, anslått utgifter, faktiske kostnader, detaljer. Derfra fyller du bare ut regnearket og administrerer det som om du ville gjort noen annen del av virksomheten din.

1. Spor nettsted leiekostnader. Når du planlegger selve arrangementet, og når du møter din spillsjef, spore alle anslåtte leieavgift for arrangementet og funksjonsplassen, rengjøring, bagasjehåndtering og relaterte utgifter.
2. Estimere cateringkostnader. Dette inkluderer alle mat- og drikkeavgifter, inkludert tips og drikkepenger, som kan utgjøre opptil 30 prosent. Catering -budsjetter kan ballong eller krympe, og å administrere dem med omhu er en god idé, da de kan være en stor kilde til sparing.
3. Dokument transportkostnader. Dette inkluderer skyttelbusser, trenere, overføring av arrangementer og relaterte utgifter. Ikke glem forsikring, drivstoff, bompenger eller trailere hvis de trengs.
4. Legg til dekorutgifter. De fleste arrangementer inkluderer utgifter til dekor, for eksempel midtstykker, blomster, teltutleie osv. Det er her du viser disse kostnadene.
5. Dokumenter underholdnings- og utstyrsgebyrer. Vanlige utgifter i denne kategorien inkluderer A/V -utstyret, men det er også et godt sted å liste honorariums til høyttalere, eller hvis du ansetter underholdere.
6. Oppsummer utskriftskostnader. Flere avgifter med små vare kombinerer faktisk for å lage en større utgiftslinje. Disse inkluderer invitasjoner, navnemerker, programhefter, skilting og bannere og bannere.
7. Lag en linjeelement for gaver. Et vanlig arrangementstips er å aldri la en gjest forlate tomhendt. Så uansett hvilken gave eller gaver du gir, spore kostnadene for dem hver for seg; Du vil bli overrasket over hvor mye disse varene kan koste.
8. Identifiser aktivitetskostnader. Hvis arrangementet ditt inkluderer aktiviteter som golf, tennis, spa, rafting, sykling eller andre aktiviteter, vil du merke kostnadene for disse gebyrene separat. Vurder å oppsummere den totale kostnaden i regnearket ditt og legge ved et sammenbrudd.
9. Legg ut andre utgifter. Hvis en utgift ikke faller inn i noen av de ovennevnte kategoriene, må du oppgi dem som en diverse utgiftsartikkel her.
10. Gi deg selv en beredskapsfondskategori. Avhengig av størrelsen eller kompleksiteten til en hendelse, kan det være lurt å gi deg selv så mye som opptil 20% av hendelsesbudsjettet her. Til tross for den beste planleggingen, vil kostnadene overstige anslåtte planer med utgifter du aldri vurderer. Dette vil hindre deg i å gå over budsjettet hver gang.
11. Oppsummer anslåtte utgifter. Når du bygger ditt arrangementsprogram, vil du ha en god projeksjon av de totale utgiftene. Dette er informasjonen du vil dele med arrangementsklienten for å sikre at de er klar over hendelsesbudsjettet, slik at det ikke er noen overraskelser senere.
12. Oppsummer faktiske utgifter. Dette skjer etter at hendelsen er avsluttet. Undertotal fakturaene i de ovennevnte 10 kategoriene og dokumenter det faktiske budsjettet. Hvis det er ekstremt gunstig, identifiser besparelser i faktisk budsjett vs. det anslåtte budsjettet, og demonstrerte verdien du brakte til rollen.