Beste praksis for ansattes personellfiler

Det er en god idé for en arbeidsgiver å opprettholde en personalfil for hver ansatt. Dokumentasjon av sysselsettingshistorie, poster over bidrag og prestasjoner, disiplinærvarsler, kampanjer, ytelsesutviklingsplaner og mye mer, hører hjemme i en personellfil. Ansvarlig, nøye arbeidsgivere holder mer enn en personellfil også, ettersom hver type fil har innhold som er passende for deres formål.

Arbeidsgiveren har gode grunner til å holde flere personellfiler-noen juridiske og noen for beste praksis for arbeid. Dokumentasjon er nødvendig, slik at arbeidsgiveren har et nøyaktig syn på en ansattes sysselsettingshistorie. Dokumentasjon støtter arbeidsgiverens beslutninger og kan beskytte arbeidsgiveren i en søksmål bevart riktig.

Innholdet i personellfilen gir en historisk oversikt over viktige hendelser i løpet av en ansattes karriere. De støtter beslutningene som tas om den ansatte og hans eller hennes karriere. De demonstrerer arbeidsgiverens begrunnelse bak ansettelse, kampanjer, overføring, belønning og anerkjennelse og skytebeslutninger.

Ulike retningslinjer er tilknyttet forskjellige personellfiltyper

Fordi flere typer personellfiler anbefales, er forskjellige regler og retningslinjer tilknyttet hver type personellfil for hvor de holdes og hvem som har tilgang.

For eksempel tillater de fleste organisasjoner ikke den ansattes leder å få tilgang til den overordnede personellfilen. De forventer at lederne skal holde relevant dokumentasjon i sin egen ledelsesansattefil som ikke er den offisielle personellfilen.

• Hver type personellfil har en annen grunn til eksisterende og forskjellig innhold, basert på den grunnen.
• Hver type personellfil lagres annerledes.
• Tilgang til en personalfil er begrenset til visse ansatte i de fleste organisasjoner. Mange organisasjoner begrenser kun personell filtilgang til personalets ansatte. Ulike personellfiltyper har også forskjellige retningslinjer for tilgang.
• Ansattes tilgang til hans eller hennes personellfil er tillatt, men de fleste arbeidsgivere setter opp retningslinjer for ansattes tilgang med en personellfiltilgangspolicy i ansattes håndbok. (Ulike stater og jurisdiksjoner har forskjellige regler, så hold deg oppdatert om kravene til ditt sted.)
• Human Resources Department eier og er ansvarlig for ansattes personellfiler.

Anbefalte personellfiler

Her er typene personellfiler som er anbefalt og hva du trenger å vite om å jobbe med dem.

Ansattes personellfil

Dette er hovedpersonellfilen en arbeidsgiver opprettholder for hver ansatt. Personalfilen lagrer ansettelseshistorien til hver ansatt. Dette er hva du trenger å vite om en ansattes personellfil.

Medisinsk fil

Den ansatte medisinske filen har alvorlige juridiske begrensninger som arbeidsgiveren må kjenne og følge. Dette er hva du trenger å vite om konfidensialiteten og innholdet i en medisinsk fil med ansatt.

Lønnsfil

Ansattes tilgang til ansattes lønnsfil er mindre restriktiv enn tilgang til enten medisinsk eller personellfilen. Lønnsfilen har informasjon om lønn, valg av fordeler, endringer i lønnsgraden, pynt og annen juridisk dokumentasjon som påvirker en ansattes lønnsslipp. Ulike regnskaps- og personalansatte får tilgang til informasjonen i lønnsfilen.

I-9 skjemaer fil for ansatte

På grunn av tilgangsrettighetene til forskjellige offentlige etater, følger du beste praksis ved å opprettholde en egen fil for alle ansatte I-9-skjemaer. Du vil ikke at offentlige etater pirker rundt i din viktigste ansattes personellfil. Finn ut mer om lagring av I-9-skjemaer.

Personal File Access Policy for ansatte

Du vil gjøre det mulig for hver ansatt å vite hva som er i hans eller hennes personellfil, men du må kontrollere integriteten, fullstendigheten og grundigheten av filen. Å opprettholde ansattes og arbeidsgiverens konfidensialitet og begrenset tilgang er sikret med en personalfiltilgangspolicy.

Hva som ikke skal inkludere i en ansattes personellfil

Leter etter retningslinjer om innhold som aldri bør inkluderes i en ansattes personellfil? Her er mine beste anbefalinger om innholdet du vil opprettholde enten på et eget, uformelt sted eller ikke beholde i det hele tatt. Oppbevaring av unødvendig og rent meningsdokumentasjon kan skade deg.

Dokumentasjon

Vet du hvilken dokumentasjon som er? Ordet, dokumentasjon, avlinger ofte i arbeidsverdenen og menneskelige ressurser. Men betydningen av dokumentasjon og hvorfor du kanskje vil dokumentere spesielle sysselsettingshendelser dekkes grundig i denne artikkelen, "viktigheten av dokumentasjon i menneskelige ressurser."Ta en titt fordi riktig dokumentasjon er viktig for nøyaktige sysselsettingsfiler.

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.