Formålet og innholdet i en ansatt lønnsfil

Lønnsfilen for ansatte er depotet for alt som har med en ansattes lønnsslipp å gjøre. Hovedårsaken til å opprette en lønnsfil er å begrense tilgangen til resten av den konfidensielle informasjonen som ligger i personellfilen.

Hensikten med en ansatt lønnsfil

Lønnsfilen gjør det mulig for regnskapspersonalet å betale den ansatte uten å få tilgang til ansattes konfidensiell informasjon. Regnskapspersonalet kan føre lønnsregister der det er fornuftig å betale den ansatte. I tilfeller der lønn og regnskap er outsourcet, er dette en enda mer anbefalt praksis for ansattes lønnsregister.

Lønnsfilen begrenser tilgjengeligheten til konfidensiell informasjon om ansatte. Den ansatte lønnsfilen gjør det mulig for regnskaps- og finanspersonell å ha den informasjonen de trenger for å betale den ansatte på et praktisk sted. Plasseringen skal være trygg og utenfor rekkevidde til andre ansatte.

Du må imponere på regnskapspersonalet det faktum at informasjonen i lønnsfilene er konfidensiell og ikke bør deles uten tillatelse og melde deg av fra HR -ansatte. Regnskapspersonalet skal heller ikke dele informasjon om ansatte reiser, kampanjer, bonuser og annen informasjon som er konfidensiell om ansatte.

Menneskelige ressurser trenger ikke å overvåke regnskapets tilgang til lønningsfilene for ansatte. Som anbefalt for relaterte ansattfiler som personell og medisinske filer, bør du begrense tilgangen til lønnsfilen. Bare folk som trenger å ha informasjonen for å gjøre jobben sin, bør se innholdet.

Innholdet i en ansattes lønnsfil

Dette er en foreslått liste over hva som tilhører en ansatt lønnsfil.

• Tilbudsbrev signert av ansettelsesansvarlig, menneskelige ressurser og ansatt
• Betal autorisasjon signert av menneskelige ressurser og ansettelsesansvarlig når en ansattekontrakt eksisterer
• W-4 Form
• Papirarbeid og autorisasjon knyttet til enhver ansattes fordel som innebærer et lønnsfradrag
• Direkte innskuddsgodkjenningsskjema
• Funksjonær for tidlige regnskap
• Time ukentlige tidsark
• Tidsklokkeposter, der det brukes
• Oppmøteoppføringer
• Forespørsler om refusjon av kostnader inkludert dokumentasjon og kvitteringer for reise og andre autoriserte utgifter
• Undervisnings refusjonsskjemaer og kvitteringer for betaling, bøker og så videre
• Betal på forhåndsforespørselsskjemaer
• Bedriftslånsdokumenter og betalingsplan
• Pyntbestillinger og poster
• Autorisasjon for utgivelse av privat informasjon
• Papirarbeid knyttet til hver ansattes heve
• Papirarbeid relatert til enhver bonus, overskuddsdeling eller anerkjennelsespris
• W-2 skjemaer
• Autorisasjon for andre lønnshandlinger som selskapet ditt tillater

Også kjent som Ansattes filer, ansattes poster, menneskelige ressursfiler, dokumentasjon

Merk: Susan Heathfield gjør alt for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk menneskelig ressursstyring, arbeidsgiver og råd på arbeidsplassen på dette nettstedet, men hun er ikke advokat. Innholdet på nettstedet skal ikke tolkes som juridisk rådgivning. Nettstedet har et verdensomspennende publikum og sysselsettingslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, så artiklene kan ikke være definitive på dem alle for arbeidsplassen din. Hvis du er i tvil, må du alltid søke juridisk rådgiver. Informasjonen på nettstedet er kun gitt for veiledning.