Den virkelige kostnaden for et bedriftsressursplanleggingssystem

Mange selskaper begynte å bruke ENTERprise Resource Planning (ERP) -systemer i stedet for regnskapsprogramvareapplikasjoner. 

Et ERP-system skiller seg fra regnskapssystemer ved at regnskapssystemer bare utfører regnskapsrelaterte oppgaver. Et ERP -system kan imidlertid ikke bare håndtere regnskapsoppgaver, men generelle forretningsstyringsoppgaver også. 

Totalt sett er det en kraftigere plattform. 

Et ERP -system er egentlig en serie programvarepakker som kan utføre regnskap, produktplanlegging og utvikling, produksjon, lagerstyring, salgsstyring, menneskelige ressurser og andre forretningsoppgaver.

I likhet med kostnadene for et regnskapssystem, vil du ikke bare vurdere lisensavgiftene når du velger et ERP -system, men de totale kostnadene for selve ERP -systemet:

1. Gjennomføring
2. Opplæring
3. Utvikling for tilpasning
4. Prosessdesign
5. Vedlikehold
6. Oppgraderinger
7. Brukerstøtte

01 av 07

Kostnad 1: Implementering

Heltbilder/Getty Images

Det er nødvendig å ha fagfolk til å installere og konfigurere ERP -systemet ditt, så du må inkludere disse implementeringskostnadene i totalprisen på ERP -systemet. ERP -systemer er komplekse programvare -applikasjoner, så du vil sannsynligvis trenge å endre operativsystemer, oppgradere eller endre servere og endre annen maskinvare og programvare du bruker i bedriftens nettverk for at ERP -systemet skal kjøre ordentlig.

Du må også - eller bør - sette opp et testmiljø som en del av implementeringen, slik at du kan teste ERP -systemet uten å påvirke bedriftens virkelige data. Dette kan spare mye potensiell arbeidstid hvis det er et problem med implementeringen. 

02 av 07

Kostnad 2: Trening

Geber86/Getty Images

Som nevnt er et ERP -system en kompleks programvare som kan tenkes som en serie programmer som samtidig er kompatible. Dine ansatte vil trenge opplæring i hvordan de skal bruke programmene, fordi et ERP-system ikke er så intuitivt eller brukervennlig som et grunnleggende regnskapsprogram, for eksempel QuickBooks eller Peachtree.

Bedriftens ansatte vil trenge tid og opplæring. Ofte vil ERP -leverandøren gi ekstra opplæring på forespørsel til en standardisert timepris. Det vil være tider når en konsulent blir nødvendig, i tilfelle spesialisert innhold eller spesielt vanskelig behov oppstår. I alle fall må du faktorere disse merkostnadene i analysen din når du vurderer ERP -systemer for kjøp.

03 av 07

Kostnad 3: Utvikling for tilpasning

Heltbilder/Getty Images

Ut-av-boksen-funksjonaliteten til et ERP-system vil ikke være nok til at du kan betjene virksomheten din effektivt. Du må pådra deg noen utgifter ved å utvikle tilpassede rapporter slik at dine ansatte kan utføre sine daglige og månedlige oppgaver med letthet.

Et ERP -system kan lagre en betydelig mengde informasjon, men brukerne er begrenset på måtene de kan få tilgang til informasjonen. Derfor er det ikke uvanlig å ha IT -ansatte dedikert til å utvikle tilpassede rapporter for forskjellige avdelinger, slik at forretningsprosesser og analyse kan utføres på tide.

04 av 07

Kostnad 4: Prosessdesign

Musketeer/Getty Images

Hvis selskapet ditt oppgraderer fra et regnskapsprogram til et ERP -system, vil du absolutt ha mange prosesser som må redesigneres. For selskaper som bruker regnskapsprogramvare, kan mange oppgaver utføres utenfor programvaren enten manuelt i et papirformat eller en tredjepartsapplikasjon som MS Excel.

Anskaffelse av et ERP -system bør i teorien bety at mange av disse oppgavene blir automatisert av programvaren for å øke både nøyaktighet og effektivitet i å utføre disse oppgavene. Selv om selskapet ditt endrer ERP -systemer, er ingen to like, så du kan forvente å ha noen endringer i selskapets forretningsprosesser for å sammenfalle med programvarens prosesser.

05 av 07

Kostnad 5: Vedlikehold

PeopleImages/Getty Images

Du må vedlikeholde ERP -systemet ditt, slik at du må faktorere disse kostnadene i disse kostnadene. ERP -kostnader kan omfatte maskinvare, nettverk og arbeidskraftskostnader fra IT og andre avdelinger for å sikre at systemet kan kjøres ordentlig. 

Vedlikeholdskostnader for et ERP-system har vanligvis mellom 15-20% av den opprinnelige kjøpesummen. En ERP-oppsett som kostet $ 250 000, ville i teorien i teorien, en vedlikeholdskostnad på $ 37 500 til $ 50 000.

06 av 07

Kostnad 6: Oppgraderinger

Erik Von Weber/Getty Images

Som alle programmer, krever ERP -systemer periodiske oppgraderinger for å unngå å bli foreldet. Du bør vurdere hvor ofte du forventer å oppgradere ERP -systemet ditt, og hva disse kostnadene vil være når du går gjennom med oppgraderingen.

Du bør også vurdere at enhver oppgradering kan påvirke forretningsprosesser, og kreve ekstra maskinvare eller programvare, slik at systemet kjøres jevnt hvis virksomheten din ikke kjøres på et speilvendt oppsett mens du utfører oppdateringene eller dataoverføringen. 

07 av 07

Kostnad 7: støtte

Ezra Bailey/Getty Images

Dine ansatte vil få problemer med å bruke programmet, og du vil oppdage mange feil med et hvilket som helst ERP -system, slik at du vil sikre at leverandøren din vil gi deg tilstrekkelig teknisk støtte for å løse disse problemene.

Du bør spørre leverandøren din om denne støtten er inkludert i lisensavgiften eller er en ekstra kostnad, ettersom teknisk support kan ende opp med å påvirke bunnlinjen din hvis det ikke er inkludert i det første kjøpet, og ikke blir overvåket nøye.